ShareSimple

Send følsomme data sikkert i Outlook

ShareSimple er en tilføjelsesprogram, som gør det sikkert at sende og modtage mails i Microsoft Outlook ved at kryptere mailens indhold.

Send og anmod om følsomme data sikkert
Automatisk samtykke og aktivitetslog til compliance
Undgå GDPR-bøder og databrud

4,9/5 bedømmelse på AppSource

ShareSimple gør det sikkert at maile i Outlook

Vidste du, at det er usikkert at sende eller modtage mails i Outlook? Dette skyldes, at Outlook ikke krypterer data, efter at mailen er overført. Hvis du vil have en sikker mail, når du bruger Outlook, skal du anskaffe dig en dyr Office 365 E3-licens. Eller vælge en løsning som ShareSimple.

ShareSimple er et enkelt tilføjelsesprogram til Microsoft Outlook, der skaber en krypteret forbindelse, når man sender eller modtager mails i Outlook. Med ShareSimple kan man sikkert dele eller anmode om følsomme data i overensstemmelse med globale dataforordninger som GDPR, CCPA og PIPEDA. ShareSimple er nemt at bruge og hentes fra Microsoft AppSource.

Sådan fungerer ShareSimple

Trin 1: Start en ny mail

Start en ny mail i Outlook. Åben ShareSimple-vinduet, og vælg del eller anmod.

Trin 2: Vælg filer

Træk og slip de filer, du ønsker at dele eller anmode om. Angiv, hvilke rettigheder modtageren skal have. Herefter sender du mailen som du plejer.

Trin 3: Filer modtages

I den mail som modtageren får, er der et link til en krypteret folder, hvorfra de delte filer kan downloades. Inden filerne hentes, skal modtageren verificere sig med et one-time password, som sendes til modtager i en seperat mail.

Simpelt, ikke?

Vælg, hvordan vil I igang

Prøv ShareSimple gratis i 14 dage eller få en prispakke skræddersyet til jeres virksomhed i dag

GratisGRATIS 14-dages prøve

DKK 0

per måned
  • 1 bruger i 14 dage
  • Sikker fildeling
  • Datakryptering & antivirus
  • Filudløb
  • To-trinsbekræftelse
  • Notifikationer

TilpassetPremium abonnement

DKK 38*

per måned
  • Vælg antal brugere
  • Sikker fildeling
  • Datakryptering & antivirus
  • Filudløb
  • To-trinsbekræftelse
  • Notifikationer

* 38 DKK per bruger

En tilføjelse til Outlook

ShareSimple er et tilføjelsesprogram til Microsoft Outlook, som gør, at man kan sende og modtage data sikkert med Outlook. Sendte data overføres til en krypteret mappe, som kun afsender og modtager har adgang til. Alle indgående og udgående data beskyttes med TLS 1.2- og 2048-bit kryptering. ShareSimple indhenter selv samtykke og logger alle handlinger i overensstemmelse med GDPR. Filer overført med ShareSimple scannes automatisk for virus, og bliver automatisk slettet efter en periode fastsat af admin. ShareSimple fungerer globalt på enhver browsertype.

Sådan kan ShareSimple hjælpe jer

Send og modtag følsomme data sikkert

Beskyt mails som sendes eller modtages i Microsoft Outlook ved at skabe en krypteret forbindelse.

Udvis compliance

Demonstrer over for jeres kontakter, at de sikkert kan dele følsomme data til jer.

Undgå bøder

Et brud på databeskyttelsesreglerne kan koste op mod 4% af omsætningen. Hertil kommer risikoen for et dårligt omdømme som databehandler.

Funktioner

Sikker fildeling

Brug en krypteret forbindelse til at sende og modtage om data

Filudløb

Angiv hvor længe modtagne filer skal være tilgængelige.

Samtykke
Automatisk indhentning af samtykke
Notifikationer

Få besked, når anmodninger besvares

Firmalogo
Tilføj jeres firmalogo og udvis troværdighed. Logoet vil blive vist, når folk deler data.
Inviter medarbejdere
Inviter medarbejdere til at bruge ShareSimple, så de kan dele mapper og filer.
Let implementering

Kom i gang nu

Det tager blot ét minut at komme i gang i Outlook. Og har I spørgsmål, sidder vores Customer Success-afdeling klar til at hjælpe.

Brugervenligt

Let at bruge

ShareSimple betjenes via et enkelt, brugervenligt inferface med drag-and-drop.

Globalt

Fungerer på tværs af landegrænser

ShareSimple krydser grænser, tillader op til 50 mb og fungerer med enhver webbrowser uden certifikater. Brug ShareSimple når som helst til at sende og modtage data til/fra hvor som helst i verden.

