Digital beskyttelse af elever og medarbejdere
Uddannelsesinstitutioner har et juridisk og etisk ansvar for at beskytte elevernes følsomme oplysninger. Som kommunal virksomhed har I ofte sikre IT-systemer på plads allerede. Men vi ser, at særligt inden for skolevæsenet bliver der ved med at ligge følsomme data uden for de sikre systemer – typisk i mail-indbakker eller i private mapper. Dette er problematisk – både i forhold til at overholde GDPR, men også, hvis blot man har et ønske om at være ansvarlig med de persondata, man er blevet betroet.
Her er jeres følsomme data
Efter at have arbejdet med en række uddannelsesinstitutioner ved vi, at de følsomme data, I har, typisk er:
- Navne, fødselsdatoer, adresser, ID-numre
- Karakterer, testresultater o. lign.
- Fremmøderegistrering og disciplinærregistrering
- Sygehistorik, diagnoser og behandlingsplaner
- Specialundervisningsoplysninger, herunder berettigelse til særlige tjenester
- Forældre og værgers kontaktoplysninger og info om forældremyndighed
- Billeder af mindreårige, der afslører en elevs udseende, etnicitet, placering eller aktiviteter
- Alle jeres oplysninger på skolens ansatte
Hvordan sikrer I, at lærerne og kontorfolk holder styr på alle de følsomme data, de møder? Vi oplever, at mange medarbejdere har udfordringer med datadisciplinen. De fejl der begås er typisk, at man ikke organiserer følsomme data, så man faktisk ved hvor det er, at man sender og modtager følsomme data ukrypteret på mail, og at man ikke sletter følsomme data, der ikke længere er relevant at opbevare.
Sådan får I styr på jeres følsomme data
Vores data discovery-værktøj, DataMapper, bruger kunstig intelligens til at finde filer, mails og billeder med følsomt indhold på tværs af jeres systemer. I får mulighed for endelig at rydde op i data med følsomme oplysninger og overholde GDPR. Oprydningen bliver mere præcis og langt hurtigere, end hvis I skulle rydde op manuelt.
Find følsomme data om nuværende elever
Find og slet oplysninger om gamle elever
Tilret oplysninger om undervisere
Opret et register for personoplysninger i henhold til GDPR-artikel 30.
Brugerhistorie
En efterskole med et personale på 15 medarbejdere ønskede at finde de følsomme data, de gemte, for at overholde GDPR. De vidste, at de skulle beskytte elevdata, men de vidste ikke, hvor meget de egentlig havde, eller hvor de var gemt. I årevis havde man brugt mail (uden kryptering) til at indsamle følsomme oplysninger. Efterskolen besluttede sig for at få DataMapper, og inden for få minutter fik de:
En liste over alle følsomme data
En oversigt over alder, type og placering for data
Mulighed for at slette følsomme data hurtigt
Mulighed for at kontrollere adgang til data
Ét dashboard, hvorfra alle følsomme data kan overvåges
Resultater og besparelser for efterskolen
10.230
Filer, mails og billeder med følsomme data fundet i efterskolens systemer.
165
Arbejdstimer sparet per år for efterskolen.
DKK 32.700
Sparet per år med DataMapper i forhold til at finde data manuelt.
DataMapper er en del af PrivacyHub
Vi ønsker, at det skal være så let som muligt at overholde GDPR, så I kan fokusere på jeres kerneopgaver. Derfor har vi skabt PrivacyHub, som forenkler 3 områder i behandlingen af følsomme oplysninger.
- At finde og overvågning af følsomme data
- At svare på dataanmodninger
- At sende og modtage følsomme data sikkert via e-mail
Erhverv hele platformen og styrk jeres compliance fra det øjeblik, I indsamler følsomme data, til I sletter dem (eller returnerer dem til ejeren). Eller start med én løsning og få løst jeres mest presserende compliance-udfordring først.
Har I brug for en sikker måde at sende og modtage følsomme data på? Prøv ShareSimple.
