Skab social tillid med et digitalt ansvar
Sociale og NGO-organisationer gemmer typisk en masse følsomme oplysninger i deres IT-systemer. GDPR kræver, at man har styr på sine følsomme data. Dette kan være en nærmest uoverskuelig opgave, hvis ikke man er sikker på, at hver enkel medarbejder har behandlet disse data på en ansvarlig måde. Resultatet bliver, at meget af den følsomme data man er blevet betroet med ender med at ligge i foldere eller datasystemer, hvor de ikke er i sikkerhed.
Her er jeres følsomme data
Efter at have arbejdet med en række virksomheder inden for socialområdet, miljø og NGO ved vi, at de følsomme data, I har, typisk er:
- Kontaktoplysninger, fødselsdatoer, billed-id’er og mere
- Sundheds- og forsikringsoplysninger, medicinskemaer mv.
- Økonomiske data, lejeaftaler, huslejebetalinger, løn
- Kontrakter, samarbejdsaftaler, konsulent-dokumentation mv.
- Medarbejdernes kontaktoplysninger, jobbeskrivelser og præstationsskema
I har muligvis allerede sikre IT-systemer. Men er I sikre på, at I ikke har følsomme oplysninger ligger i andre systemer som fx mail? Har I styr på, hvor I gemmer alle disse data? De behandlingsfejl med følsomme data der oftest begås inden for jeres branche er, at man får følsomme data tilsendt ukrypteret, man sletter ikke forældede følsomme data, og man lader unødigt mange personer have adgang til følsomme data.
Sådan kan vi hjælpe jer
Vores IT-værktøj, DataMapper, bruger kunstig intelligens til at finde dokumenter, mails og billeder med følsomt indhold på tværs af jeres systemer. I får mulighed for endelig at rydde op i data med følsomme oplysninger og overholde GDPR. Oprydningen bliver mere præcis og langt hurtigere, end hvis I skulle rydde op manuelt.
Find medarbejderes følsomme HR-data
Hold styr på de følsomme oplysninger I har indsamlet på mail
Lokaliser virksomhedens værdipapirer
Opret en data-optegnelse i overensstemmelse med artikel 30 i GDPR.
Brugerhistorie for Ekkenberg-Larsen Botilbud
Ekkenberg-Larsen Botilbud havde et stigende behov for at få bedre overblik over placeringen af følsomme data og for at leve op til kravene i GDPR. Deres ønske var at forstå, hvor følsomme oplysninger var lagret i virksomhedens systemer – og handle proaktivt derefter. De valgte at implementere DataMapper som en tilgængelig og brugervenlig løsning.
Med DataMapper har de hurtigt kunne:
Få et struktureret overblik over, hvor følsomme filer er placeret
Skabe større bevidsthed internt om datahåndtering og sletning
Agere proaktivt på hvornår data bør slettes
Sikre at følsomme oplysninger håndteres ansvarligt
Christian fra Ekkenberg-Larsen Botilbud fortæller
Christian Nielsen
Daglig leder hos Ekkenberg-Larsen Botilbud ApS
LinkedIn
Et vigtigt overblik over data
Hos Ekkenberg KBH blev vi generelt mere opmærksomme på behovet for at have styr på vores data i forhold til GDPR. Vi ønskede at få et bedre overblik over, hvor følsomme oplysninger var placeret – og her var DataMapper en umiddelbart tilgængelig og let løsning.
Simpel brug via app og klart datablik
Vi bruger DataMapper til hurtigt og nemt at få et overblik over placeringen af følsomme filer. Netop det visuelle og strukturerede overblik over data er en af de funktioner, vi sætter mest pris på i dagligdagen.
Skaber opmærksomhed og struktur
DataMapper har medvirket til, at der er kommet mere opmærksomhed omkring, hvordan vi håndterer og opbevarer data. Det giver os et bedre grundlag for at handle proaktivt – fx ved at kunne vurdere, hvornår data bør slettes.
“Vi ønskede at få et bedre overblik over, hvor følsomme oplysninger var placeret”
Et værktøj vi gerne anbefaler
Vi vil helt klart anbefale DataMapper til andre. Det er et værktøj, der både skaber synlighed og hjælper med struktur – og samarbejdet med Safe Online har været rigtig godt hele vejen.
Resultater og besparelser for Ekkenberg-Larsen Botilbud
336.000
Dokumenter, mails og billeder fundet i virksomhedens systemer.
23.520
Dokumenter, mails og billeder med følsomme data fundet i virksomhedens systemer.
220
Arbejdstimer sparet per år for virksomheden.
DataMapper er en del af PrivacyHub
Vi ønsker, at det skal være så let som muligt at overholde GDPR, så I kan fokusere på jeres kerneopgaver. Derfor har vi skabt PrivacyHub, som forenkler 3 områder i behandlingen af følsomme oplysninger.
- At finde og overvågning af følsomme data
- At svare på dataanmodninger
- At sende og modtage følsomme data sikkert via e-mail
Erhverv hele platformen og styrk jeres compliance fra det øjeblik, I indsamler følsomme data, til I sletter dem (eller returnerer dem til ejeren). Eller start med én løsning og få løst jeres mest presserende compliance-udfordring først.
