Inden I skal migrere til skyen, bør I gøre dette

Skal I migrere til skyen?

Migrering til skyen fra on-premise storage kan reducere administrationsomkostningerne og give jer fleksibiliteten til at udvide eller reducere din lagerkapacitet med et tryk på en knap. Flytningen gør det også nemmere for kollegaer at samarbejde og dele information, uanset om de arbejder på det samme kontor eller eksternt. Men ligesom en husflytning er der nogle tunge løft involveret i processen, og man bør håndtere visse ting med særlig omhu.

4 trin til at flytte op i skyen

At rydde op i privatlivsdata ved migrering til skyen er et kritisk skridt for at sikre compliance og for at beskytte følsomme oplysninger. Her er de vigtigste trin til effektivt at håndtere persondata under overgangen:

Find persondata
Klassificer persondata
Minimer persondata
Kontroller adgang

Ved at følge disse trin kan man beskytte persondata under migreringen til skyen.

1. Find persondata

Først skal I finde ud af, hvad I har af data. Jeres medarbejdere gemmer måske virksomhedsoplysninger på en række forskellige steder online og på deres egne computere.

Et værktøj til data discovery er den enkleste måde at gøre dette på. Inviter alle medarbejdere til at bruge dette værktøj, så al virksomhedsinformation samles og kortlægges.

Et godt data discovery-værktøj giver jer et komplet overblik over alle medarbejdernes filer i et enkelt interface. Med dette overblik kan I opdage følsomme data, herunder filer, som I måske ikke vidste eksisterede.

Modtag vores nyhedsbrev!

I vores nyhedsbrev du får tips og tricks til hvordan du lettere kan håndtere GDPR fra vores grundlægger Sebastian Allerelli.

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, får du samtidig en gratis licens for én bruger til ShareSimple, som giver dig en e-mail i Outlook. Dette særlige tilbud er kun for nye kunder, med en grænse på én licens pr. virksomhed.

2. Klassificer persondata

Nu hvor I har fjernet overflødige data, kan I vende jeres opmærksomhed mod oplysninger, som fortsat vil være et aktiv for jeres virksomhed.

Før I flytter disse værdifulde data til deres nye hjem, skal I sørge for, at de er sorteret og korrekt mærket. Men det er en enorm opgave at organisere dokumenter manuelt, som er spredt ud over postkasser, servere, lokale drev, cloud-lagring og USB’er, og det er forbundet med en betydelig risiko for menneskelige fejl.

Gør brug af et data discovery-værktøj til at organisere jeres dokumenter baseret på indhold og kontekst og fortæller jer om hvert enkelt fils risikoniveau. Se på, hvad I har, og beslut jer så:

Hvor mange følsomme data vil blive flyttet?
Hvilke kontroller bør der blive indført for at forhindre data-lækager?
Hvilke data kræver særlig koordinering for at blive migreret?
Hvilke af jeres data skal migreres først?

3. Minimer persondata

Derefter skal I identificere data, der kan udelukkes fra migreringsområdet, arkiveres eller slettes. Analytikere har fundet ud af, at mindst 30 procent af de samlede ustrukturerede data, som organisationer lagrer, er overflødige, forældede eller trivielle (ROT).

Alle de unødvendige data koster penge at opbevare og beskytte, sænker jeres behandlingshastighed og kan udsætte jer for en større risiko for datalækager og overtrædelser af reglerne om beskyttelse af personlige oplysninger. Hvis I overgår til cloud storage, er det nu, I skal identificere og fjerne alle de filer, I ikke har brug for.

Dette omfatter:

Duplikatfiler, gemt på flere steder
Filer, der ikke er blevet brugt i lang tid, og som der sandsynligvis ikke vil blive brug for igen
Filer, der ikke er relevante og ikke har nogen forretningsmæssig eller juridisk værdi.

Vil I have GDPR-ryddet op i jeres mails?

Med et GDPR Risiko-scan af DataMapper kan I få scannet alle Outlook-konti i jeres virksomhed. I vil få nøglestatistik om alle (nuværende og tidligere) medarbejderes mails – herunder oplysninger om hvilke mails, medarbejdere og processer, der genererer GDPR-risiko.

Læs mere

4. Kontroller adgang

Følsomme data kræver særlig omhu. Inden I flytter dataene, skal I tildele en dataejer for hvert sæt kritiske data. Dataejeren kan træffe beslutninger om, hvem der har ret til at få adgang til og redigere data, og hvordan de bruges.

Mangler I hjælp til at flytte op i skyen?

I den indviklede proces det er at migrere til skyen, kan oprydning af persondata udgøre en bekymring. Da data er afgørende i en moderne virksomhed, er beskyttelse af de personoplysninger, I er i besiddelse af, ikke kun en prioritet, men en strategisk nødvendighed.

Har I brug for hjælp, når I skal op i skyen? Hos Safe Online har vi udviklet Data Discovery-værktøjet ved navn DataMapper til at opdage og kortlægge en virksomheds data ved at bruge kunstig intelligens.