ShareSimpleSend og anmod om følsomme data
ShareSimple er et add-in til Microsoft Outlook, som giver jer en sikker mail for 38 kr pr. bruger pr. måned.
Send og anmod om følsomme data sikkert
Automatisk samtykke og aktivitetslog til compliance
Undgå GDPR-bøder og databrud
Vidste du, at Outlook ikke er sikker?
I hvert fald ikke, når man bruger standard-udgaven af Microsoft Outlook.
Det skyldes, at Outlook ikke krypterer data, når det sendes eller modtages. Hvis man vil have en sikker mail, når man bruger Outlook, skal man erhverve en licens til Office 365 E3. Eller man kan vælge en smart løsning som ShareSimple.
ShareSimple er et enkelt tilføjelsesprogram til Microsoft Outlook, der skaber en krypteret forbindelse, når man sender eller modtager post i Outlook. Med ShareSimple kan man sikkert dele eller anmode om følsomme data i overensstemmelse med globale dataforordninger som GDPR, CCPA og PIPEDA. ShareSimple er nemt at bruge og hentes fra Microsoft AppSource.
Del dine filer i 3 simple trin:
Trin 1: Start en ny mail
Start en ny mail i Outlook. Åben ShareSimple-vinduet, og vælg del eller anmod.
Trin 2: Vælg filer
Træk og slip de filer, du ønsker at dele eller anmode om. Angiv, hvilke rettigheder modtageren skal have.
Trin 3: Filen deles
Når du har sendt mailen, får modtageren et link til en krypteret folder, hvorfra modtager kan hente eller dele filer. Modtageren skal verificere sig med one-time password, som sendes til modtager i en seperat mail.
Sådan kan ShareSimple hjælpe jer
Send og modtag følsomme data sikkert
At sende e-mails i Microsoft Outlook med følsomme personlige data ukrypteret er i strid med datareglerne. Gør det sikkert og nemt med ShareSimple.
Udvis compliance
Demonstrer over for jeres kontakter, at de sikkert kan sende følsomme data til jer. Og vis over for Datatilsynet, at I følger data-reglerne.
Undgå bøder
Et brud på databeskyttelsesreglerne kan koste op mod 4% af omsætningen. Hertil kommer et dårligt omdømme, som kan gøre endnu større skade på jer.
Sådan fungerer ShareSimple
ShareSimple er et tilføjelsesprogram til Microsoft Outlook, som gør, at man kan sende og modtage data sikkert med Outlook. Sendte data overføres til en krypteret mappe, som kun afsender og modtager har adgang til. Alle indgående og udgående data beskyttes med TLS 1.2- og 2048-bit kryptering. ShareSimple indhenter selv samtykke og logger alle handlinger i overensstemmelse med GDPR. Filer overført med ShareSimple scannes automatisk for virus, og bliver automatisk slettet efter en periode fastsat af admin. ShareSimple fungerer globalt på enhver browsertype.
Funktioner
Sikker fildeling
Send og anmod om data i henhold til data-reglerne
Filudløb
Angiv hvor længe modtagne filer skal være tilgængelige.
Firmalogo
Tilføj jeres firmalogo og udvis troværdighed. Logoet vil blive vist, når folk deler data.
Tilføj jeres firmalogo og udvis troværdighed. Logoet vil blive vist, når folk deler data.
Samtykke
Automatisk indhentning af samtykke
Automatisk indhentning af samtykke
Notifikationer
Få besked, når anmodninger besvares
Inviter medarbejdere
Inviter medarbejdere til at bruge ShareSimple, så det kan dele mapper og filer.
Inviter medarbejdere til at bruge ShareSimple, så det kan dele mapper og filer.
Let implementering
Kom i gang nu
Det tager blot ét minut at komme i gang i Outlook. Og har I spørgsmål, sidder vores Customer Success-afdeling klar til at hjælpe.
Brugervenligt
Let at bruge
ShareSimple betjenes via et enkelt, brugervenligt inferface med drag-and-drop.
