“Nu kan I scanne jeres data på lokale og cloudbaserede systemer for følsomme oplysninger på få minutter. DataMapper er et Sensitive Data Discovery-værktøj, der scanner jeres data for at finde de dokumenter, mails og billeder, som indeholder ord og termer relateret til GDPR. DataMapper er lavet til virksomheder, der har mistet overblikket over sine data med følsomt indhold i Outlook, på harddiske, cloud etc., og som mangler tiden til at gå det hele igennem.
DataMapper er en cloudbaseret SaaS (Software as a Service), der bruger AI (Artificial Intelligence) og ML-algoritmer (Machine Learning) til at finde tal og ord, der kategoriseres som følsomme på tværs af virksomhedens medarbejdere og datasystemer. DataMapper klassificerer automatisk filer i 80 forskellige kategorier med op til 98% nøjagtighed.
Efter et scan bliver I præsenteret for et samlet overblik over de filer, der er i risiko for at indeholde følsomme oplysninger. Administrator kan se, hvor de uhensigtsmæssige arbejdsgange er, så I kan forbedre måden I håndterer filer med følsomme oplysninger. DataMapper kan bruges af alle jeres medarbejdere eller en administrator, der alene kan scanne virksomhedens data.”
Sebastian Allerelli
Founder & COO
Funktioner
Scanner
Kig dokumenter, mails og billeder igennem efter numre og ord, der betegnes som følsomme.
Dashboard
Et dashboard med den vigtigste statistik giver et komplet overblik over filerne.
Risikovurdering
Filer inddeles i høj, middel eller ingen risiko for at indeholde følsomme oplysninger.
Kategorisering
Filer kategoriseres efter alder, lokation, dokumenttype, personoplysninger, følsomme termer, risikonumre og relationer.
Filtre
Filtrer filer efter deres navn, alder, placering osv. for at få et overblik over dine filer og gøre oprydningen lettere.
Indsigt
For hver fil kan man se filplaceringen, hvem der har oprettet filen, hvem der har adgang til filen m.m.
Forhåndsvisning
Åben en forhåndsvisning af dokumentet og se hvor følsomme termer optræder i teksten eller på billedet.
Filhåndtering
Efter et scan kan man let bestemme, hvad der skal ske med filerne; åben, flyt eller slet filen direkte i DataMapper.
Automatiseringer
Opsæt sletteregler, filflytning, notifikationsmails og andre automatiseringer gennem integration til Logic Apps.
Administration
Admin kan se resultaterne for hele virksomheden, hvilke medarbejdere der har scannet, hvilke processer der genererer risiko osv.
Søgetermer
Lav den GDPR-søgemaskine, som passer jeres virksomhed ved at tilføje nye følsomme termer. Eller udelad dem, der er irrelevante for jer.
Dokumentation
Med et Power BI-værktøj kan man få avancerede rapporter for organisationens håndtering af følsomme data. Brug dem som dokumentation til Datatilsynet.
Notifikationer
Få hjælp til at rydde op med notifikationsmails hver 14. dag om ændringer af data med følsomme oplysninger.
Autoscan
Med autoscan kan data i Outlook blive scannet kontinuerligt, så man ikke behøver afvente et scan.
Sprog
DataMapper genkender følsomme ord og tal på dansk, engelsk og svensk. Flere sprog kommer snart.
Onboarding
Kom i gang på få minutter
Mange større Data Discovery-værktøjer på markedet kræver kodning. Det gør dem dyre at installere og vedligeholde. Med DataMapper kan I begynde på få minutter, uden at skulle skrive en enkelt linje kode. Vores Customer Success Manager Caroline tager jer igennem hele onboardingen og slipper ikke jeres hånd, før I er selvkørende. Har I spørgsmål efterfølgende, sidder vi klar til yde support på telefon, chat eller mail. Skal I have hjælp til større projekter, tilbyder vi et klippekort.
Integrationer
Lavet til jer
DataMapper tilbyder tre typer connectors, der giver dig mulighed for at oprette automatiseringer med:
- Native Connectors – Disse integrationer er integreret ved hjælp af DataMapper’s Service Integration Engine og inkluderer i øjeblikket Microsoft OneDrive, Microsoft Outlook, Microsoft SharePoint, Google Drive, Google Mail, Azure Blob Storage, lokale drev og netværksdrev (Windows Fileshare).
- Logic Apps – DataMapper integrerer med Logic Apps, der giver adgang til over 1.000 integrationer. Se den fulde liste her.
