Sådan kan et GDPR-system hjælpe jer

I en tid hvor det digitale fylder mere og mere er beskyttelse af personoplysninger samt følsomme forretningsdokumenter blevet en mere central opgave end nogensinde før. I Danmark fastsætter dataforordningen GDPR samt Persondataloven hvordan man skal håndtere personoplysninger og beskytte individuelle datarettigheder. Implementeringen af et GDPR-software kan gøre denne opgave lettere for både virksomhed og den enkelte medarbejder. Bloggen her handler om hvordan et GDPR-system kan hjælpe virksomheder med opgaven om at behandle følsomme oplysninger.

Der er ikke et lovkrav til virksomheder om at anvende software til at afhjælpe GDPR. Det står en virksomhed frit for at håndtere følsomme oplysninger manuelt. En manuel tilgang indebærer papirarbejde og manuel overvågning af databehandlingsaktiviteter, hvilket er både kompliceret og tidskrævende. En virksomhed kan vælge at bruge et automatiseret systemer til at håndtere GDPR, et såkaldt GPDR-system, hvor man anvender teknologi til at effektivisere compliance.

Et GDPR-system består af ét eller flere forskellige typer af værktøjer designet til at hjælpe virksomheder med at administrere og beskytte persondata i overensstemmelse med GDPR. Her er nogle almindelige typer af værktøjer, der ofte findes i sådanne systemer:

• Data Discovery-værktøjer: Disse værktøjer hjælper med at identificere og kortlægge, hvor persondata er gemt og hvordan det behandles i hele organisationen. De er afgørende for at opnå en klar forståelse af dataflowet og identificere potentielle risici.
• Anmodningsportal-værktøjer (DSR-portal): Disse værktøjer kan effektivt assistere med korrekt modtagelse, svar og identitetsverifikation, når enkeltpersoner stiller specifikke anmodninger om deres data. En anmodningsportal hjælper med sikker dataindsamling, rettidig svar og fyldestgørende dokumentation.
• Risikovurderingsværktøjer: Disse værktøjer evaluerer og kvantificerer risici ved behandlingen af persondata. De hjælper organisationen med at identificere potentielle trusler og sårbarheder og udvikle strategier til at mindske risici.
• Adgangsstyringsværktøjer: Disse værktøjer giver mulighed for at styre, hvem der har adgang til persondata, og hvad de har tilladelse til at gøre med det. Dette bidrager til at sikre, at data kun er tilgængelig for de nødvendige personer og processer.
• Databrudsværktøjer: Disse værktøjer overvåger og registrerer unormale aktiviteter, der kan indikere et potentiel databrud. De er afgørende for at opdage og reagere hurtigt på sikkerhedsbrud.
• Emailportal-værktøjer: Værktøjer, der krypterer og sikrer persondata under overførsel og opbevaring. Dette hjælper med at opfylde GDPR’s krav om “data protection by design and by default.”
• Rapporteringsværktøjer: Disse værktøjer muliggør oprettelse af rapporter og revisionsspor, der kan præsenteres for tilsynsmyndigheder for at dokumentere overholdelse af GDPR.
• Consent Management-værktøjer: Hjælper med at håndtere og spore samtykker fra enkeltpersoner til behandling af deres persondata. Dette er afgørende, da GDPR kræver, at behandling af persondata skal være baseret på informeret og frivilligt samtykke.
• Awarenessværktøjer: Værktøjer, der støtter medarbejderuddannelse og træning om databeskyttelse og GDPR, hvilket er afgørende for at sikre, at personalet er opmærksomt på og i stand til at overholde bestemmelserne.

Hvilke værktøjer man som virksomhed har brug for kan variere afhængigt af virksomhedens størrelse, industri, og kompleksitet af deres databehandlingsaktiviteter.

At bruge et GDPR-system, frem for at anvende en manuel tilgang til at beskytte data, har flere afgørende fordele, der kan gøre processen vedrørende beskyttelse af persondata mere overkommelig. Her er nogle af fordelene ved at vælge et GDPR-system:

1. Beskyttelse: GDPR-systemer tilbyder ofte avancerede sikkerhedsfunktioner, herunder kryptering og adgangskontrol, der effektivt beskytter persondata og reducerer risikoen for menneskefejl.
2. Tidsbesparende: Et GDPR-system automatiserer mange af de processer, der er involveret i at overholde databeskyttelsesreglerne. Dette reducerer behovet for manuelle handlinger, hvilket sparer tid.
3. Compliance: GDPR-systemer er designet til at holde trit med og reagere på ændringer i lovgivningen. Dette sikrer, at virksomheder konstant er opdaterede og overholder de seneste krav uden manuelt at skulle holde sig ajour.
4. Administration: Et GDPR-system giver mulighed for centraliseret administration af alle databeskyttelsesaktiviteter. Dette gør det lettere at styre og overvåge, hvordan persondata håndteres på tværs af organisationen.
5. Databrud: Automatiserede systemer kan detektere og reagere hurtigere på potentielle databrud end manuelle processer. Dette er afgørende for at minimere skade i tilfælde af databrud.
6. Dokumentation: Systemer automatiserer ofte udarbejdelse af rapporter, hvilket gør det nemmere for organisationer at identificere potentielle trusler og dokumentere deres overholdelse for tilsynsmyndighederne.

At vælge det rigtige GDPR-system og de rette værktøjer bør baseres på jeres virksomhed. Her er nogle overvejelse man bør have med, når man vælger et GDPR-system:

• Behov: Hvordan håndterer I personoplysninger, og hvilke behov har I brug for at få dækket.
• Værktøjer: Sørg for at det GDPR-system I vælger indeholder de rette værktøjer.
• Implementering: Hvor svært er systemet at implementere og anvende i praksis.
• Udvidelse af jeres systemer: Et GDPR-system skal passe med jeres eksisterende IT-systemer og arbejdsprocesser.
• Budget: Et GDPR-system giver ikke umiddelbart merværdi. Det er en udgift der på sigt kan spare jer for udgifter til GDPR-bøder og omdømmetab.
• Leverandør: Overvej om leverandøren af GDPR-systemet pålidelig, hvor god er kundeservice og bliver systemet opdateret med seneste nyt inden for databeskyttelse.

Læs mere om valg af det rigtige GDPR-system her.

Et GDPR-system er ikke blot en hjælp til compliance; det er en investering i virksomhedens fremtidige succes og troværdighed. Ved at anvende et effektivt system kan virksomheder navigere sikkert gennem den komplekse opgave det er at beskytte persondata.

Hos Safe Online har vi skabt GDPR-systemet PrivacyHub for at gøre det lettere og mindre tidskrævende at håndtere persondata i overensstemmelse med GDPR. PrivacyHub har tre værktøjer, der gør det nemt at administrere følsomme data. Mens DataMapper er et Data Discovery-værktøj, er ShareSimple et emailportal-værktøj, og RequestManager er en Anmodningsportal-værktøj.