Det korte svar: En GDPR-scanner er et IT-værktøj, der automatisk gennemgår datasystemer for at finde persondata – eller andre typer af følsomme oplysninger. Værktøjet hjælper en virksomhed med at få overblikket over, hvor personoplysninger ligger, hvordan de behandles, og hvor der er behov for oprydning.
Find og håndter GDPR-risici
Det kan være en tung og ressourcekrævende opgave at overholde GDPR. Heldigvis kan GDPR-software afhjælpe nogle af de mest manuelle og tidskrævende opgaver ved at håndtere persondata. Sådan et værktøj er en GDPR-scanner. En GDPR-scanner er et IT-værktøj, der er designet til at få styr på jeres GDPR-data gennem kortlægning af jeres data.
I denne artikel vil jeg gå i dybden med hvad en GDPR-scanner er, og hvordan den kan hjælpe jer.
Hvad er en GDPR-scanner?
Dette kan en GDPR hjælpe jer med
En GDPR-scanner kan først og fremmest kortlægge, hvad I har af data, herunder følsomme data. At få et overblik over hvad I har af data, giver jer et fundament for at komme igang med at få styr på GDPR. Her er et overblik over de forskellige funktioner, en GDPR-scanner kan løse for jer:
Data Discovery
Scan jeres virksomheds datasystemer for at finde de personlige data I råder over. Det er et krav i GDPR, at I registrerer de personlige data, I opbevarer. De fleste virksomheder kæmper med at finde filer, mails og billeder personlige data, der er spredt rundt i forskellige datasystemer, men en GDPR-scanner kan gøre det med få klik.
Klassificering af data
En GDPR-scanner kan kategorisere personlige data efter type, alder, placering, adgang og meget mere. Derefter er det nemt at vurdere, om forskellige typer data får den rette beskyttelse. Det giver jer også mulighed for at tjekke, om jeres adgangskontrol og datalagringspolitikker fungerer.
Data mapping
GDPR-scannere kan skabe et visuelt kort eller en oversigt over, hvor personlige data er gemt i jeres datasystemer. Det hjælper jer med at forstå datastrømmene og blotlægning af de GDPR-risici, der er forbundet med jeres arbejdsprocesser.
Håndtering af samtykke
Nogle GDPR-scannere kan hjælpe med at administrere samtykker for databehandling. De kan f.eks. hjælpe organisationer med at sikre, at de har indhentet korrekt samtykke i forbindelse med databehandling.
Data Protection Impact Assessments (DPIAs)
Derudover kan GDPR-scannere understøtte oprettelsen og administrationen af DPIA’er, som er vurderinger af den potentielle indvirkning af databehandlingsaktiviteter på enkeltpersoners ret til privatliv.
Kontrol af sikkerhed og compliance
Ofte omfatter GDPR-scannere tjek af IT-sikkerhed og compliance for at sikre, at persondata er tilstrækkeligt beskyttet. De kan identificere sårbarheder og anbefale løsninger.
Rapportering og dokumentation
GDPR-scannere kan skabe fundamentet for rapporter og dokumentation af jeres compliance-indsats. I tilfælde af, at I bliver revideret, hjælper denne dokumentation over for Datatilsynet.
Overvågning og alarmering
GDPR-scannere kan give løbende overvågning og advarselsmekanismer af persondata. De kan f.eks. minde jer om at tjekke data, opdage ændringer i jeres datasystemer og reagere på potentielle brud på datasikkerheden eller overtrædelser af GDPR.
De bedste GDPR-scannere kombinerer selvfølgelig flere af ovenstående funktioner. En GDPR-scanner kan spare jer for værdifuld tid ved at automatisere frustrerende og tidskrævende opgaver i forbindelse med datahåndtering.
FAQ om GDPR-scannere
1. Hvilke data kan en GDPR-scanner finde?
Typisk alt fra navne og adresser til følsomme oplysninger som helbredsdata, fagforeningsforhold og CPR-numre – afhængigt af scannerens søgealgoritme og træning.
2. Er det sikkert at bruge en GDPR-scanner?
Ja – seriøse løsninger arbejder lokalt eller via sikre forbindelser, og data forlader ikke organisationen uden samtykke.
3. Kan vi bruge en scanner uden teknisk erfaring?
De fleste moderne scannere er brugervenlige og kræver ikke teknisk viden – men det kan være en fordel med IT-support til opsætning.
4. Hvad koster det at bruge en GDPR-scanner?
Prisen varierer afhængigt af løsning, datamængde og funktioner – nogle tilbyder gratis scanninger eller demoer.
Et stærkt fundament for compliance
Da GDPR er en så omfattende en forordning, kræver den rigtig mange ressourcer at overholde. Ifølge GDPR skal I eksempelvis:
- Sætte jer ind i GDPR-reglerne
- Opsætte IT-sikkerhed for jeres personoplysninger
- Lave en politik for personoplysninger
- Organisere jeres personoplysninger
- Kunne udlevere personoplysninger ved forespørgsler
- Sørge for GDPR-dokumentation
På grund af deres tidsbesparende potentiale kan GDPR-scannere nemt blive den mest værdifulde genstand i jeres compliance-værktøjskasse.
Vil du have hjælp til at behandle persondata?
I vores nyhedsbrev du får tips og tricks til hvordan du lettere kan håndtere GDPR fra vores grundlægger Sebastian Allerelli.
Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, får du samtidig en gratis licens for én bruger til ShareSimple, som giver dig en e-mail i Outlook. Dette særlige tilbud er kun for nye kunder, med en grænse på én licens pr. virksomhed.
Prøv vores GDPR-scanner idag
GDPR-opgaven er kompliceret. Men opgaven kan blive nemmere ved at have de rigtige værktøjer. Hos Safe Online har vi skabt DataMapper, som er en GDPR-scanner, der gør at I kan finde, forstå og håndtere filer med personlige oplysninger på tværs af jeres datasystemer. DataMapper kan desuden give fundamentet for at overholde GDPR ved at hjælpe med DPIA, dokumentation, alarmering osv.
Læs mere
Sebastian Allerelli
Grundlægger & COO hos Safe Online
Sebastian er medstifter og COO i Safe Online, hvor han fokuserer på at automatisere processer og udvikle innovative løsninger inden for databeskyttelse og compliance. Med en baggrund fra Copenhagen Business Academy og erfaring inden for identitets- og adgangsstyring har han en skarp forståelse for GDPR og datasikkerhed. Som forfatter på Safe Online's Videnshub deler Sebastian sin ekspertise gennem praktiske råd og dybdegående analyser, der hjælper virksomheder med at navigere i det komplekse GDPR-landskab. Hans indlæg kombinerer teknisk indsigt med forretningsforståelse og giver konkrete løsninger til effektiv compliance.
