Et sidste tjek i Outlook.Inden mailen bliver sendt.
MailGuardian er en DLP-løsning bygget som et tilføjelsesprogram til Outlook. Når en medarbejder trykker Send, tjekker det mailens tekst og vedhæftninger for personoplysninger og advarer, hvis der er fund. Afsenderen bestemmer selv, hvad der skal ske.
- Advarer inden afsendelse i Outlook til Mac, Windows og web.
- Ingen installation hos den enkelte medarbejder. Admin ruller det ud til hele organisationen.
- Fund logges med maskeret værdi. Selve nummeret gemmes aldrig.
Organisationen får 10 tjekkede mails uden beregning at prøve med.
Der er 2 CPR-numre i vedhæftningen.
Eksempel på dialogen i Outlook
Når mailen først er sendt, kan den ikke kaldes tilbage
Det sker i en travl hverdag. Bagefter står organisationen med et muligt brud på persondatasikkerheden, der skal vurderes og eventuelt anmeldes til Datatilsynet.
Den forkerte vedhæftning
To filer med næsten samme navn. Den ene indeholder personoplysninger, og det er den der ryger med.
Et CPR-nummer i brødteksten
Skrevet ind for at gøre det nemt for modtageren, uden at nogen tænker nærmere over det.
Den forkerte modtager
Autofuldførelse foreslår et navn der ligner. En sygemelding går ud af huset til en der ikke skulle have den.
MailGuardian giver afsenderen et sidste tjek, inden mailen forlader organisationen.
Sådan opleves det af medarbejderen
Tjekket sker, når der trykkes Send. Der er ikke noget den enkelte skal huske at gøre.
Ren mail
Der sker ingenting. Mailen sendes som normalt.
Afsenderen mærker ikke at der er tjekket.
Fund i mailen
Outlook viser en dialog med hvad der er fundet og hvor, for eksempel “Der er 2 CPR-numre i vedhæftningen”. Afsenderen vælger Send ikke, Send alligevel eller Gennemse fund.
Gennemse fund
En rude åbner med de enkelte fund, hvor værdierne er maskeret, og korte spørgsmål som “Skal det med i mailen?”.
Skal det med i mailen?
Hvis mailen ikke kan tjekkes
Så siger MailGuardian det i de fleste tilfælde, frem for at lade som om mailen er ren.
Afsenderen får det at vide frem for ingenting.
Hvad tjekket dækker
Vi skriver både hvad MailGuardian læser, og hvad det lader ligge, så I ved hvor grænsen går.
MailGuardian tjekker
- Danske identifikatorer: CPR, CVR, reg.- og kontonummer, pas og kørekort.
- Betalingskort og IBAN.
- Svenske, norske og finske personnumre samt andre europæiske ID-formater.
- Telefonnumre og mailadresser.
- Mulige følsomme oplysninger, for eksempel “meldt syg”.Beta
Giver kun en advarsel, og findes kun på dansk og engelsk.
Filtyper: selve mailteksten, Word (.docx), PDF, .txt, .csv, .md, .html samt billeder og indscannede dokumenter via OCR.
MailGuardian tjekker ikke
- Excel og PowerPoint
- Gamle .doc-filer
- Zip-arkiver
- Links
- Citeret mailhistorik
- Outlooks mobil-apps
For admin og DPO
I kan se hvad der sker i organisationen, uden at se indholdet af medarbejdernes mails.
- Overblik over beskyttede brugere, viste advarsler og medarbejdernes svar, 30 dage tilbage.
- Log med type og maskeret værdi. Selve nummeret gemmes aldrig.
- Admin vælger selv hvem der er beskyttet.
- Dokumentation for hvem der blev advaret, og hvad de valgte.
MailGuardian er et hjælpeværktøj for afsenderen. Organisationen skal informere medarbejderne, inden det rulles ud.
Privatliv og databehandling
Mailens indhold bliver læst for at kunne tjekkes, og derefter kasseret.
- Behandles i EU og i hukommelsen. Teksten kasseres efter tjekket.
- Ingen tredjeparts-AI læser mails. Hverken OpenAI, Anthropic, Google eller andre.
- Databehandleraftale efter Datatilsynets skabelon.
- Kunden er dataansvarlig. Safe Online ApS er databehandler.
Sådan kommer I i gang
Det hele sker hos jeres Microsoft 365-admin. Medarbejderne skal ikke foretage sig noget.
Forbind organisationen
Jeres Microsoft 365-admin forbinder organisationen på app.safeonline.ai.
Udrul tilføjelsesprogrammet
Admin udruller det i Microsoft 365 Administration. Der kan gå nogle timer, før det er ude hos alle.
Prøv det af
Organisationen får 10 tjekkede mails uden beregning at prøve med.
Vælg beskyttede brugere
Admin vælger hvem i organisationen der skal være beskyttet.
49 kr.
pr. bruger pr. måned ekskl. moms
Mindst 5 brugere. Månedlig betaling. I vælger selv hvem der er beskyttet, og betaler kun for dem.
Priserne kan ændre sig.
Spørgsmål vi oftest får
Er MailGuardian en DLP-løsning?
Ja. MailGuardian dækker Data Loss Prevention for mail, altså personoplysninger der er på vej ud af organisationen. Tjekket sker i Outlook, når der trykkes Send, og afsenderen får en advarsel og træffer selv beslutningen.
Blokerer MailGuardian mails?
Nej. MailGuardian advarer afsenderen, inden mailen bliver sendt, og viser hvad der er fundet. Afsenderen bestemmer altid selv, om mailen skal af sted.
Skal medarbejderne installere noget?
Nej. Admin ruller tilføjelsesprogrammet ud til hele organisationen fra Microsoft 365 Administration.
Virker det på mobil?
MailGuardian virker i Outlook til Mac, Windows og web. Outlooks mobil-apps er ikke dækket.
Vi bruger Microsoft Purview. Kan vi bruge begge dele?
Ja. Purview er Microsofts egen DLP og kræver E5-licens og en specialistopsætning. MailGuardian dækker DLP i selve Outlook, i det øjeblik mailen skal sendes, og kan bruges sammen med Purview.
Hvad sker der med indholdet af mailen?
Det behandles i EU og i hukommelsen, og teksten kasseres efter tjekket. Ingen tredjeparts-AI læser mails.
Hvad kan admin se?
Beskyttede brugere, hvilke advarsler der er vist, og hvad medarbejderne svarede, 30 dage tilbage. Loggen viser type og maskeret værdi. Selve nummeret gemmes aldrig.
Skriv til os
Har I spørgsmål til hvad MailGuardian tjekker, hvordan udrulningen foregår eller hvad der passer til jeres organisation, så skriv. Vi vender tilbage.
I er også velkomne til at skrive direkte til support@safeonline.dk
Giv jeres medarbejdere et sidste tjek
Forbind jeres Microsoft 365 og prøv MailGuardian af på 10 tjekkede mails uden beregning.
Forbind Microsoft 365Spørgsmål? Skriv til support@safeonline.dk
