Skip to main content

Hvad er en opgørelse over persondata?

En opgørelse over persondata er en liste over alle de personlige data (eller PII) jeres virksomhed gemmer. Listen bør indeholde alle de personlige oplysninger, I har indsamlet om jeres kunder, medarbejdere og andre, I arbejder med. En god PII-opgørelse hjælper jer med at gennemgå de typer personlige data, I indsamler, hvor I opbevarer dem, hvor længe I opbevarer dem, og hvem der kan få adgang til dem.

Udarbejdelse af en dataopgørelse hjælper jer med at sikre en ansvarlig behandling af personoplysninger, og det vil hjælpe jer med at overholde dataforordninger som GDPR. Det vigtigste er, at jeres dataopgørelse gør det nemt for jer at tjekke data regelmæssigt for at sikre, at de er beskyttede.

inventory data

GDPR og persondataopgørelse

Fun fact: GDPR kræver faktisk ikke, at I opretter en persondataopgørelse. Den kræver dog, at I fører “registrering af behandlingsaktiviteter”, der beskriver, hvordan I håndterer personoplysninger, samt hvorfor I indsamler og behandler dem.

Men sandheden er, at de fleste virksomheder ikke har nogen idé om, hvor mange personlige data de opbevarer, hvilket gør det umuligt at beskrive præcist, hvordan de behandler og beskytter dem. Det er her, at oprette en dataopgørelse kommer ind i billedet.

At kende jeres data er grundlaget for compliance. En opdateret dataopgørelse hjælper jer med at holde jeres politikker opdaterede – og det gør det muligt at lave en behandlings-praksis i overensstemmelse med den. Med alle jeres personlige data lagt ud foran jer, er det nemt at se, hvor jeres databeskyttelse halter eller mangler. I bør tjekke jeres data regelmæssigt for at sikre, at I virkelig holder persondata beskyttede.

Når I har et overblik, kan I let foretage ændringer. For eksempel kan I forkorte jeres periode for opbevaring af data eller forbedre jeres regler vedrørende adgang til data. Disse handlinger kan reducere risikoen for datalækage og andre krænkelser af personoplysninger.

Sådan laver I en opgørelse over jeres persondata

Her er en grundlæggende vejledning til, hvor I kan lave en opgørelse af de personlige data, I har. Opgørelsen inkluderer 5 områder, man bør fokusere på:

1. Personlige data, kategorier og risikoniveauer
– Marker alle jeres personlige data
– Angiv de typer personlige data, I indsamler
– Tildel et risikoniveau til følsomme personoplysninger

Vurdér om der er kategorier af personlige data, som I ikke bør have eller ikke behøver at beholde?

2. Brugere og adgangskontrol
– Find ud af, hvem der har adgang til følsomme data
– Registrer det adgangsniveau, hver medarbejder har (f.eks. ejer/redaktør).

Har alle disse medarbejdere stadig brug for adgang? Er de uddannet til at beskytte data?

3. Placering for data
– Angiv den fysiske placering af de personlige data
– Tjek, om data er gemt i to eksemplarer eller mere end ét sted

Er disse foldere sikre? Er placeringerne sat op med kryptering, adgangskontrol, sikkerhedskopier og stærke adgangskoder?

4. Opbevaring af data
– Tjek, hvor længe I har haft dataene
– Marker data I har haft i over 2-5 år

Er dette i overensstemmelse med jeres privatlivspolitik?

5. Formål og retsgrundlag
– Tjek, hvem data tilhører
– Bemærk, hvad I bruger personoplysningerne til

Har I samtykke eller et andet juridisk grundlag for at indsamle og opbevare alle data?

Modtag vores nyhedsbrev!

I vores nyhedsbrev du får tips og tricks til hvordan du lettere kan håndtere GDPR fra vores grundlægger Sebastian Allerelli.

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, får du samtidig en gratis licens for én bruger til ShareSimple, som giver dig en e-mail i Outlook. Dette særlige tilbud er kun for nye kunder, med en grænse på én licens pr. virksomhed.

Hvorfor er det så svært at lave en dataopgørelse?

For de fleste virksomheder er det en udfordring at finde tid til at opgøre data. Hvis I opgør jeres data manuelt, kan det tage mange timer, som sagtens kan bruges på andre og umiddelbart mere værdifulde opgaver. Selvom det lykkes at gennemsøge alle jeres datasystemer og mailklienter, der indeholder personlige data, er det stadig svært at være sikker på, om man virkelig har fundet alt.

3 valgmuligheder, når det gælder om at lave en opgørelse over jeres persondata

I har flere muligheder for, at lave en opgørelse over jeres persondata. Det bedste valg afhænger af størrelsen på jeres organisation og de typer data, I behandler.

1. Udfør en manuel opgørelse
Denne tilgang er tidskrævende. Det er også svært at gøre det grundigt opgørelse over persondata manuelt. Især hvis I gemmer masser af data flere steder – som de fleste af os desværre gør. Det kan dog være en effektiv måde at få en omfattende forståelse af jeres data på.

2. Hyr en leverandør eller konsulent
I kan betale en leverandør til at udføre opgørelsen på jeres vegne. Leverandøren kan bruge specialiserede værktøjer og ekspertise til at identificere og dokumentere alle de personlige data, jeres organisation behandler. Dette kan være dyrt. Vælg jeres leverandør med omhu for at sikre, at leverandøren er velrenommeret og troværdig.

3. Brug software
I kan bruge software til dataopgørelse til at scanne jeres systemer for at identificere personlige data. Det kan også fortælle jer, hvilke typer data I har, hvor gamle de er, og hvor I gemmer dem. Brug af software er hurtigere og mere effektivt end en manuel opgørelse og kan være billigere end at hyre en leverandør.

Vi anbefaler denne sidste mulighed. Men mange dataopdagelses-værktøjer er designet til store virksomheder. De er dyre og kræver IT-support at sætte op. Af denne årsag er software ikke relevant for små og mellemstore virksomheder.

Start GDPR-oprydningen hvor det trænger mest

Følsomme data kan let ophobe sig i medarbejdernes mails. Med et GDPR Risiko-scan fra DataMapper får I en rapport, der viser potentielle GDPR-risici i virksomhedens Outlook-konti.

Den smarte måde til at lave en opgørelse over jeres persondata

Vores DataMapper blev skabt specielt til mindre virksomheder, og er en fantastisk mulighed for at få et overblik over sine data på grund af dens lave omkostninger og opsætning uden kodning. DataMapper er et dataopgørelses-værktøj, der kører via jeres broser. Med kunstig intelligens og maskinlærings-algoritmer identificerer DataMapper personlige data og klassificere filer i 80 forskellige kategorier med op til 98 % nøjagtighed. Det bliver langt lettere og hurtigere at lave en opgørelse over persondata i jeres virksomhed.

Sebastian Allerelli

Grundlægger & COO hos Safe Online
Specialist i Ledelse, Risiko og GDPR

Følg mig på LinkedIn for at få små tips til GDPR her →

GUIDE

Håndtering af følsomme persondata

GUIDE

Sådan findes persondata med Datamapping

GUIDE

Forberedelse til et datatilsyn