- Custom Connector – Logic Apps muliggør integration af enhvert RESTful API, hvilket giver fleksibilitet for kunder med specifikke integrationskrav.
Søgning
Find følsomme ord og numre
DataMapper scanner efter ord og numre, der ifølge bl.a. GDPR og Persondataloven, hører ind under kategorien følsom. Dette inkluderer:
- Personhenførbart data/PII (ex. navn, fødselsdato eller CPR-nr)
- Følsomme personoplysninger (ex. fagforening, helbred eller seksuel orientering)
- Forretningskritiske begreber (ex. kontrakt, budget eller IP-dokument)
Listen bliver hele tiden udvidet med nye termer. Herudover har I muligheden for at tilføje eller udelade ord og numre fra et scan, så DataMapper kan finde præcist de termer, der er følsomme for jer.
Filtyper
Søg i dokumenter, billeder og mails
Find følsomme oplysninger i disse fil-typer:
- Dokumenter (txt, rtf, pdf, doc, docx, gdoc, odt, pptx, ppt, xls, xlsx, gsheet, html, htm)
- Billeder (jpg, jpeg, png, heic)
- Mails (msg, txt)
Overblik
Alle dine følsomme data på en liste
Efter et scan får I alle filer med følsomt indhold præsenteret i en liste. Den enkelte bruger får et overblik over sine følsomme data, mens admin får et fuldstændigt overblik over hele virksomhedens følsomme data. I kan hurtigt identificere de områder og processer, I skal fokusere på.
Handling
Slet, flyt eller godkend
Med få klik kan man både slette, flytte eller godkende filer med følsomt indhold og få ryddet op. DataMapper gør det nemt at følge egen privatlivspolitik og regler for databehandling. Afvigelser fra virksomhedens datapolitik registreres automatisk, og medfører påmindelser til brugeren om at rydde op i henhold til virksomhedens interne retningslinjer og gældende datalovgivning.
Kontrol
Du styrer slagets gang
Som administrator styrer du DataMapper på vegne af din virksomhed. Du kan invitere nye brugere, og har rettigheder til at tilpasse oprydningen for dine medarbejdere. Du får nøglestatistik for både hele virksomhedens og den enkelte medarbejders behandling af følsomme data. Som admin får du overblikket over, hvilke processer der genererer risiko.
Automatiseringer
Ryd op i stor skala
Administrator har mulighed for at lave automatiseringer og få datahåndtering klaret langt hurtigere. Opsæt fx regler som:
- Slet alle filer med CPR-nr der er over 5 år gamle
- Godkend alle word-filer der indeholder ordet ”corona”
- Flyt alle CV’er til en særlig mappe
Bemærk: gælder kun for Private Tenant-brugere.
Business Intelligence
Få det fulde overblik med Power BI
Med Power BI-integration kan I opnå en dybere indsigt i virksomhedens datahåndtering og identificere risikoområder.
- Rapporter: Se detaljerede nøgletal og skab jeres egne skræddersyede rapporter.
- Visualisering: Brug interaktive visualiseringer til at præsentere data og få overblik.
- Integration: Power BI fungerer gnidningsfrit med Excel og andre Microsoft-produkter, så I kan eksportere data til jeres eksisterende systemer.
- Beslutninger: Interaktive rapporter og præcise data giver jer bedre mulighed for at træffe beslutninger på baggrund af jeres data.
Dokumentation
Demonstrér jeres compliance
Administrator har adgang til nøglestatisik over virksomhedens databehandling. Dette letter både udarbejdelse af rapporter til intern revision eller demonstration af compliance over for eksempelvis Datatilsynet.
Tillid
Gør GDPR til en fordel
Når I har gjort jer stort umage for at beskytte følsomme oplysninger, bør I fortælle det til omverden. I Safe Online har vi lavet et DataMapper Digital Trust Badge, som viser, at folk kan være rolige ved at betro jer deres følsomme oplysninger. Mærket betyder, at I går op i at beskytte følsomme data. Brug mærket på mail-signatur, hjemmeside osv.
IT-sikkerhed
Jeres data er kun for jer
DataMapper krypterer jeres data for at sikre, at filer kun er tilgængelige for jer. Der bliver ikke foretaget nogle ændringer i jeres lokale mappestrukturer, hvor filer er gemt. DataMappers sikkerhed afspejler bedste praksis og anbefalinger inden for datasikkerhed.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan kan DataMapper hjælpe dig med at overholde reglerne? Hvad skal du gøre med højrisikodokumenter, du finder? Få svar på ofte stillede spørgsmål.
