Et sikkert digitalt fundament
For en virksomhed inden for byggeri er GDPR nemt at glemme. Ikke desto mindre samler I typisk store mængder følsomme data om bl.a. jeres medarbejdere. Herudover kan I være forpligtet til at have kontrakter liggende om byggerier, der kan køre over flere år. Det kan være en udfordring at holde styr på disse følsomme data samtidig med at drive en byggevirksomhed.
Her er jeres følsomme data
Efter at have arbejdet med en række byggevirksomheder ved vi, at I har følsomme oplysninger liggende om jeres medarbejdere, partnere og underleverandører. De følsomme data, I har, er typisk:
- Kontaktoplysninger på medarbejdere
- Fagforeningsmedlemskaber
- Lønoplysninger
- Sundhedsoplysninger
- Straffeattester
- Kontrakter med kunder og leverandører
Opgaven med at håndtering af følsomme data ordenligt er let at skubbe til side, men statistisk set har I masser af følsomme oplysninger liggende. Selvom I har IT-systemer på plads allerede, oplever vi, at der ofte bliver ved med at komme følsomme data ind udenom de sikre systemer. Og måske er jeres IT-systemer heller ikke så opdaterede i forhold til GDPR, som de burde være? De fejl der ofte begås inden for jeres branche, når man behandler følsomme data, er, at man har data liggende ubeskyttet i forældede systemer, man får det tilsendt ukrypteret via mail, og får sørger ikke for at få det slettet igen.
Sådan får I styr på jeres følsomme data
DataMapper er et IT-værktøj, der bruger kunstig intelligens til at finde dokumenter, mails og billeder med følsomme termer. I får mulighed for endelig at rydde op i filer med persondata samt andre følsomme oplysninger, så I kan overholde GDPR. Oprydningen bliver mere præcis og langt hurtigere, end hvis I skulle rydde op manuelt.
Find alle filer med følsomt indhold
Godkend, flyt eller slet filer direkte i DataMapper
GDPR-dokumentation til Datatilsyn, bestyrelse osv.
Mulighed for at automatisere oprydningen
Brugerhistorie for Frøslev Træ A/S
Frøslev Træ A/S blev klar over, at persondata – særligt CPR-numre – kunne gemme sig i gamle mailtråde og vedhæftede filer. Outlook viste sig at være en særlig udfordring, og derfor tog de DataMapper i brug for at rydde op og få bedre struktur. Løsningen er nu en fast del af hverdagen og bidrager til overblik og databevidsthed. Med DataMapper har Frøslev Træ A/S opnået:
Effektiv oprydning i Outlook
Klart overblik over følsomme oplysninger
Større databevidsthed blandt medarbejderne
Daniel fra Frøslev Træ A/S fortæller
Daniel Riber Jakobsen
Digitalisering- og datakoordinator
Linkedin-side
Vi vidste ikke, hvor stort problemet var
Hos Frøslev Træ A/S vidste vi godt, at der kunne gemme sig GDPR-relateret data i vores systemer – men vi havde ikke helt indblik i, hvor stort problemet faktisk var. Det blev hurtigt tydeligt, at vi havde brug for et værktøj, der kunne hjælpe med oprydning og skabe mere struktur. Outlook var særligt en udfordring, og her kom DataMapper ind i billedet.
Et praktisk værktøj til daglig oprydning
Vi har implementeret DataMapper til at hjælpe de relevante kolleger med personaleansvar med at rydde op i deres Outlook. Det er blevet en del af deres rutiner at bruge værktøjet til at sikre, at persondata ikke gemmer sig utilsigtet i mailtråde eller vedhæftede filer. Det gør en reel forskel i hverdagen, hvor tidsforbruget er begrænset, men effekten tydelig – især fordi vi nu har et klart overblik over, hvad der ligger hvor.
Bevidsthed frem for forandring
DataMapper har ikke revolutioneret vores arbejdsprocesser, men det har skabt en øget bevidsthed om god dataskik – særligt når det handler om ikke at opbevare personoplysninger i mails længere end nødvendigt. På den måde bidrager det til en sund datakultur, selvom det ikke er noget, vi kan måle direkte på i væksttal.
Det [DataMapper] gør en reel forskel i hverdagen, hvor tidsforbruget er begrænset, men effekten tydelig – især fordi vi nu har et klart overblik over, hvad der ligger hvor.
En løsning, vi anbefaler – og håber mere af
Vi vil gerne anbefale DataMapper til andre virksomheder, der har behov for overblik og kontrol over GDPR-relaterede mails. Det er nemt at bruge og simpelt at udrulle. Der har været nogle problemer med statistikfunktionen, og vi håber, at udviklerne fortsat vil gøre løsningen endnu mere robust. Samtidig har samarbejdet med Safe Online været en fornøjelse – og en særlig tak skal lyde til Caroline, som altid er en stor hjælp.
Resultater og besparelser for Frøslev Træ A/S
268.800
Dokumenter, mails og billeder fundet i virksomhedens systemer.
10.752
Dokumenter, mails og billeder med følsomme data fundet i virksomhedens systemer.
176
Arbejdstimer sparet per år for virksomheden.
