GDPR og kundedata

GDPR, kundedata og jeres virksomhed

Hvor stor indflydelse har GDPR på den måde, man behandler kundedata på? Svaret vil afhænge af jeres virksomhed, og hvordan I bruger kundens data. Mens nogle virksomheder bliver nødt til at investere meget i datasikkerhed, kan andre nøjes med at lave små justeringer i forhold til GDPR. For en virksomhed, der har en god praksis for at behandle kundedata, kan GDPR faktisk være en mulighed for at udmærke sig.

Bloggen her omhandler hvor jeres kunder er beskyttet af GDPR, hvordan jeres virksomhed bruger kundedata, og endelig vil du blive præsenteret for en liste af de bedste praksisser for at behandle kundedata og overholde GDPR.

Hvad bruges kundedata til?

Kundedata bruges til en række formål, og det afhænger af éns virksomheds specifikke behov og branche. Her er nogle almindelige anvendelser af kundedata:

Forbedring af kundeoplevelsen: Virksomheder kan analysere kundedata for at forstå deres kunders adfærd, præferencer og behov. Denne indsigt kan bruges til at tilpasse produkter eller tjenester, levere bedre kundeservice og skabe en mere personlig kundeoplevelse.
Markedsføring: Kundedata bruges til at målrette markedsføringskampagner mere præcist. Ved at kende kundernes interesser og købsvaner kan virksomheder skræddersy deres budskaber og reklamer for at appellere mere effektivt til målgruppen.
Produktudvikling: Virksomheder kan bruge kundedata til at identificere nye trends og efterspørgselsmønstre. Dette kan informere produktudviklingsprocessen og hjælpe med at skabe produkter, der bedre opfylder kundernes behov.
Kundefastholdelse: Ved at analysere kundedata kan virksomheder identificere potentielle risici for kundefrafald og træffe foranstaltninger for at forbedre kundeloyalitet. Personlig opfølgning og skræddersyede tilbud kan bidrage til at fastholde kunder.
Forretningsbeslutninger: Ledere kan trække på kundedata for at træffe informerede beslutninger om virksomhedens strategi, ressourceallokering og drift. Data kan give indsigt i markedstendenser og konkurrencesituationen.
Effektivisering af drift: Virksomheder kan bruge data til at optimere interne processer, forbedre lagerstyring, og effektivisere logistikken baseret på kendskab til kundens købsadfærd.
Compliance og sikkerhed: Sikker håndtering af kundedata er afgørende for at overholde databeskyttelseslovgivning som f.eks. GDPR. Virksomheder skal sikre, at de opbevarer og behandler kundedata på en sikker og lovlig måde.

Vil I have GDPR-ryddet op i jeres mails?

Med et GDPR Risiko-scan af DataMapper kan I få scannet alle Outlook-konti i jeres virksomhed. I vil få nøglestatistik om alle (nuværende og tidligere) medarbejderes mails – herunder oplysninger om hvilke mails, medarbejdere og processer, der genererer GDPR-risiko.

Læs mere

Beskyttelse af kundedata ifølge GDPR

GDPR beskytter persondata for personer, der befinder sig inden for Den Europæiske Union og Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. Dette inkluderer:

EU-borgere, der bor i EU
EU-borgere, der bor i udlandet
Udenlandske bosiddende i EU
Besøgende i EU

Hvis jeres produkter, service eller markedsføring er målrettet nogen af grupperne ovenfor, skal I overholde GDPR. Derudover er det vigtigt at huske, at mange andre lande efterhånden har lavet deres egne databeskyttelseslove – i Danmark har vi Persondataloven. Mange af disse nationale love bygger på GDPR. Derfor kan visse regler og bedste praksis for håndtering af kundedata i GDPR siges at gælde verden over.

Få samtykke, før I beder om en kundes data

Som udgangspunkt kræver GDPR, at man har et juridisk grundlag for at indsamle kundedata. At få samtykke er en af de mest almindelige og direkte måder at være sikker på, at man har det juridiske grundlag på plads. Selvom man får mundtligt samtykke, bør man sørge for at dokumentere det.

