Det korte svar: At dele personoplysninger kræver omtanke. Uanset om det er en e-mail med kundedata eller adgang til en delt mappe, skal I sikre jer, at delingen sker på en sikker, lovlig og dokumenteret måde. Det handler både om tekniske foranstaltninger som kryptering og adgangsstyring – og om klare procedurer og ansvar. Når I arbejder systematisk med datadeling, mindsker I risikoen for brud og styrker tilliden til jeres virksomhed.
Deling af virksomhedens filer
I en tid, hvor information udveksles hurtigere end nogensinde, er det afgørende at forstå, hvordan man navigerer i deling af persondata uden at gå på kompromis med sikkerheden og fortroligheden. Deling af persondata er en del af en ansvarlig behandling af personoplysninger. Denne blog udforsker de bedste praksisser for datadeling, der kan hjælpe jer med at dele oplysninger effektivt og sikkert.
Vidste du, at hvis man er forberedt på et databrud, kan det markant minimere mistillid og kundetab?
www.microsoft.com
Sikker deling af filer i jeres virksomhed
Selv når man bare deler personlige oplysninger intern i jeres virksomhed, bør man sørge for at man beskytter folks persondata. Her er nogle generelle regler, man skal følge:
- Del kun personlige data, hvis der er et behov for det
- Brug stærke adgangskoder til at beskytte konti
- Send ikke personlige data i almindelige e-mails eller beskeder uden kryptering
- Sørg for, at alle medarbejdere forstår, hvordan man behandler persondata
Vil du have hjælp til at behandle persondata?
I vores nyhedsbrev du får tips og tricks til hvordan du lettere kan håndtere GDPR fra vores grundlægger Sebastian Allerelli.
Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, får du samtidig en gratis licens for én bruger til ShareSimple, som giver dig en e-mail i Outlook. Dette særlige tilbud er kun for nye kunder, med en grænse på én licens pr. virksomhed.
Husk dette, når I sender persondata på e-mail
Deling af persondata via almindelig e-mail anses generelt ikke for sikkert. E-mails bevæger sig mellem servere som almindelig tekst-filer. Dette gør dem nemme for hackere at opsnappe og læse indholdet samt stjæle vedhæftede filer.
Med mail er det nemt at videresende eller besvare mails øjeblikkeligt samt kopiere og dele data med en anden. Dette gør det nemt for personlige filer at blive sendt til flere personer, som ikke behøver at se dem – anset om det er med vilje eller utilsigtet.
Der er et par ting, I kan gøre for at gøre e-mail sikker:
- Krypter jeres e-mails
- Brug en sikker e-mail-tjeneste eller app
- Beskyt jeres vedhæftede filer med en adgangskode
Det er også vigtigt at bekræfte modtagerens identitet og sikre, at e-mailadressen er korrekt. Dette vil bidrage til at minimere risikoen for, at uautoriserede personer får adgang til de personlige data.
Risici ved at dele personlige oplysninger online
Deling af persondata online indebærer altid en vis risiko. Faktisk er risikoen der stadig, selvom man bare deler data internt. Her er nogle af risiciene ved at dele personlige oplysninger online, som man bør være opmærksom på:
Identitetstyveri
Beskyt personlige oplysninger som navne, adresser og ID-numre for at forhindre folk i at stjæle jeres kunders identiteter. Med blot nogle få personlige oplysninger kan en hacker åbne kreditkonti, optage lån eller værre.
Svindel
Der er masser af andre former for svindel derude. Phishing-svindel er de mest almindelige. Phishere sender ofte e-mails, der ser ud til at være fra en person, man kender, og narrer én til at klikke på et link eller give følsomme oplysninger væk.
Chikane og stalking
Personlige oplysninger, der deles online, såsom en persons placering, telefonnummer eller e-mailadresse, kan gøre dem til et mål for cyberstalking, chikane eller endda fysisk skade.
Skader på omdømme og bøder
Uanset om nogle af jeres medarbejdere lækker data ved et uheld, eller I bliver offer for en hacker, vil det påvirke jeres omdømme og potentielt koste jer store bøder.
FAQ om sikker deling af persondata
1. Hvordan ved vi, om en datadeling er sikker?
Start med at stille spørgsmålet: Er modtageren autoriseret? Er data krypteret under overførslen? Og er der logning eller dokumentation? Hvis svaret er ja – og formålet er legitimt – er I godt på vej.
2. Hvad er den største fejl, virksomheder begår, når de deler data?
Manglende bevidsthed. Mange sender følsomme data uden at tænke over det – via usikre kanaler som almindelig e-mail. Det skaber risiko for brud og overtrædelser.
3. Kan vi dele persondata uden samtykke?
Ja – men kun hvis I har et andet lovligt grundlag (fx kontrakt, juridisk forpligtelse eller legitim interesse). Ved følsomme data kræves dog ofte udtrykkeligt samtykke.
4. Hvilke værktøjer kan hjælpe os med sikker datadeling?
Anvend sikre fildelingsløsninger med kryptering, adgangskontrol og automatisk logning. Undgå USB-stik og usikre skytjenester. Vores værktøj FileShare er udviklet til netop dette.
Mangler I hjælp til at dele persondata?
I Safe Online har vi udviklet ShareSimple til Microsoft Outlook, som kan sørge for, at persondata deles sikkert. Dette gøres ved at sende og modtage mails krypteret. ShareSimple er et tilføjelsesprogram, der udvider Outlooks sikkerhed. Som sikkerhed anvendes bl.a. kryptering, to-faktor-godkendelse og samtykke til jeres e-mails.
Læs mere
Sebastian Allerelli
Grundlægger & COO hos Safe Online
Sebastian er medstifter og COO i Safe Online, hvor han fokuserer på at automatisere processer og udvikle innovative løsninger inden for databeskyttelse og compliance. Med en baggrund fra Copenhagen Business Academy og erfaring inden for identitets- og adgangsstyring har han en skarp forståelse for GDPR og datasikkerhed. Som forfatter på Safe Online's Videnshub deler Sebastian sin ekspertise gennem praktiske råd og dybdegående analyser, der hjælper virksomheder med at navigere i det komplekse GDPR-landskab. Hans indlæg kombinerer teknisk indsigt med forretningsforståelse og giver konkrete løsninger til effektiv compliance.