Sikkerhed

Hav ro i maven, når du deler data

Data, som sendes eller modtages, beskyttes med TLS 1.2- og 2048-bit kryptering. For ekstra sikkerhed kan man bruge to-trinsbekræftelse. Og når data overføres bliver det automatisk scannet med antivirus- og malware-beskyttelse.

Artikler om ShareSimple

GUIDE

Håndtering af følsomme persondata

Læs hvordan ShareSimple kan hjælpe

BLOG

Hvilken sikkerhedsrisiko er der ved mail?

Find ud af, hvad I risikerer ved at maile

GUIDE

Sådan får du en sikker mail i outlook

Mails fra Outlook er ikke nødvendigvis sikre

GUIDE

Sådan sender du mail med GDPR-indhold

Overordnet set er der 3 muligheder

Tilføj TrustedLink

Lad folk dele data med dig

TrustedLink er et link til en privat, krypteret folder. Del linket, så folk kan sende dig data via en sikker forbindelse.

Tilføj DataRoom

Samarbejd med sikre data

DataRoom er en privat, krypteret mappe i skyen. Del mappen med kunder, kollegaer og andre, som du skal samarbejde med.

Mette om ShareSimple

1. Hvordan hjælper ShareSimple jer?
Vi arbejder dagligt med personfølsomme oplysninger – og har fra vi startede vores virksomhed haft behov for at kunne sende sikkert, til både forskellige kommuner og til forældre til de børn og unge vi arbejder med. Ligeledes skal både kommuner og forældre kunne sende sikkert til os, når de sender akter og andre følsomme oplysninger.

Vores løsning skal på den måde være gearet til at kunne kommunikere med alle og vi ville ikke kunne udføre vores arbejde uden at have en sikker mail-løsning. En dygtig IT-kyndig anbefalede Safeonline da vi startede vores virksomhed op, da han kender jer og jeres måde at arbejde på.

2. Hvordan bruger I ShareSimple?
Vi modtager akter om de børn, unge og familier vi arbejder med, som altid indeholder personfølsomme oplysninger. For at kunne løse vores opgaver, har vi brug for information, som vi modtager af denne vej. Ligeledes sender vi dokumentation for vores arbejde, i form af statusrapporter og andet retur til kommuner og forældre,

som ligeledes er af meget privat karakter. Helt konkret fremsender vi et sikkert link når nogen skal sende noget til os og ligeledes sender vi vores dokumentation afsted i sikre link, som kunder og samarbejdspartnere så kan åbne og gemme i deres sikre system. Alle medarbejdere har ShareSimple installeret på deres computere.

3. Hvordan er ShareSimple at bruge?
Systemet er nemt at bruge – også for folk som os, der ikke nødvendigvis har IT som spidskompetence 

Vi er derudover glade for samarbejdet med jer fordi I altid er meget tilgængelige og hjælpsomme, når systemet ind imellem udfordrer. I er altid venlige og tålmodige og gør hvad I kan for at finde en løsning. I har forståelse for, at det er vigtigt for os at have tilfredse kunder og for at vi ikke kan udføre vores arbejde, hvis noget driller. Og at det derfor er nødvendigt med hurtige løsninger.

Mette Guldfelt
Faglig Direktør hos MindFlex

Brugerne om ShareSimple

Vi sender og modtager masser af dokumenter med yderst fortrolige oplysninger hver dag. Det er afgørende, at vi bekræfter og dokumenterer, at hver enkelt er sendt til den rigtige modtager.

Ninna HansenEjer, Videbæk EDB Service

Det er et must i vores forretning at følge reglerne om beskyttelse af privatlivets fred. Vores partner, Safe Online, hjælper os med at komme dertil.

Rune DoberckService Delivery Manager, IT Operations & Security, BankInvest

Vi bruger Outlook til mail i vores virksomhed. Selvom jeg er ansvarlig for datasikkerheden, kan jeg ikke være sikker på, at medarbejderne overholder datareglerne når de sender og får mails fra vores kunder. Med Sharesimple har vi et redskab som hele virksomheden kan bruge. Det er let at installere og alle kan lære at bruge det.

Hanne MikkelsenDPO for mellemstor virksomhed

At levere sikkerheds- og compliance-løsninger er, hvad vi gør. Vi har indgået partnerskab med Safe Online for at tilbyde deres privatlivsløsninger til vores kunder, men vi bruger dem også selv. Da vi både fokuserer på GDPR compliance og sikre it-løsninger, passer det perfekt."