Samtykkeerklæringer skal være klare og lette at forstå. De bør angive grundene til, at man beder om kundedata. De bør også nævne, hvad man bruge data til, og inkludere et link til éns privatlivspolitik. Hvis man deler eller sælger data, bør man normalt få specifikt samtykke til at gøre det.

Begræns de kundedata, I indsamler

GDPR-princippet om dataminimering indebærer, at man kun bør indsamle og behandle den mindste mængde kundedata, der er nødvendig til éns angivne formål. Dette princip har til formål at begrænse eksponeringen af folks personlige oplysninger og risici for deres privatliv. Man bør i denne forbindelse finde ud af hvilke data man har – og gøre det regelmæssigt – for at sikre, at man ikke opbevarer data, man ikke har brug for.

Yderligere tiltag til beskyttelse af kundedata

GDPR kræver, at man implementerer tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte kundernes data. Man bør bruge stærke adgangskoder, kryptering og adgangskontrol. Udfør regelmæssige sikkerhedskopiering af data. Man bør ydermere undervise medarbejdere om, hvordan de beskytter deres enheder og data på dem. Husk også at beskytte papirkopier og notater med folks personlige oplysninger på.

Kend jeres kunders GDPR-datarettigheder

GDPR giver kunder flere rettigheder over deres personlige data. Som virksomhed bør man være bekendt med disse rettigheder og oplyse dem til éns kunder i éns privatlivspolitik. Læs mere om kundernes datarettigheder her.

Fortæl kunderne, hvem de skal klage til

GDPR giver hvert EU-medlemsland mulighed for at etablere sin egen tilsynsmyndighed. I Danmark er dette Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for at håndhæve og føre tilsyn med GDPR i Danmark. Som sådan har de magten til at efterforske brud, udstede bøder og give vejledning om databeskyttelse. Giv Datatilsynets kontaktoplysninger til jeres kunder. Dette gør dine kunder opmærksomme på, at I tager ansvar for at beskytte deres kundedata.

Dette skal I gøre, hvis kundedata er blevet lækket

Hvis jeres virksomhed skulle komme ud for en hændelse, der udgør en risiko for jeres kunders rettigheder og friheder, skal I rapportere det. Læs mere om det her.

Modtag vores nyhedsbrev!

I vores nyhedsbrev du får tips og tricks til hvordan du lettere kan håndtere GDPR fra vores grundlægger Sebastian Allerelli.

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, får du samtidig en gratis licens for én bruger til ShareSimple, som giver dig en e-mail i Outlook. Dette særlige tilbud er kun for nye kunder, med en grænse på én licens pr. virksomhed.

Behandler andre aktører de kundedata, I har?

Hvis I bruger nogen tredjepartstjenesteudbydere til at behandle kundedata for jer, kræver GDPR, at I udarbejder en databehandlingsaftale (DPA). Grundlæggende er dette en kontrakt, der beskriver hver parts ansvar og forpligtelser for at sikre overholdelse af GDPR.

GDPR-regler for at sende kundedata til udlandet

GDPR har særlige krav til overførsel af kundedata uden for EU (grænseoverskridende overførsler). Før I sender kundedata til oversøiske partnere, skal I først overveje, om de virkelig har brug for disse data for at udføre deres arbejde. Hvis I har brug for at sende kundedata til et andet land, anbefaler vi, at I gør følgende for at være sikker på, at overførslen opfylder GDPR-kravene:

Tjek, om landet har en beslutning om aftale med EU. Hvis ja, kan man behandle det som en EU-overførsel
Kun overførsel til virksomheder med bindende virksomhedsregler (BCR’er)
Få dataimportøren til at påtage sig en bindende forpligtelse i forhold til at anvende sikkerhedsforanstaltninger der beskytter data
Få udtrykkeligt samtykke fra kunden til at dele deres data i udlandet

En smart måde at holde styr på sine kunders data

Som virksomhed er I ifølge GDPR ansvarlig for de kundedata, I indsamler. Det kræver gode dataprocesser, disciplin og dokumentation. Dette kan man godt opnå manuelt, men ved at anvende IT-værktøjer kan man gøre opgaven overskuelig. Både for én selv og medarbejderne.

DataMapper - find jeres følsomme persondata
ShareSimple - send og modtag data sikkert i Outlook
RequestManager - håndter dataforespørgsler let