Globalt
Fungerer på tværs af landegrænser
ShareSimple krydser grænser, tillader op til 50 mb og fungerer med enhver webbrowser uden certifikater. Brug ShareSimple når som helst til at sende og modtage data til/fra hvor som helst i verden.
Sikkerhed
Hav ro i maven, når du deler data
Data, som sendes eller modtages, beskyttes med TLS 1.2- og 2048-bit kryptering. For ekstra sikkerhed kan man bruge to-trinsbekræftelse. Og når data overføres bliver det automatisk scannet med antivirus- og malware-beskyttelse.
Ressourcer om ShareSimple
Mette fortæller om ShareSimple
1. Hvordan hjælper ShareSimple jer?
Vi arbejder dagligt med personfølsomme oplysninger – og har fra vi startede vores virksomhed haft behov for at kunne sende sikkert, til både forskellige kommuner og til forældre til de børn og unge vi arbejder med. Ligeledes skal både kommuner og forældre kunne sende sikkert til os, når de sender akter og andre følsomme oplysninger.
Vores løsning skal på den måde være gearet til at kunne kommunikere med alle og vi ville ikke kunne udføre vores arbejde uden at have en sikker mail-løsning. En dygtig IT-kyndig anbefalede Safeonline da vi startede vores virksomhed op, da han kender jer og jeres måde at arbejde på.
2. Hvordan bruger I ShareSimple?
Vi modtager akter om de børn, unge og familier vi arbejder med, som altid indeholder personfølsomme oplysninger. For at kunne løse vores opgaver, har vi brug for information, som vi modtager af denne vej. Ligeledes sender vi dokumentation for vores arbejde, i form af statusrapporter og andet retur til kommuner og forældre,
som ligeledes er af meget privat karakter. Helt konkret fremsender vi et sikkert link når nogen skal sende noget til os og ligeledes sender vi vores dokumentation afsted i sikre link, som kunder og samarbejdspartnere så kan åbne og gemme i deres sikre system. Alle medarbejdere har ShareSimple installeret på deres computere.
3. Hvordan er ShareSimple at bruge?
Systemet er nemt at bruge – også for folk som os, der ikke nødvendigvis har IT som spidskompetence
Vi er derudover glade for samarbejdet med jer fordi I altid er meget tilgængelige og hjælpsomme, når systemet ind imellem udfordrer. I er altid venlige og tålmodige og gør hvad I kan for at finde en løsning. I har forståelse for, at det er vigtigt for os at have tilfredse kunder og for at vi ikke kan udføre vores arbejde, hvis noget driller. Og at det derfor er nødvendigt med hurtige løsninger.
Mette Guldfelt
Faglig Direktør hos MindFlex
Priser for ShareSimple
Prøv ShareSimple gratis i 14 dage eller få en prispakke skræddersyet til jeres virksomhed i dag
GratisGRATIS 14-dages prøve
DKK 0
per måned- 1 bruger i 14 dage
- Sikker fildeling
- Datakryptering & antivirus
- Filudløb
- To-trinsbekræftelse
- Notifikationer
TilpassetPremium abonnement
DKK 38*
per måned- Vælg antal brugere
- Sikker fildeling
- Datakryptering & antivirus
- Filudløb
- To-trinsbekræftelse
- Notifikationer
* 38 DKK per bruger
Tilføj TrustedLink
Lad folk dele data med dig
TrustedLink er et link til en privat, krypteret folder. Del linket, så folk kan sende dig data via en sikker forbindelse.
Tilføj DataRoom
Samarbejd med sikre data
DataRoom er en privat, krypteret mappe i skyen. Del mappen med kunder, kollegaer og andre, som du skal samarbejde med.
Dette siger brugerne om ShareSimple
ShareSimple er en del af PrivacyHub
ShareSimple tilhører PrivacyHub, som er SaaS-platform til at håndtere følsomme personoplysninger. PrivacyHub har opdelt behandling af persondata i tre faser. Med RequestManager kan virksomheder at modtage data-forespørgsler, med DataMapper kan persondata lokaliseres og med ShareSimple kan virksomheder sende (eller modtage) persondata sikkert. Alle tre servicer kan fungere hver for sig, men er skabt til at fungere i en symbiose. PrivacyHub giver mulighed for at en virksomhed kan automatisere processen fra at persondata kommer ind i virksomhedens datasystemer, mens persondata befinder sig i virksomheden til persondata ryger ud af virksomheden igen. PrivacyHub er designet til, at virksomheder kan starte med én løsning og tilføje en ekstra, hvis behovet opstår.