Thomas LarsenCTO, Datacompagniet

Sharesimpel er et lille program, som løser en stor opgave for os. Vi er i en branche hvor datasikkerhed er altafgørende for os. Vi har brug for en sund måde at håndtere mails på, og her er sharesimpel et rigtig godt redskab.

Per-EmilData-ansvarlig hos mellemstor virksomhed

Privatliv er vigtigt for os, så vi ønsker kun at tilbyde vores medlemmer de bedste og sikreste digitale løsninger. Derfor anbefaler vi, at de bruger ShareSimple fra Safe Online til sikker datadeling.

Steen HermansenDPO, Danske Advokater

ShareSimple er en del af PrivacyHub

ShareSimple tilhører PrivacyHub, som er SaaS-platform til at håndtere følsomme personoplysninger. PrivacyHub har opdelt behandling af persondata i tre faser. Med RequestManager kan virksomheder at modtage data-forespørgsler, med DataMapper kan persondata lokaliseres og med ShareSimple kan virksomheder sende (eller modtage) persondata sikkert. Alle tre servicer kan fungere hver for sig, men er skabt til at fungere i en symbiose. PrivacyHub giver mulighed for at en virksomhed kan automatisere processen fra at persondata kommer ind i virksomhedens datasystemer, mens persondata befinder sig i virksomheden til persondata ryger ud af virksomheden igen. PrivacyHub er designet til, at virksomheder kan starte med én løsning og tilføje en ekstra, hvis behovet opstår.

Sådan fungerer DataMapper med ShareSimple
Med ShareSimple undgår du, at der ligger og flyder sensitiv information i dine email-foldere. Men dette omfatter kun, den data du vælger at sende eller modtage.

Der kan opstå situationer, hvor du ufrivilligt modtager sensitiv data – fx hvis en ansøger sender et CV eller en kunde sender pas direkte før du har anmodet om det. Disse filer kan DataMapper hjælpe dig med at få ryddet op i. Det samme gælder med de filer, du har modtaget på mail, før du begyndte at bruge ShareSimple. Og udover din mail kan DataMapper finde følsomme oplysninger i dine øvrige lokale eller cloud-baserede datasystemer.

Sådan fungerer RequestManager med ShareSimple
ShareSimple gør jer i stand til at dele filer med persondata, men hvad gør I, når I modtager en dataanmodning? Det er snarere reglen end undtagelsen, at virksomheder ikke har en proces for at organisere anmodninger, når anmodninger modtages eller når anmodet data skal redigeres, slette eller udleveres. Med RequestManager får I ét sted til at håndtere alle typer dataanmodninger.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan kan ShareSimple hjælpe dig med at overholde datareglerne? Hvem kan bruge ShareSimple? Få svar på de oftest stillede spørgsmål.

Hvad er ShareSimple?

ShareSimple er et tilføjelsesprogram til Outlook. Det opretter en sikker mappe til sikkert at dele eller anmode om selv meget følsomme personlige oplysninger fra andre på enhver e-mailadresse, selvom de ikke bruger ShareSimple.

Hvornår skal jeg bruge ShareSimple?

Forestil en situation, hvor du skal bede potentielle medarbejdere om politijournaler, medicinske oplysninger eller identitetsnumre. Her er et par ting, du skal overveje, når du beder andre om personlige oplysninger:

1. Skal jeg indhente samtykke for at se det?
2. Hvordan kan jeg sikre mig, at det er sikkert under transport?
3. Hvordan kan jeg holde styr på det, når jeg har modtaget det?
4. Hvor længe har jeg lov til at beholde den?

Alle disse bekymringer behandles, når du anmoder om data med ShareSimple.

Din anmodningsmeddelelse sendes med en engangsadgangskode for at få adgang til en sikker mappe, hvor modtageren kan udfylde oplysninger eller vedhæfte filer og give dig samtykke til at se den, før den sender det hele tilbage til dig sikkert. You can choose whether to let them verify their identity with just their email or add an SMS code for extra security.

Du:

1. Start en ny besked, og åbn ShareSimple.
2. Klik på anmod om data, angiv de oplysninger, du har brug for, og send din besked med den sikre vedhæftede fil fra ShareSimple.

Modtageren:

1. Får en engangsadgangskode for at få adgang til ShareSimple sikker mappe.
2. Giver samtykke, udfylder de oplysninger, du har bedt om, og sender den sikre mappe tilbage til dig.

Dataene slettes automatisk efter maksimalt 32 dage. Du kan tilpasse denne opbevaringsperiode i administratorindstillinger.

Kan nogen bruge det?

