Det korte svar: Der findes ikke én løsning, der passer til alle. Den bedste GDPR-løsning afhænger af jeres virksomhed – dens størrelse, datamængde, arbejdsgange og ressourcer. Nogle virksomheder har brug for et komplet compliance-setup – andre har primært brug for hjælp til at finde og håndtere følsomme oplysninger. Det vigtigste er at vælge en løsning, der giver overblik, reducerer manuelle opgaver og understøtter jeres arbejde med GDPR.
Den bedste GDPR-løsning
En effektiv GDPR-løsning skal være skræddersyet til virksomhedens størrelse, kompleksitet og behov i forhold til at håndtere GDPR. Der findes nemlig mange typer GDPR-software, der kan afhjælpe specifikke dele af GDPR.
Formålet med denne blog er at vejlede i, hvordan I vælger den GDPR-løsning, der passer til jer. Dette gøres ved at oplyse om, hvad en GDPR-løsning er, hvilke typer løsninger der er, samt hvilke muligheder der er på markedet.
Det siger GDPR
GDPR, der har til formål at beskytte borgeres persondata og privatliv, omfatter en række krav, som virksomheder skal overholde ved indsamling, behandling og opbevaring af følsomme oplysninger. Håndtering af følsomme oplysninger i henhold til GDPR udgør en betydelig udfordring for virksomheder. Reglerne er ikke alene komplekse, men også omfattende og konstant i forandring. For at sikre en korrekt håndtering af følsomme oplysninger er det nødvendigt at have kontrol over alle de situationer, hvor en virksomhed skal håndtere sådanne data. Dette indebærer, når man:
- infomerer om data (GDPR-artikel 15)
- retter data (16)
- sletter data (17)
- begrænser data (18)
- underretter om data (19)
- udleverer data (20)
- dokumenterer data (30)
Vil du have hjælp til at behandle persondata?
I vores nyhedsbrev du får tips og tricks til hvordan du lettere kan håndtere GDPR fra vores grundlægger Sebastian Allerelli.
Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, får du samtidig en gratis licens for én bruger til ShareSimple, som giver dig en e-mail i Outlook. Dette særlige tilbud er kun for nye kunder, med en grænse på én licens pr. virksomhed.
Hvad er en GDPR-løsning?
En GDPR-løsning refererer til en platform eller specifikke værktøjer fra en platform, som er designet til at hjælpe en virksomhed med at opfylde kravene i GDPR. En GDPR-løsning kan altså være omfattende og dække alle aspekter af GDPR, eller også referere til udvalgte værktøjer eller moduler, der er designet til at imødekomme specifikke dele af GDPR. Fokuspunktet for GDPR-løsningen vil være én eller flere af de førnævnte situationer en virksomhed behandler personoplysninger.
GDPR-værktøjer kan omfatte følgende funktioner:
- Finde følsomme data: Et Data Discovery-værktøj identificerer af alle persondata, som en virksomhed indsamler, opbevarer og behandler.
- Administrere samtykker: Et samtykkeværktøj opnår, registrerer og administrerer samtykker fra individer.
- Håndtere dataanmodninger: En DSR-portal gør jer i stand til at modtage, verificere og reagere på anmodninger fra individer vedrørende deres persondata.
- Lave DPIA-vurderinger: Støtte til at udføre vurderinger af databeskyttelseskonsekvenser (DPIA) i forhold til specifikke databehandlingsaktiviteter.
- Administrere privatlivspolitik: Værktøjer til at oprette og vedligeholde klare og gennemsigtige privatlivspolitikker.
- Reagere på databrud: Funktioner til at opdage, rapportere og dokumentere databrud i overensstemmelse med GDPR-krav.
- Sende og modtage følsomme data: Støtte til overholdelse af reglerne for overførsel af data til lande uden for EU/EØS.
- Dokumentere compliance: Mulighed for at generere rapporter og dokumentation til revision og rapportering til myndighederne.
- Uddanne medarbejdere i GDPR: Træningsværktøjer og bevidsthedsprogrammer for at minimere fejl forårsaget af medarbejdere.
En virksomhed kan vælge at implementere specifikke værktøjer fra en GDPR-løsning baseret på sine behov. For eksempel kan man vælge et værktøj, der primært fokuserer på samtykkeadministration eller databrudshåndtering, afhængigt af organisationens prioriteter.
FAQ om GDPR-løsninger
1. Hvad er en GDPR-løsning?
En GDPR-løsning er et digitalt værktøj, der hjælper virksomheder med at overholde reglerne om databeskyttelse gennem automatisering og strukturering af vigtige processer.
2. Hvad skal vi kigge efter i en løsning?
Brugervenlighed, skalerbarhed, dokumentation, datasikkerhed og mulighed for integration med jeres eksisterende systemer.
3. Skal vi bruge én samlet platform – eller flere specialiserede værktøjer?
Det kommer an på jeres behov. En samlet platform giver overblik, mens specialiserede værktøjer kan være mere målrettede og fleksible.
4. Er det dyrt at komme i gang?
Ikke nødvendigvis. Mange løsninger tilbyder skalerbare prismodeller, så I kun betaler for det, I har brug for – og kan vokse med behovet.
Hvilke GDPR-løsninger er der?
Der findes mange forskellige GDPR-løsninger på markedet. Visse leverandørers GDPR-løsning udgør en helt platform, mens andre blot er enkelte værktøjer. I Danmark er nogle af de mest almindelige GDPR-løsninger:
- OneTrust
- TrustArc
- SAP Privacy Governance
- IBM Security Guardium
- Data&More
- Microsoft Compliance Manager
- Sixtus Compliance
- Adoxa
- Phinder
Herudover er der selvfølgelig os fra Safe Online.
Om vores GDPR-løsninger
Hos Safe Online har vi udviklet tre GDPR-værktøjer, der hver især løser en central opgave i arbejdet med persondata. Løsningerne er skabt med små og mellemstore virksomheder i tankerne og hjælper med at håndtere de vigtigste opgaver omkring persondata: at finde, dele og besvare anmodninger om personoplysninger. Løsningerne er intuitiv og kræver ingen teknisk erfaring, så alle i virksomheden kan bruge den. Den bliver løbende opdateret i takt med nye krav og standarder, og det tager kun få minutter at komme i gang. Samtidig er værktøjerne designet til at være prisvenlig og tilgængelig – også for mindre virksomheder. Vi har 3 løsninger:
DataMapper - find jeres følsomme persondata
ShareSimple - send og modtag data sikkert i Outlook
RequestManager - håndter dataforespørgsler effektivt
Læs mere
Sebastian Allerelli
Grundlægger & COO hos Safe Online
Sebastian er medstifter og COO i Safe Online, hvor han fokuserer på at automatisere processer og udvikle innovative løsninger inden for databeskyttelse og compliance. Med en baggrund fra Copenhagen Business Academy og erfaring inden for identitets- og adgangsstyring har han en skarp forståelse for GDPR og datasikkerhed. Som forfatter på Safe Online's Videnshub deler Sebastian sin ekspertise gennem praktiske råd og dybdegående analyser, der hjælper virksomheder med at navigere i det komplekse GDPR-landskab. Hans indlæg kombinerer teknisk indsigt med forretningsforståelse og giver konkrete løsninger til effektiv compliance.
