Guide til håndtering af følsomme persondata

Hvorfor skal man være opmærksom på hvordan man behandler følsomme persondata?

Hvis I ikke har en ordentlig praksis for håndtering af følsomme persondata, kan det føre til alvorlige konsekvenser. Disse inkluderer datalækager, identitetstyveri, negativ omtale og økonomisk skade, samt en potentiel sanktion fra myndighederne. Beskyttelse af personlige oplysninger er en grundlæggende menneskeret, der beskytter den enkelte mod misbrug af deres oplysninger. Ud over de moralske forpligtelser til at behandle følsomme persondata ansvarligt, er der mange kommercielle og økonomiske motiver til at beskytte personlige oplysninger, da de ofte hører under virksomhedernes mest værdifulde aktiver.

 

Grundprincipper for håndtering af følsomme persondata

Alle virksomheder er forpligtet til at følge den dataforordning, der er gældende i den pågældende region. For europæiske virksomheder er dette GDPR. I henhold til denne, skal man overholde en række grundlæggende principper for håndtering af personoplysninger. Disse inkluderer:

1. Behandling skal være lovlig, retfærdig og transparent.
2. Personoplysninger skal være relevante og begrænsede til det formål, de blev indsamlet til.
3. Personoplysninger skal være nøjagtige og opdaterede.
4. Personoplysninger skal opbevares sikkert og i overensstemmelse med relevante love og regler.

 

Hvornår behandler I persondata

Behandling af persondata kan ske i mange forskellige sammenhænge, f.eks. i forbindelse med ansættelse, administration, markedsføring, HR-arbejde, forskning og statistik etc. Grundlæggende behandler I personoplysninger, når I:

• Indsamler persondata
• Opbevarer persondata
• Anvender persondata
• Overfører persondata
• Sletter persondata

Dette inkluderer alt fra at indsamle navne og adresser, registrere kreditkortoplysninger eller sundhedsdata, sender elevoplysninger eller sletter medarbejderinformation osv. Det er vigtigt, at være opmærksom på, at I kun må behandle personoplysninger, når I har en lovlig grund til det, og at I overholder de relevante love og regler om beskyttelse af personoplysninger.

 

Hvornår er det ulovligt at behandle persondata?

Det kan være ulovligt at behandle personoplysninger uden en lovlig grund, eller hvis I behandler personoplysninger på en måde, der er i strid med relevante love og regler om beskyttelse af personoplysninger. Det er vigtigt at undersøge og overholde de gældende love og regler i databeskyttelsesforordninger som eksempelvis GDPR.

Straffen for at mishandle personoplysninger i henhold til EU’s Generelle Databeskyttelsesforordning (GDPR) kan være ret alvorlige. Straffe kan omfatte administrative bøder op til 20 millioner euro eller op til 4% af en virksomheds årlige globale omsætning, afhængigt af hvilken af disse beløb, der er højest.

Desuden kan organisationer også stå over for juridiske konsekvenser, hvis de ikke overholder GDPR’s regler for behandling af personoplysninger. Dette kan omfatte civilretlige søgsmål fra de berørte personer og negative omdømmemæssige konsekvenser, der kan påvirke virksomhedens reputation og kundetilfredshed.

Håndtering af følsom persondata

Det er afgørende at have en systematisk tilgang til behandling af personoplysninger, herunder at have klare procedurer for indsamling, opbevaring, anvendelse, overførsel og sletning af personlige oplysninger. Det er også vigtigt at have en krisehåndteringsplan for at håndtere datalækager eller andre sikkerhedsbrud, der involverer følsomme personoplysninger.

Her er en oversigt over trin, I kan følge for at håndtering af følsomme persondata på en sikker måde:

1. Identificer de følsomme oplysninger, I vil beskytte, fx navn, adresse, CPR-nummer, race, politisk tilhørsforhold, etc.
2. Beslut, hvem der har brug for adgang til oplysningerne og hvordan de skal bruges.
3. Vælg en sikker opbevaringsmetode for oplysningerne, fx kryptering eller fysiske sikkerhedsforanstaltninger.
4. Opbevar kun de oplysninger, I har brug for, og slett dem, når de ikke længere er nødvendige.
5. Sørg for, at alle medarbejdere, der har adgang til oplysningerne, er bevidste om deres ansvar for at beskytte dem.
6. Overvåg og log adgangen til oplysningerne, så I kan spore eventuelle uautoriserede adgange.
7. Giv de registrerede personer adgang til deres oplysninger og mulighed for at gøre indsigelse mod deres brug.
8. Overhold relevante love og regler om beskyttelse af personoplysninger, fx GDPR i EU.
9. Test og opdatere jævnligt jeres sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at de er opdaterede og effektive.

Husk, at håndtering af følsomme persondata er en kontinuerlig proces, og I skal løbende evaluere og forbedre jeres praksis for at sikre oplysningernes sikkerhed.

 

Den smarte måde at håndtere følsomme persondata

Håndtering af følsomme persondata en vigtig opgave, der kræver meget tid og ressourcer. Ved at følge de ovenstående principper for at håndtere persondata kan I beskytte de personlige oplysninger, I har ansvaret for.

Hos Safe Online udvikler vi værktøjer, der gør det nemmere for små og mellemstore virksomheder at behandle personoplysninger på en ansvarlig måde. Værktøjerne kan hjælpe jer i tre centrale situationer, når I behandler persondata: