Sådan får du en sikker mail

Hvad er sikker mail?

Sikker mail henviser til brugen af sikre protokoller, teknologier og metoder til at beskytte e-mails mod uautoriseret adgang og brug. En sikker mail-opsætning er vigtig for at beskytte privat og fortrolig information, især i overensstemmelse med love og regler om beskyttelse af personoplysninger.

 

Sikker mail og GDPR

GDPR stiller krav til beskyttelse af persondata, også når det overføres via e-mail. Det kræves, at persondata overføres på en sikker måde, og at passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger er på plads for at beskytte persondata mod tab, tyveri eller uautoriseret adgang. Her er fire områder I bør fokusere på:

1. Kryptering: Persondata bør altid krypteres, før det overføres via e-mail. Det betyder, at dataene er kodet, og kun de, der har den nødvendige nøgle, kan dekryptere og læse indholdet.
2. Adgangskontrol: E-mailkonti, der indeholder persondata, skal beskyttes af stærke adgangskoder og to-faktor-autentificering for at undgå uautoriseret adgang.
3. Sikker mail-tjenester eller software: Virksomheder kan anvende sikker mail-tjenester eller software, der overholder GDPR-kravene og krypterer e-mails og vedhæftede filer på en sikker måde.
4. E-mail politik: Det kan være en god idé at have en politik for brug af e-mail, der beskriver, hvordan persondata skal overføres via e-mail, og hvilke sikkerhedsforanstaltninger der skal træffes for at beskytte persondata.

Det er vigtigt at huske, at GDPR-kravene omfatter alle typer persondata, og derfor skal der træffes passende sikkerhedsforanstaltninger, når persondata overføres via e-mail. Ved at følge disse foranstaltninger kan virksomheder sikre, at persondata behandles og overføres på en sikker måde, og at de overholder GDPR-kravene.

 

Krypteret mail

Krypteret mail er en form for e-mail, hvor indholdet af beskeden er kodet, så kun de, der har adgang til den nødvendige nøgle eller kode, kan dekryptere og læse indholdet. Kryptering af mails bruges ofte til at beskytte følsomme eller personlige oplysninger i en e-mail, som f.eks. persondata eller fortrolige oplysninger. Ved at kryptere e-mails sikres det, at indholdet kun kan læses af den rette modtager, og at uvedkommende ikke kan få adgang til oplysningerne.

Krypteret mail kræver normalt, at både afsender og modtager har adgang til en krypteringsnøgle eller en kode. Dette kan enten ske automatisk, hvis begge parter bruger en mail-klient, der understøtter kryptering, eller ved at dele krypteringsnøgler og koder manuelt.

 

En sikker mail-løsning

Det er svært at få en sikker mail, fordi internettet er et åbent system og derfor udsat for en række sikkerhedsrisici, herunder hackere, phishing-angreb og andre cybertrusler. Disse trusler kan potentielt få adgang til dine e-mails og oplysninger, hvis ikke der tages de nødvendige forholdsregler.

For at beskytte sig mod sikkerhedstrusler er det vigtigt at følge best practice for sikker e-mail-brug, herunder brug af stærke adgangskoder, aktivering af kryptering og autentificering, samt opmærksomhed på mistænkelige e-mails. Desuden er det nødvendigt at holde din email-klient opdateret med de nyeste sikkerhedsopdateringer.

På trods af disse forholdsregler er det ikke muligt at garantere 100% sikkerhed på internettet. Derfor er det altid vigtigt at være opmærksom og varsom, når man bruger e-mail og andre online-tjenester.