Sådan fungerer DataMapper med ShareSimple
Med ShareSimple undgår du, at der ligger og flyder sensitiv information i dine email-foldere. Men dette omfatter kun, den data du vælger at sende eller modtage.
Der kan opstå situationer, hvor du ufrivilligt modtager sensitiv data – fx hvis en ansøger sender et CV eller en kunde sender pas direkte før du har anmodet om det. Disse filer kan DataMapper hjælpe dig med at få ryddet op i. Det samme gælder med de filer, du har modtaget på mail, før du begyndte at bruge ShareSimple. Og udover din mail kan DataMapper finde følsomme oplysninger i dine øvrige lokale eller cloud-baserede datasystemer.
Sådan fungerer RequestManager med ShareSimple
ShareSimple gør jer i stand til at dele filer med persondata, men hvad gør I, når I modtager en dataanmodning? Det er snarere reglen end undtagelsen, at virksomheder ikke har en proces for at organisere anmodninger, når anmodninger modtages eller når anmodet data skal redigeres, slette eller udleveres. Med RequestManager får I ét sted til at håndtere alle typer dataanmodninger.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan kan ShareSimple hjælpe dig med at overholde datareglerne? Hvem kan bruge ShareSimple? Få svar på de oftest stillede spørgsmål.
Hvad er ShareSimple?
ShareSimple er et tilføjelsesprogram til Outlook. Det opretter en sikker mappe til sikkert at dele eller anmode om selv meget følsomme personlige oplysninger fra andre på enhver e-mailadresse, selvom de ikke bruger ShareSimple.
Hvornår skal jeg bruge ShareSimple?
Forestil en situation, hvor du skal bede potentielle medarbejdere om politijournaler, medicinske oplysninger eller identitetsnumre. Her er et par ting, du skal overveje, når du beder andre om personlige oplysninger:
1. Skal jeg indhente samtykke for at se det?
2. Hvordan kan jeg sikre mig, at det er sikkert under transport?
3. Hvordan kan jeg holde styr på det, når jeg har modtaget det?
4. Hvor længe har jeg lov til at beholde den?
Alle disse bekymringer behandles, når du anmoder om data med ShareSimple.
Din anmodningsmeddelelse sendes med en engangsadgangskode for at få adgang til en sikker mappe, hvor modtageren kan udfylde oplysninger eller vedhæfte filer og give dig samtykke til at se den, før den sender det hele tilbage til dig sikkert. You can choose whether to let them verify their identity with just their email or add an SMS code for extra security.
Du:
1. Start en ny besked, og åbn ShareSimple.
2. Klik på anmod om data, angiv de oplysninger, du har brug for, og send din besked med den sikre vedhæftede fil fra ShareSimple.
Modtageren:
1. Får en engangsadgangskode for at få adgang til ShareSimple sikker mappe.
2. Giver samtykke, udfylder de oplysninger, du har bedt om, og sender den sikre mappe tilbage til dig.
Dataene slettes automatisk efter maksimalt 32 dage. Du kan tilpasse denne opbevaringsperiode i administratorindstillinger.
Kan nogen bruge det?
ShareSimple kræver en Microsoft 365-konto, men ShareSimple-brugere kan dele eller anmode om dokumenter til/fra enhver på enhver e-mail-server (Gmail, icloud, yahoo osv.).
Dine modtagere behøver ikke at tilføje ShareSimple for at modtage dine delinger og anmodninger.
ShareSimple er tilgængelig fra Microsoft AppSource og Outlook-tilføjelsesbutikken.
Kan jeg bruge ShareSimple med en Gmail-konto?
