Opbyg tillid med digitalt ansvar
Kontorer for ejendomsadministration behandler en stor mængde af følsomme oplysninger. I har muligvis sikre IT-systemer på plads allerede. Men ofte ser vi, at der bliver ved med at være ubeskyttede følsomme data i foldere og datasystemer. Det sker typisk i jeres mail-kontakt med købere, sælgere, lejere og udlejere. For at undgå dette, kræver det en stor data-disciplin fra hver enkelt medarbejder, hvilket de færreste har. Dette gør det svært at overholde GDPR.
Her er jeres følsomme data
Efter at have arbejdet med en række virksomheder inden for Ejendomsbranchen ved vi, at de følsomme data, I har, typisk er:
- Ejendommes adresser, beskrivelser, fotografier og plantegninger
- Kontaktoplysninger om købere, sælgere, lejere og udlejere
- Personlige økonomiske oplysninger om ejendomsværdier, salgspriser og provisionssatser
- Betalingsoplysninger for købere, sælgere og medarbejdere
- Juridiske oplysninger såsom kontrakter, aftaler og leasingdokumenter
Mange af disse følsomme oplysninger indsamles via sikre formularer tilknyttede pålidelige IT-systemer. Men i en hurtig hverdag sker det, at medarbejderne modtager og opbevarer følsomme data ubeskyttet på mails eller andre usikre systemer. Det gør opgaven næsten uoverskuelig at holde styr på virksomhedens følsomme data. De behandlingsfejl der ofte begås inden for jeres branche, i forhold til følsomme data, er, at man får det tilsendt ukrypteret via mail, man har ikke overblik over hvor data ligger, og man glemmer at få det slettet.
Sådan kan vi hjælp jer
Vores IT-værktøj, DataMapper, bruger kunstig intelligens til at finde dokumenter, mails og billeder med følsomt indhold på tværs af jeres systemer. I får mulighed for endelig at rydde op i data med følsomme oplysninger og overholde GDPR. Oprydningen bliver mere præcis og langt hurtigere, end hvis I skulle rydde op manuelt.
Find følsomme oplysninger for købere og sælgere
Find kontrakter, plantegninger o. lign for lejere og udlejere
Slet følsomme oplysninger, I ikke længere har brug for
Opbevar og registrer personoplysninger i henhold til GDPR-artikel 30
Brugerhistorie for SALUS Boligadministration
SALUS Boligadministration opdagede, at mange af deres medarbejdere brugte deres Outlook-mail til at modtage og opbevare følsomme oplysninger om beboere, partnere osv. – en praksis, som kunne føre til alvorlige overtrædelser af GDPR-reglerne. Efter at have hørt om DataMapper, implementerede SALUS løsningen for 170 af deres medarbejdere. Inden for kort tid gav DataMapper dem:
En liste over al følsom data gemt i Outlook og OneDrive
Et klart overblik over alder, type og placering for data
En nem måde at slette eller flytte følsomme data
Annette fra SALUS Boligadministration fortæller
Annette Cecilie Jensen
Sekretariats- og kommunikationsleder hos Salus Boligadministration a.m.b.a.
Vi havde et akut behov
Som boligadministration blev vi opmærksomme på, at vi havde brug for et værktøj til at håndtere vores GDPR-krav. Datatilsynet annoncerede ved årsskiftet, at de i 2024 ville fokusere på boligorganisationer, hvilket fik os til at intensivere vores arbejde med GDPR. Vi opdagede, at mange medarbejdere brugte Outlook som et personligt arkiv, hvilket skabte et akut behov for oprydning. Da vi hørte om DataMapper, vurderede vi, at det ville være et effektivt værktøj til at løse denne udfordring.
Et produkt, der matchede vores behov
Vi havde en indledende samtale med DataMapper, som tilbød os præcis det, vi havde brug for. Det virkede som den bedste mulighed til at hjælpe os med at organisere og rydde op i de mange gemte data. Vi afholdt GDPR-dage i foråret 2024, hvor alle medarbejdere fik en introduktion til DataMapper. Repræsentanter fra DataMapper deltog via Teams og sendte invitationer til værktøjet. Medarbejderne bruger DataMapper løbende og får påmindelser om at anvende det.
Dét vi godt kan lide
Vi værdsætter særligt funktionen “Risikodokumenter”, som hjælper os med at identificere og slette højrisikomails samt gemme nødvendige data korrekt. DataMapper fungerer som et vedligeholdelsesværktøj, der giver os mulighed for at rydde op i medarbejdernes Outlooks og sikrer en bedre håndtering af personoplysninger.
Startskuddet til at få ryddet op
Implementeringen af DataMapper har fungeret som startskud til at rydde op i alle medarbejderes Outlooks. DataMapper gør det nemmere at involvere hver enkelt medarbejder i GDPR-arbejdet og skaber en større forståelse for databeskyttelse i organisationen.
“DataMapper har inddraget alle medarbejdere i GDPR-arbejdet. Det har understreget vigtigheden af GDPR for den enkelte medarbejder, og samtidig givet en bedre forståelse for arbejdet i forbindelse med GDPR. Derudover bidrager det til en større persondatasikkerhed for boligorganisationers ansøgere, beboere og samarbejdspartnere.”
Vores anbefaling
Vi vil absolut anbefale DataMapper til andre. Værktøjet finder følsomt indhold, det er brugervenligt og effektivt og bidrager til, at hele organisationen tager ansvar for GDPR. Safe Online har været fleksible og hjælpsomme, når vi har haft behov for det, og det sætter vi stor pris på.
Resultater og besparelser for SALUS Boligadministration
5.712.000
Dokumenter, mails og billeder fundet i virksomhedens systemer.
399.800
Dokumenter, mails og billeder med følsomme data fundet i virksomhedens systemer.
3.740
Arbejdstimer sparet per år for virksomheden.
DataMapper er en del af PrivacyHub
Vi ønsker, at det skal være så let som muligt at overholde GDPR, så I kan fokusere på jeres kerneopgaver. Derfor har vi skabt PrivacyHub, som forenkler 3 områder i behandlingen af følsomme oplysninger.
- At finde og overvågning af følsomme data
- At svare på dataanmodninger
- At sende og modtage følsomme data sikkert via e-mail
Erhverv hele platformen og styrk jeres compliance fra det øjeblik, I indsamler følsomme data, til I sletter dem (eller returnerer dem til ejeren). Eller start med én løsning og få løst jeres mest presserende compliance-udfordring først.