Hvad er DataMapper?
DataMapper er et Data Discovery-værktøj, der finder følsomme data spredt ud over virksomhedens datasystemer.
Hvorfor skal man have styr på virksomhedens data med følsomme oplysninger?
Følsomme data skal beskyttes i henhold til internationale dataregulativer såsom GDPR, CCPA og PIPL.
Hvordan kan DataMapper hjælpe mig med at overholde GDPR?
DataMapper kan hjælpe en virksomhed med at overholde GDPR ved at:
Finde følsomme data
Klassificer data efter deres risiko-niveau
Slette/flytte følsomme data, virksomheden ikke burde have
Opdage sikkerhedshuller i virksomhedens behandling af følsomme data
Overvåge virksomhedens risiko-niveau løbende
Automatisere behandlingen af følsomme data
Dokumentere beskyttelse af følsomme data
Er DataMapper cloudbaseret eller on-premise?
DataMapper er cloudbaseret.
Hvem er DataMapper til?
DataMapper er lavet til virksomheder, der håndterer følsomme data.
Hvordan søger DataMapper efter følsomme data?
DataMapper anvender en kombination af avancerede AI- og maskinlæringsalgoritmer til at scanne. Ved at bruge disse søgemetoder finder DataMapper følsomme data med meget høj præcision.
Hvad søger DataMapper efter?
DataMapper scanner efter tal og tekst, der er defineret af bl.a. EU-kommisionen og Persondataloven som værende følsomme. Listen bliver kontinuerligt udvidet med nye ord og numre. Man har desuden muligheden for at tilføje eller udelade ord og numre fra DataMapper. På den måde finder DataMapper præcist de termer, der er følsomme for jer.
Hvilke slags filer kan jeg scanne?
DataMapper understøtter følgende filer:
Dokumenter:
txt, rtf, pdf, doc, docx, gdoc, odt
Email-typer:
msg, txt (e-mail brødtekst)
Præsentationer:
pptx, ppt
Regneark:
xls, xlsx, gsheet
Hypertekst:
html, htm
Billeder:
jpg, jpeg, png, heic
DataMapper understøtter filer mindre end 30 MB.
Hvad kan vi forvente at finde?
Man kan ikke sige på forhånd, hvad DataMapper kommer til at finde. Men fra scanninger kan vi se, at op mod 7% af alle dokumenter, mails og billeder følsomme oplysninger.
Hvad skal jeg gøre med filer med følsomme oplysninger?
Man bør først få styr på hvor filerne med de følsomme oplysninger ligger henne, og hvem der har adgang til filerne. Dette vil hjælpe jer med at beslutte, om I skal begrænse adgangen til filerne, slette data eller andet. Alt dette kan DataMapper hjælpe jer med.
Skal jeg slette filer med følsomme oplysninger?
Ikke nødvendigvis.
GDPR gør jer ansvarlig for at beskytte de data med følsomme oplysninger, der deles med jer. Jeres virksomhed er sandsynligvis nødt til at gemme visse oplysninger – oplysninger om eksempelvis medarbejdere og kunder – for at fungere normalt.
Det er dog normalt, at virksomheder råder over følsomme data, som de ikke længere bør have. Hvor længe I opbevarer data afhænger af de dataregler der gælder for jeres virksomheder.
Hvis I opbevarer følsomme data for længe,
Hvorfor beder DataMapper mig om at tilføje navne på medarbejdere og kunder?
Følsomme data er i sig selv ikke følsomme oplysninger. Det sker først, når de sættes i relation til en person. Ved at tilføje navne sættes data i relation. Dette gør DataMapper i stand til at kategorisere hvorvidt følsomme data er en følsom oplysning.
Hvis man ikke indtaster nogen navne, kan DataMapper stadig finde højrisikodokumenter ved at søge efter følsomme nøgleord i jeres systemer. For eksempel søgeord relateret til medicinske tilstande og personlig historie. Men I får et mere komplet resultat ved at indtaste navne på eksempelvis medarbejdere og kunder.
Hvor mange brugere skal jeg tilføje?
Administrator kan invitere alle medarbejdere, der har en virksomheds-mail til at bruge DataMapper.
Er DataMapper svært at installere?
Nej.
Med DataMapper kan I komme i gang på egen hånd på bare få minutter. Hvis I har spørgsmål undervejs eller efter implementering, står vores kundesupport-team altid klar til at hjælpe.