Ikke endnu. Kig efter opdateringer på vores hjemmeside. I mellemtiden kan du allerede bruge din ShareSimple med Outlook til at dele og anmode om oplysninger fra andre, der bruger Gmail eller enhver anden e-mail-server.
Hvordan får jeg ShareSimple?
Outlook desktop app:
Åbn Hent tilføjelsesprogrammer i højre side af dit øverste bar for at gå til Microsoft AppSource. Søg efter ShareSimple, og klik på ‘Hent det nu’.
Outlook webapp:
Åbn Apps-menuen i øverste venstre hjørne, og vælg Tilføjelser for at gå til Microsoft AppSource. Søg i ShareSimple, og klik på ‘Hent det nu’.
Microsoft AppSource:
Søg i ShareSimple, og klik på ‘Hent det nu’.
Fra vores hjemmeside:
Læs mere om ShareSimple og klik på ‘Prøv ShareSimple’ for at hente det fra Microsoft AppSource.
Hvordan kan jeg invitere brugere?
Du kan invitere brugere af din virksomhed individuelt via admincenteret i ShareSimple, eller du kan vælge at tilføje flere brugere på samme tid via Microsoft 365 admincenter.
Du kan finde mere information om, hvordan du tilføjer flere brugere på samme tid her .
Hvad sker der, når min mail sendes?
Din sikre besked sendes med en engangsadgangskode for at få adgang til en sikker mappe, hvor modtageren enten kan;
• udfyld info eller vedhæft filer og giv dig det nødvendige samtykke til at få dataene, før det hele sendes tilbage til dig sikkert (det vil sige hvis du anmoder om data).
• eller bekræfte hans eller hendes identitet (kun til e-mail eller sammen med en SMS-kode for ekstra sikkerhed), før du downloader eller ser dine delte dokumenter (dvs. hvis du deler data).
Hvad er TrustedLink?
TrustedLink er en privat, krypteret mappe med et unikt link, du tilføjer til dit website eller sender via e-mail, så kunder, kolleger eller andre kan uploade og dele filer sikkert.
Hvordan kan TrustedLink hjælpe mig med at overholde GDPR?
TrustedLink sikrer automatisk godkendelse og beder om samtykke, før en upload er tilladt. Data, som er uploadet til TrustedLink er sikret med den højeste kryptering, og du styrer adgangen til den. Logfiler sporer alle handlinger til revisionsformål. Du skal også opbevare dokumentation for at vise, at du har overholdt disse regler.
TrustedLink har automatisk godkendelse og beder om samtykke, før en upload er tilladt. Data uploadet til TrustedLink er sikret med den højeste kryptering, og du kontrollerer adgangen til den. Aktivitetslogfiler sporer alle handlinger til revisionsformål.
Hvem er TrustedLink for?
Enhver, der anmoder om og modtager personlige oplysninger fra andre, vil drage fordel af at have en sikker standardplacering til at dele og modtage filer.
Hvorfor skal jeg bruge TrustedLink?
At give en nem og sikker måde at dele personlige oplysninger på, glatter onboarding-processen for nye kunder og medarbejdere og reducerer jeres arbejdsbyrde.
Er det svært at sætte op?
Bare tilføj en TrustedLink-mappe til ShareSimple i administratorindstillingerne, kopier derefter det sikre link og føj det til din e-mailsignatur, dit websted; eller del det på en anden måde, du vælger.
Hvordan bevarer jeg et overblik over mapper og aktiviteter, når jeg bruger TrustedLink?
Hold styr på, hvem i virksomheden, der har adgang til uploadede dokumenter, og få besked, når nye dokumenter uploades. Automatiske notifikationer og aktivitetslog sikrer, at I hele tiden handler i overensstemmelse GDPR-reglerne.
Modtag vores nyhedsbrev!
I vores nyhedsbrev du får tips og tricks til hvordan du lettere kan håndtere GDPR fra vores grundlægger Sebastian Allerelli.
Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, får du samtidig en gratis licens for én bruger til ShareSimple, som giver dig en e-mail i Outlook. Dette særlige tilbud er kun for nye kunder, med en grænse på én licens pr. virksomhed.