ShareSimple kræver en Microsoft 365-konto, men ShareSimple-brugere kan dele eller anmode om dokumenter til/fra enhver på enhver e-mail-server (Gmail, icloud, yahoo osv.).

Dine modtagere behøver ikke at tilføje ShareSimple for at modtage dine delinger og anmodninger.

ShareSimple er tilgængelig fra Microsoft AppSource og Outlook-tilføjelsesbutikken.

Kan jeg bruge ShareSimple med en Gmail-konto?

Ikke endnu. Kig efter opdateringer på vores hjemmeside. I mellemtiden kan du allerede bruge din ShareSimple med Outlook til at dele og anmode om oplysninger fra andre, der bruger Gmail eller enhver anden e-mail-server.

Hvordan får jeg ShareSimple?

Outlook desktop app:

Åbn Hent tilføjelsesprogrammer i højre side af dit øverste bar for at gå til Microsoft AppSource. Søg efter ShareSimple, og klik på ‘Hent det nu’.

Outlook webapp:

Åbn Apps-menuen i øverste venstre hjørne, og vælg Tilføjelser for at gå til Microsoft AppSource. Søg i ShareSimple, og klik på ‘Hent det nu’.

Microsoft AppSource:

Søg i ShareSimple, og klik på ‘Hent det nu’.

Fra vores hjemmeside:

Læs mere om ShareSimple og klik på ‘Prøv ShareSimple’ for at hente det fra Microsoft AppSource.

Hvordan kan jeg invitere brugere?

Du kan invitere brugere af din virksomhed individuelt via admincenteret i ShareSimple, eller du kan vælge at tilføje flere brugere på samme tid via Microsoft 365 admincenter.

Du kan finde mere information om, hvordan du tilføjer flere brugere på samme tid her .

Hvad sker der, når min mail sendes?

Din sikre besked sendes med en engangsadgangskode for at få adgang til en sikker mappe, hvor modtageren enten kan;

• udfyld info eller vedhæft filer og giv dig det nødvendige samtykke til at få dataene, før det hele sendes tilbage til dig sikkert (det vil sige hvis du anmoder om data).
• eller bekræfte hans eller hendes identitet (kun til e-mail eller sammen med en SMS-kode for ekstra sikkerhed), før du downloader eller ser dine delte dokumenter (dvs. hvis du deler data).

Hvad er TrustedLink?

TrustedLink er en privat, krypteret mappe med et unikt link, du tilføjer til dit website eller sender via e-mail, så kunder, kolleger eller andre kan uploade og dele filer sikkert.

Hvordan kan TrustedLink hjælpe mig med at overholde GDPR?

TrustedLink sikrer automatisk godkendelse og beder om samtykke, før en upload er tilladt. Data, som er uploadet til TrustedLink er sikret med den højeste kryptering, og du styrer adgangen til den. Logfiler sporer alle handlinger til revisionsformål. Du skal også opbevare dokumentation for at vise, at du har overholdt disse regler.

TrustedLink har automatisk godkendelse og beder om samtykke, før en upload er tilladt. Data uploadet til TrustedLink er sikret med den højeste kryptering, og du kontrollerer adgangen til den. Aktivitetslogfiler sporer alle handlinger til revisionsformål.

Hvem er TrustedLink for?

Enhver, der anmoder om og modtager personlige oplysninger fra andre, vil drage fordel af at have en sikker standardplacering til at dele og modtage filer.

Hvorfor skal jeg bruge TrustedLink?

At give en nem og sikker måde at dele personlige oplysninger på, glatter onboarding-processen for nye kunder og medarbejdere og reducerer jeres arbejdsbyrde.

Er det svært at sætte op?

Bare tilføj en TrustedLink-mappe til ShareSimple i administratorindstillingerne, kopier derefter det sikre link og føj det til din e-mailsignatur, dit websted; eller del det på en anden måde, du vælger.

Hvordan bevarer jeg et overblik over mapper og aktiviteter, når jeg bruger TrustedLink?

Hold styr på, hvem i virksomheden, der har adgang til uploadede dokumenter, og få besked, når nye dokumenter uploades. Automatiske notifikationer og aktivitetslog sikrer, at I hele tiden handler i overensstemmelse GDPR-reglerne.

Modtag vores nyhedsbrev!

I vores nyhedsbrev du får tips og tricks til hvordan du lettere kan håndtere GDPR fra vores grundlægger Sebastian Allerelli.

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, får du samtidig en gratis licens for én bruger til ShareSimple, som giver dig en e-mail i Outlook. Dette særlige tilbud er kun for nye kunder, med en grænse på én licens pr. virksomhed.