Hvilke systemer integrerer DataMapper til?
DataMapper tilbyder tre typer connectors til automatisering:
- Native Connectors i form at integration til Microsoft OneDrive, Microsoft Outlook, Microsoft SharePoint, Google Drive, Google Mail, Azure Blob Storage, lokale drev og netværksdrev (Windows Fileshare).
- Logic Apps integrationer, der giver adgang til over 1.000 apps via Logic Apps.
- Custom Connector, som giver mulighed for at integrere enhver RESTful API, hvilket tilbyder fleksibilitet til skræddersyede integrationsbehov.
Hvad er sikkerheden bag DataMapper?
DataMapper behandler alle personlige oplysninger som fortrolige, inklusive grundlæggende detaljer såsom navne og e-mailadresser. Systemet er lavet til at overholde de højeste standarder for datasikkerhed. Læs mere om sikkerheden i DataMapper her.
Hvad er Autoscan?
Autoscan er en funktion, som lader mapper i Outlook bliver scannet automatisk. Dette gør, at folderne altid er færdigscannet. For at aktivere Autoscan skal man gå til fanen Datalocations og genautorisere samt scanne sine Outlook-mapper. Fanen med Risk Documents samt éns Dashboard vil nu blive opdateret hver aften, så de viser alle nye følsomme data fundet i dagens e-mails, samt de fremskridt, man har gjort med at rydde op i éns indbakker.
Hvor kan jeg få DataMapper?
For at komme i gang med DataMapper, kan I købe et GDPR Risiko-scan eller et abonnement på Azure Marketplace. Hvis I vil have en online demo af DataMapper, eller hvis I har spørgsmål, bedes I udfylde vores kontaktformular her.
Hvad koster DataMapper?
DataMapper er markedets mest prisvenlige data discovery-værktøj for følsomme data grundet dens enkelthed. Prisen på DataMapper afhænger af hvilke integrationer, antal brugere mm. I har behov for.
DataMapper er en del af PrivacyHub
DataMapper er en del af SaaS-platformen PrivacyHub. Platformen er skabt til at håndtere alle de situationer, hvor en virksomhed behandler følsomme oplysninger. Mens DataMapper bruges til at lokalisere følsomme data, er det med RequestManager muligt at behandle data-forespørgsler. For at dele (eller modtage) følsomme data sikkert bruges ShareSimple. Med PrivacyHub får en virksomhed mulighed for at automatisere processen fra at følsomme data kommer ind i virksomhedens datasystemer, mens de følsomme data er i virksomheden og til de følsomme data forlader virksomheden igen. De tre servicer fungerer for sig, men er designet til at fungere i en symbiose.
Sådan fungerer ShareSimple med DataMapper
Brugere af DataMapper finder typisk et stort antal filer, der indeholder følsomme data i gamle mails og vedhæftede filer. DataMapper kan hjælpe med at rydde op og slette disse filer. Men dét som typisk sker er, at inden længe er der sendt nye mails med vedhæftede filer med følsomme oplysninger, og arbejdet kan således starte forfra.
Ved at bruge ShareSimple sammen med DataMapper kan man helt undgå, at følsomme oplysninger ender i mails. ShareSimple er et tilføjelsesprogram til Microsoft Outlook, som opretter en krypteret forbindelse til at dele følsomme oplysninger på mail. Når man deler følsomme oplysninger via en traditionel email, bliver der skabt to eller flere kopier af disse data, hvilket øger GDPR-risikoen og risikoen for data-brud. Ved at bruge ShareSimple undgår man også dette, da der ikke laves overflødige kopier. Samtidig sørger ShareSimple også for, at følsomme data bliver slettet automatisk.
Sådan fungerer RequestManager med DataMapper
DataMapper giver jer styr på jeres dokumenter, mails og billeder med persondata, men hvad gør I, når I modtager en dataanmodning? Vi ser, at mange virksomheder mangler en proces for at modtage, redigere, slette eller udlevere persondata. Med RequestManager får I ét sted til at håndtere alle typer dataforespørgsler. Når du allerede har DataMapper kan du hurtigere og nemmere fremfinde data på en specifik person der laver dataanmodningen.
Modtag vores nyhedsbrev!
I vores nyhedsbrev du får tips og tricks til hvordan du lettere kan håndtere GDPR fra vores grundlægger Sebastian Allerelli.
Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, får du en gratis licens til ShareSimple, som giver dig en sikker e-mail i Outlook. Dette tilbud er begrænset til én bruger pr. virksomhed.
