Ejendom

Opbyg tillid med digitalt ansvar

Ejendomsvirksomheder behandler en stor mængde af følsomme oplysninger. I har muligvis sikre IT-systemer på plads allerede. Men ofte ser vi, at der bliver ved med at være ubeskyttede følsomme data i foldere og datasystemer. Det sker typisk i jeres mail-kontakt med købere, sælgere, lejere og udlejere. For at undgå dette, kræver det en stor data-disciplin fra hver enkelt medarbejder, hvilket de færreste har. Dette gør det svært at overholde GDPR.

Real estate
Estate agents protect personal data with ShareSimple

Her er jeres følsomme data

Efter at have arbejdet med en række virksomheder inden for Ejendomsbranchen ved vi, at de følsomme data, I har, typisk er:

  • Ejendommes adresser, beskrivelser, fotografier og plantegninger
  • Kontaktoplysninger om købere, sælgere, lejere og udlejere
  • Personlige økonomiske oplysninger om ejendomsværdier, salgspriser og provisionssatser
  • Betalingsoplysninger for købere, sælgere og medarbejdere
  • Juridiske oplysninger såsom kontrakter, aftaler og leasingdokumenter

Mange af disse følsomme oplysninger indsamles via sikre formularer tilknyttede pålidelige IT-systemer. Men i en hurtig hverdag sker det, at medarbejderne modtager og opbevarer følsomme data ubeskyttet på mails eller andre usikre systemer. Det gør opgaven næsten uoverskuelig at holde styr på virksomhedens følsomme data. De behandlingsfejl der ofte begås inden for jeres branche, i forhold til følsomme data, er, at man får det tilsendt ukrypteret via mail, man har ikke overblik over hvor data ligger, og man glemmer at få det slettet.

Sådan kan vi hjælp jer

Vores IT-værktøj, DataMapper, bruger kunstig intelligens til at finde dokumenter, mails og billeder med følsomt indhold på tværs af jeres systemer. I får mulighed for endelig at rydde op i data med følsomme oplysninger og overholde GDPR. Oprydningen bliver mere præcis og langt hurtigere, end hvis I skulle rydde op manuelt.

Find følsomme oplysninger for købere og sælgere
Find kontrakter, plantegninger o. lign for lejere og udlejere
Slet følsomme oplysninger, I ikke længere har brug for
Opbevar og registrer personoplysninger i henhold til GDPR-artikel 30

Brugerhistorie

En ejendomsmægler med 16 ansatte ønskede at lave en opgørelse over de følsomme data, de opbevarede, for at blive mere GDPR-kompatibel. Mange følsomme oplysninger fik de på mail – uden om virksomhedens sikre IT-systemer. At få styr på alle følsomme data manuelt ville have taget utallige timer. Ejendomsmægleren besluttede sig for at få DataMapper, og inden for få minutter fik de:

En liste over alle følsomme data
En oversigt over alder, type og placering for data
Mulighed for at slette følsomme data hurtigt
Mulighed for at kontrollere adgang til data
Ét dashboard, hvorfra alle følsomme data kan overvåges

Resultater og besparelser for virksomheden

537.600

Dokumenter, mails og billeder fundet i virksomhedens systemer.

21.504

Dokumenter, mails og billeder med følsomme data fundet i virksomhedens systemer.

352

Arbejdstimer sparet per år for virksomheden.

real estate data

DataMapper er en del af PrivacyHub

Vi ønsker, at det skal være så let som muligt at overholde GDPR, så I kan fokusere på jeres kerneopgaver. Derfor har vi skabt PrivacyHub, som forenkler 3 områder i behandlingen af følsomme oplysninger.

  1. At finde og overvågning af følsomme data
  2. At svare på dataanmodninger
  3. At sende og modtage følsomme data sikkert via e-mail

Erhverv hele platformen og styrk jeres compliance fra det øjeblik, I indsamler følsomme data, til I sletter dem (eller returnerer dem til ejeren). Eller start med én løsning og få løst jeres mest presserende compliance-udfordring først.

Har I brug for en sikker måde at sende og modtage følsomme data på? Prøv ShareSimple.