Guide til behandling af personoplysninger

Behandling af personoplysninger

Med den europæiske GDPR i 2018, og tilsvarende dataforordninger i andre dele af verden, er der kommet et større juridisk fokus på behandling af personoplysninger. Borgere er i stigende grad blevet opmærksomme på, hvordan deres data behandles, og hvilke konsekvenser det kan have for dem, hvis deres data ender i de forkerte hænder. For virksomheder er det derfor blevet en central opgave – juridisk såvel som etisk – at have en ansvarlig omgang med personoplysninger.

Dette blogindlæg er en guide til virksomheder i, hvordan man skal behandle personoplysninger korrekt – heriblandt personoplysninger på kunder og medarbejdere.

Sådan skal I behandle personoplysninger

Hvis man overfører GDPR til praksis, er der en række situationer, jeres virksomhed skal have fokus på, når I behandler personoplysninger:

1. Identifikation af personoplysninger
Det første skridt i at behandle personoplysninger korrekt er at identificere de følsomme data, I råder over. Dette vil hjælpe jer med at få et overblik over jeres følsomme data. Læs mere om hvordan I kan finde jeres følsomme personoplysninger her.

2. Indsamling af samtykke
Ifølge GDPR er det nødvendigt at indhente samtykke fra enkeltpersoner, før I behandler deres data. Dette samtykke skal være klart, frivilligt og informeret. I bør have en fast procedure for indsamling af samtykke og sørge for, at den følges konsekvent. Læs mere om indsamling af personoplysninger her.

3. Opbevaring af personoplysninger
At beskytte personoplysninger når de befinder sig i jeres datasystemer er afgørende. I bør bl.a. implementere sikkerhedsforanstaltninger som kryptering, adgangskontrol og regelmæssige sikkerhedsrevisioner. Læs mere om sikker opbevaring af personoplysninger her.

4. Anmodninger om personoplysninger
GDPR giver enkeltpersoner ret til lave anmodninger om deres data. Som virksomhed skal I have processer på plads for at tage imod og svare på disse dataforespørgsler inden for en fast tidsramme. Læs mere om at håndtere dataforespørgsler her.

5. Deling af personoplysninger
Enkeltpersoner ret til at få udleveret til de data I har om dem. Som virksomhed skal I have en sikker måde at dele personoplysninger.

En oplagt måde at påbegynde en ansvarlig behandling af personoplysninger er at foretage en opgørelse over data. Dette indebærer identifikation og klassificering af alle typer af persondata, som f.eks. helbredsoplysninger eller økonomiske oplysninger. En måde at gøre dette på effektivt er ved at anvende et Sensitive Data Discovery-værktøj. Ved at anvende dette værktøj kan man hurtigt og præcist identificere, hvor persondata gemmer sig i virksomhedens datasystemer, uanset om det er i dokumenter, mails eller billeder. Dette muliggør en mere målrettet indsats i forhold til at håndtere personoplysninger ansvarligt.

At behandle personoplysninger på en ansvarlige måde indebærer et stort, manuelt arbejde. Brugen af software kan lette opgaven. Her er tre typer software, jeg vil anbefale til formålet:

Disse værktøjer kan spare tid for jeres virksomhed, og beskytte jer mod databrud. Endelig er de med til at vise, at omverdenen kan have tillid til jer som databehandler. Det er også vigtigt at have i tankerne hvad en GDPR-oprydningen koster.

Jeg håber, at guiden her kan hjælpe jer til at forbedre jeres behandling af personoplysninger. Vil du vide, hvad jeg selv ville gøre, hvis jeg skulle rydde op i vores følsomme personoplysninger, så klik her.