Skip to main content

Deling af virksomhedens filer

Deling af virksomhedsfiler mellem afdelinger giver ny indsigt hos medarbejdere og er grundlaget for en effektiv organisation. Cloud-tjenester og platformer til internt samarbejde gør det nemt at dele virksomhedsdata blandt medarbejderne. Men når det kommer til at dele personlige data, skal man være forsigtig. Jo mere man deler dem, jo større risiko udsætter man data for.

Sikker deling af filer i jeres virksomhed

Selv når man bare deler personlige oplysninger intern i jeres virksomhed, bør man sørge for at man beskytter folks persondata. Her er nogle generelle regler, man skal følge:

  • Del kun personlige data, hvis der er et behov for det
  • Brug stærke adgangskoder til at beskytte konti
  • Send ikke personlige data i almindelige e-mails eller beskeder uden kryptering
  • Sørg for, at alle medarbejdere forstår, hvordan man behandler persondata

Husk dette, når I sender persondata på e-mail

Deling af persondata via almindelig e-mail anses generelt ikke for sikkert. E-mails bevæger sig mellem servere som almindelig tekst-filer. Dette gør dem nemme for hackere at opsnappe og læse indholdet samt stjæle vedhæftede filer.

Med mail er det nemt at videresende eller besvare mails øjeblikkeligt samt kopiere og dele data med en anden. Dette gør det nemt for personlige filer at blive sendt til flere personer, som ikke behøver at se dem – anset om det er med vilje eller utilsigtet.

Der er et par ting, I kan gøre for at gøre e-mail sikker:

  • Krypter jeres e-mails
  • Brug en sikker e-mail-tjeneste eller app
  • Beskyt jeres vedhæftede filer med en adgangskode

Det er også vigtigt at bekræfte modtagerens identitet og sikre, at e-mailadressen er korrekt. Dette vil bidrage til at minimere risikoen for, at uautoriserede personer får adgang til de personlige data.

Vil du vide mere om at dele persondata?

I vores nyhedsbrev du får tips og tricks til hvordan du lettere kan håndtere GDPR fra vores grundlægger Sebastian Allerelli.

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, får du samtidig en gratis licens for én bruger til ShareSimple, som giver dig en e-mail i Outlook. Dette særlige tilbud er kun for nye kunder, med en grænse på én licens pr. virksomhed.

Risici ved at dele personlige oplysninger online

Deling af persondata online indebærer altid en vis risiko. Faktisk er risikoen der stadig, selvom man bare deler data internt. Her er nogle af risiciene ved at dele personlige oplysninger online, som man bør være opmærksom på:

Identitetstyveri
Beskyt personlige oplysninger som navne, adresser og ID-numre for at forhindre folk i at stjæle jeres kunders identiteter. Med blot nogle få personlige oplysninger kan en hacker åbne kreditkonti, optage lån eller værre.

Svindel
Der er masser af andre former for svindel derude. Phishing-svindel er de mest almindelige. Phishere sender ofte e-mails, der ser ud til at være fra en person, man kender, og narrer én til at klikke på et link eller give følsomme oplysninger væk.

Chikane og stalking
Personlige oplysninger, der deles online, såsom en persons placering, telefonnummer eller e-mailadresse, kan gøre dem til et mål for cyberstalking, chikane eller endda fysisk skade.

Skader på omdømme og bøder
Uanset om nogle af jeres medarbejdere lækker data ved et uheld, eller I bliver offer for en hacker, vil det påvirke jeres omdømme og potentielt koste jer store bøder.

Vil I have GDPR-ryddet op i jeres mails?

Med et GDPR Risiko-scan af DataMapper kan I få scannet alle Outlook-konti i jeres virksomhed. I vil få nøglestatistik om alle (nuværende og tidligere) medarbejderes mails – herunder oplysninger om hvilke mails, medarbejdere og processer, der genererer GDPR-risiko.

En sikker tilføjelse til Outlook

Med ShareSimple til Microsoft Outlook kan man lave sikker deling af persondata. Dette gøres ved at sende og modtage mails krypteret. ShareSimple er et tilføjelsesprogram, der udvider Outlooks sikkerhed. Udover kryptering tilføjes to-faktor-godkendelse, samtykke og mere til jeres e-mails.

Sebastian Allerelli

Founder & COO hos Safe Online
Specialist i Ledelse, Risiko og GDPR

Følg mig på LinkedIn for at få små tips til GDPR her →