Hvordan finder man følsomme persondata?

Det korte svar: Der er flere måder at finde følsomme persondata i jeres systemer – både manuelt og ved hjælp af digitale værktøjer. Den manuelle tilgang kan være overskuelig ved mindre datamængder, men kræver tid og systematik. Digitale værktøjer kan hjælpe med at automatisere processen og give et hurtigere overblik, især når mængden af data er stor.

Det er vigtigt for virksomheder at identificere og lokalisere filer med følsomme oplysninger – og her er hvorfor:

1. Overholdelse af lovgivning: Love som GDPR i EU kræver, at virksomheder beskytter persondata. Uden et klart overblik risikerer I at bryde reglerne, hvilket kan føre til bøder og retlige konsekvenser.
2. Kundetillid: Læk af følsomme oplysninger kan skade jeres omdømme og kundernes tillid. Hvis I ikke ved, hvor dataene er, kan I heller ikke beskytte dem mod angreb eller tab.
3. Bedre datastyring: At finde og organisere følsomme data giver jer styr på, hvilke oplysninger I har, hvor de opbevares, og hvem der har adgang. Det er også afgørende for hurtigt at kunne reagere, hvis der skulle opstå et databrud eller cyberangreb.

At finde og beskytte følsomme data er derfor ikke bare en god idé – det er en nødvendighed for at sikre ansvarlig og sikker håndtering.

At rydde op i følsomme personoplysninger er ikke bare et spørgsmål om at slette tilfældige filer. Det kræver, at man først forstår, hvor data gemmer sig – og hvad man overhovedet leder efter. I mange virksomheder ligger data spredt på tværs af lokale computere, netværksdrev, e-mails, cloudmapper og onlineplatforme. Medarbejdere gemmer og deler information forskelligt, og det kan være svært at danne sig et fuldt overblik.

Derudover er det nødvendigt at definere, hvad der tæller som følsomme oplysninger i netop jeres kontekst. GDPR’s definitioner spænder bredt – helbredsdata, fagforeningsforhold, politiske overbevisninger og etnicitet er bare nogle af de typer, der kræver særlig opmærksomhed. Uden en klar forståelse af, hvad man leder efter, risikerer man at bruge tid de forkerte steder – eller overse noget kritisk.

Disse overvejelser er vigtige inden I beslutter jer for hvordan I vælger at rydde op. Oprydningsmetoden skal nemlig passer til både jeres datamængde, IT og ressourcer. Manuelt arbejde kan give mening i små virksomheder med få systemer. Men i større virksomheder, eller hvor data er spredt, vil man ofte have brug for værktøjer, der kan automatisere dele af processen. Uanset metode kræver en effektiv oprydning både overblik, plan og ansvar.

Når I skal finde jeres filer, mails og billeder med personlige oplysninger, bør I starte at vælge jeres metode til at finde følsomme persondata Det er afgørende, at I vælger den rigtige metode til at finde persondata. I skal nemlig være sikre på, at I identificerer hvert id-nummer, kreditkortnummer, medicinsk tilstand, politisk holdning osv., der har fundet vej til jeres datasystemer. Og oprydningen skal stadig gøres inden for en realistisk tidsramme.

Der er grundlæggende tre metoder til at finde jeres følsomme personoplysninger:

• Gør-det-selv: Udpeg en eller flere medarbejder fra jeres virksomhed til at finde filerne. Denne mulighed er dyr, fordi den er så tidskrævende. Den indebærer også en stor risiko for menneskelig fejl. Og processen kan udsætte jeres data for risici, hvis det ikke udføres korrekt. Der er mange udfordringer ved at rydde op manuelt. Hvis I vælger at gøre det selv alligevel, har jeg lavet en guide til at rydde op i følsomme data her.
• Betal en konsulent: At hyre en datakonsulent eller bureau til at finde jeres følsomme filer er en mulighed, men denne metode koster kassen.
• Brug et smart-værktøj: Et smart Data Discovery-værktøj til automatisk at finde følsomme persondata i jeres systemer er en nem og omkostningseffektiv måde at få ryddet op i jeres filer med følsomme oplysninger.

I stedet for at bruge timevis hver måned på at finde jeres data, som indeholder personoplysninger, kan I med et digitalt værktøj løse opgaven langt hurtigere og mere præcist. I Safe Online har vi udviklet DataMapper, som er et browserbaseret Data Discovery-værktøj, der bruger kunstig intelligens til at finde filer, mails og billeder, der indeholder persondata på tværs af virksomhedens datasystemer.

• Datatilsynet: Vejledning om behandlingssikkerhed

• Digitaliseringsstyrelsen: Informationssikkerhed i praksis