Hvad er en DSR-anmodningsportal?

En DSR-portal er et websted, hvor folk kan fremsætte deres datasubjekt-anmodninger (DSR’er eller DSAR’er). Portalen strømliner processen med at modtage og håndtere dataanmodninger fra kunder, medarbejdere, partnere og andre.

Portalen har typisk et sikkert og brugervenligt interface, der lader folk indsende dataanmodninger simpelt. Portalen kan indeholde formularer eller skabeloner til at vejlede de registrerede i at specificere den type anmodning, de ønsker at fremsætte. Det lader dem også give de nødvendige detaljer til identifikation.

Men hvorfor bør man benytte en DSR-portal, og hvordan det kan spare jeres virksomhed tid og penge? Og hvordan man vælger man den rette DRS-portal?

Dataregler og forordninger som GDPR giver folk ret til at fremsætte dataanmodninger. Der nævnes dog ikke meget om, hvordan dataanmodninger skal sendes til jeres virksomhed. Det betyder, at en dataanmodning kan betragtes som officielt og juridiskt bindende, uanset hvordan den kommer til dig.

At holde styr på de dataforespørgsler og svare på dem til tiden kan være næsten umuligt, når forespørgslerne reelt kan dukke op i enhver medarbejders indbakke, voicemails osv. Det er alt for nemt at gå glip af eller overse anmodninger – til stor irritation for jeres kontakter og så risikerer I at få en GDPR-bøde.

Løsningen på dette kan være en DSR-portal. Dette giver jer et dedikeret sted, hvor folk kan fremsætte officielle dataanmodninger. Det vil forhindre anmodninger i at ende i glemmebogen, og gør hele anmodningsprocessen mere effektiv. Med en god DSR-portal bliver det meget nemmere og hurtigere for jer at følge med i alle de forespørgsler, I modtager, og svare på dem til tiden.

At indsende forespørgsler vil også være meget nemmere for jeres kunder og øvrige kontakter. De vil få klar vejledning i, hvordan de fremsætter deres anmodning, sammen med formularer, der beder dem om at inkludere alle de detaljer, I har brug for for at bekræfte deres identitet og svare på deres anmodning.

De nøjagtige omkostninger ved at svare på en DSR vil variere. Det afhænger af typen af anmodning, hvor mange data I har om personen, og hvor I gemmer dem. Ifølge Gartner kan håndtering af en enkelt DSAR tage mange mandetimer og strække sig over to uger eller mere. Normalt vil de høje omkostninger ved at svare på dataanmodninger afhænge af:

• Personalets tid og ressourcer. Det tager tid at bekræfte en anmodning og derefter gennemgå og samle alle data om en person. Endelig skal nogen tjekke det, organisere det og sende det tilbage til anmoderen.
• Teknologi og værktøjer. I kan få brug for specielle værktøjer til at lokalisere og udtrække data, kryptere eller anonymisere dem og derefter sende dem sikkert til den registrerede eller en tredjepart. De fleste DSR-værktøjer på markedet er designet til store virksomheder og deres økonomiske formåen.

Kort sagt er det dyrt at svare på dataforespørgsler. Ifølge GDPR må man ikke pålægge en opkrævning for at anmode om data. En anmodningsportal er en fantastisk måde at reducere omkostningerne ved hvert trin i processen.

Hvis man har en lille eller mellemstor virksomhed, behøver man ikke at udvikle sin egen DSR-portal eller bruge tusindvis om måneden på en fuldautomatiseret DSR-løsning. Man bør dog kigge efter nogle nøglefunktioner, som alle virksomheder har brug for for at svare korrekt på dataanmodninger.

En god DSR-portal:

• Er nem at bruge og nem at finde på jeres hjemmeside
• Viser jeres brand og styrker tilliden til jeres virksomhed
• Bekræfter anmodernes identitet, før en anmodning accepteres
• Holder styr på anmodninger og giver påmindelser om at besvare dem til tiden
• Hjælper jer med at indsamle data til jeres svar med formularer, skabeloner og/eller AI
• Overfører data sikkert med kryptering tilbage til den verificerede anmoder
• Dokumenterer alle aktiviteter for at demonstrere compliance

En DSR-portal, der gør ovenstående, vil spare jer tid, penge – og hovedpine.

Hos Safe Online har vi udviklet RequestManager, som er en browserbaseret DSR-portal der kan besvare anmodninger om data. RequestManager er specielt designet til små og mellemstore virksomheder

Læs mere om RequestManager