Sådan får du en sikker mail

For at få en sikker email-løsning har du følgende muligheder:

1. Vælg en sikker email-udbyder: Der findes mange email-udbydere, der tilbyder sikre e-mail-protokoller og funktioner, såsom kryptering, digital signaturer og autentificering. Du bør undersøge, hvilken email-udbyder, der tilbyder den bedst mulige sikkerhed for dine behov.
2. Brug en sikker email-klient: Der findes også sikre email-klienter, du kan downloade og installere på din computer eller mobilenhed, som giver dig mulighed for at sende og modtage sikre e-mails.
3. Konfigurer sikkerhedsindstillingerne på din email-konto: Du bør også konfigurere sikkerhedsindstillingerne på din email-konto for at opnå den bedst mulige sikkerhed. Det inkluderer at opdatere dine adgangskoder regelmæssigt og undgå at dele dem med andre.
4. Brug en virtuel privat netværk (VPN): En VPN kan også hjælpe med at beskytte dine e-mails ved at kryptere dataene, der sendes mellem din enhed og internetforbindelsen.

Afhængigt af dine specifikke behov og krav til sikkerhed, bør du vælge den bedst mulige løsning for dig.

Gå din opsætning efter i din mail-klient

Sådan får du en sikker mail-opsætning i din mail-klient:

1. Brug en stærk adgangskode: Sørg for at bruge en stærk og sikker adgangskode til din email-konto, der indeholder både store og små bogstaver, tal og symboler.
2. Aktiver kryptering: Kryptering beskytter dine e-mails mod uautoris-serede adgange, når de sendes mellem enheder. Sørg for, at kryptering er aktiveret i din email-klient.
3. Konfigurer autentificering: Autentificering sikrer, at kun du kan få adgang til din email-konto. Sørg for, at autentificering er aktiveret i din email-klient.
4. Brug digital signaturer: Digital signaturer bekræfter, at e-mails er sendt af dig og kan ikke ændres under transmission. Sørg for, at digital signaturer er aktiveret i din email-klient.
5. Vær opmærksom på mistænkelige e-mails: Vær opmærksom på mistænkelige e-mails, især dem med vedhæftede filer eller links, da dette kan være en indikation på phishing-forsøg.
6. Hold din mail-klient opdateret: Sørg for at holde din mail-klient opdateret med de nyeste sikkerhedsopdateringer for at sikre den bedst mulige sikkerhed.

Følg disse trin for at opnå en sikker e-mail-opsætning i din mail-klient og beskytte dine oplysninger mod misbrug.

 

Markedets bedste sikker post løsning

Et værktøj, der er dedikeret til at sende post sikkert, kan hjælpe jer med at automatisere en sikker deling af personoplysninger. Der er flere softwareløsninger, der tilbyder sikker mail-funktionalitet, og det bedste valg afhænger af virksomhedens behov og krav.

Her er nogle af de mest populære softwareløsninger til sikker mail:

1. ProtonMail: ProtonMail er en gratis e-mail-tjeneste, der er kendt for sin sikkerhed og kryptering. E-mails på ProtonMail er end-to-end krypteret og beskyttet af en stærk adgangskode.
2. Tutanota: Tutanota er en anden gratis e-mail-tjeneste, der tilbyder end-to-end kryptering. E-mails på Tutanota er også beskyttet af en stærk adgangskode.
3. Microsoft Office 365: Microsoft Office 365 har en række sikkerhedsfunktioner, der gør det til en sikker mulighed for virksomheder, der ønsker at beskytte deres e-mails. Dette omfatter multifaktor-autentificering og avancerede beskyttelsesfunktioner mod phishing og malware.
4. Google Workspace: Google Workspace (tidligere kendt som G Suite) tilbyder også en række sikkerhedsfunktioner, herunder end-to-end kryptering, spam-filtrering og malware-beskyttelse.

Nogle disse løsninger er dog dyre, og lavet til større virksomheder, hvilket gør dem komplekse og vanskelige at bruge for den almene medarbejder.

 

Sådan sender man sikker post

I Safe Onlines har vi udviklet en applikation til Microsoft-e-mails, ShareSimple. ShareSimple gør det muligt, at dele personlige og følsomme data sikkert i Outlook, så det sker automatisk. Programmet er udviklet til små og mellemstore virksomheder, hvilket vil sige, at det er simpelt at installere og brugervenligt at benytte.

Læs mere om ShareSimple