Sådan kan man beskytte data i mails

Hvor sikker er mail?

Mail blev oprettet i 1971. Nu, 60 år senere, er det stadig en af vores mest effektive måder at kommunikere på. Halvdelen af verdens befolkning bruger den, og e-mail er en så stor del af vores hverdag, at vi måske ikke engang tænker os om, før vi trykker på send-knappen. Men er de data, I sender, sikre? Hvordan kan I være sikker, når I bruger e-mail?

Faktisk er data I får, når I sender og modtager via e-mail, modtagelige for cyberangreb udefra. Disse angreb kan føre til alvorlige brud på privatlivets fred, lækage af følsomme data og økonomisk svindel. For at minimere risiciene skal virksomhederne investere tid og ressourcer i uddannelse af medarbejdere i, hvordan de kan genkende trusler, og hvad de skal gøre i tilfælde af et sikkerhedsbrud. Men selv den bedste indsats kan ikke garantere, at jeres e-mail er beskyttet. Dette indlæg handler om, hvad I kan gøre, for at beskytte data i mails.

Vil I have GDPR-ryddet op i jeres mails?

Med et GDPR Risiko-scan af DataMapper kan I få scannet alle Outlook-konti i jeres virksomhed. I vil få nøglestatistik om alle (nuværende og tidligere) medarbejderes mails – herunder oplysninger om hvilke mails, medarbejdere og processer, der genererer GDPR-risiko.

Læs mere

Hvilken type oplysninger er sårbare?

De personligt identificerbare oplysninger (PII), der finder vej til ens indbakke, meddelelser og mapper, kan omfatte:

Navne
Hjem eller andre fysiske adresser
E-mail-adresser
Telefonnumre
Socialsikringsnumre
Pasnumre
Nummer på kørekort
Bankkontonumre
Kredit- eller debetkortnumre
Fotos, fingeraftryk, håndskrift eller andre unikke biometriske data
Fødselsdatoer
Adgangskoder, moderens pigenavn osv.
Race eller etnisk oprindelse, politiske holdninger, religiøs eller filosofisk overbevisning
Medlemsskaber af fagforeninger
Genetiske data, biometriske data, der udelukkende behandles med henblik på at identificere et menneske
Sundhedsrelaterede data
Oplysninger om sexliv eller seksuel orientering

Nogle af disse elementer er naturligvis private, mens andre kan virke relativt harmløse at sende i mails; men alle disse elementer (især i kombination med andre) kan potentielt bruges til at identificere en person.

Det er ikke svært at forestille sig den skade, der kan ske, hvis en uautoriseret person får adgang til jeres mails og finder en persons navn, fødselsdato og moderens pigenavn.

Alligevel har vi brug for en hurtig og bekvem måde at dele alle disse oplysninger på på en sikker måde. Derfor bør virksomheder, der bruger e-mail som et dagligt kommunikationsmiddel, overveje at tilføje mail-sikkerhedssoftware der holder alle de følsomme personlige oplysninger, de sender og modtager, krypterede og sikre, samtidig med at det er nemt at konfigurere og bruge.

Modtag vores nyhedsbrev!

I vores nyhedsbrev du får tips og tricks til hvordan du lettere kan håndtere GDPR fra vores grundlægger Sebastian Allerelli.

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, får du samtidig en gratis licens for én bruger til ShareSimple, som giver dig en e-mail i Outlook. Dette særlige tilbud er kun for nye kunder, med en grænse på én licens pr. virksomhed.

Sikkerhedssoftware til at beskytte data i mails

Sikkerhedssoftware til mail skal altid være et skridt foran de stadig mere sofistikerede cyberangreb for at beskytte data i mails. Der findes en række forskellige muligheder, der kan hjælpe dig med at beskytte data, når I bruger mail. Vi kan opdele dem i 3 varianter:

Certifikatbaserede løsninger, som kræver, at der installeres et certifikat på begge sider.

Tunnel mail. Dette er primært et dansk koncept, hvor der etableres en sikker tunnel mellem to virksomheder (CVR-nummer). Ulempen er, at det kræver en vis installation på begge sider, og at det ikke kan nå ud til forbrugerne.

En sikker mail-portal, der giver jer mulighed for at udveksle krypterede filer ved hjælp af den mail, I allerede har. Dette er løsningen, som vi anbefaler. Det kræver ingen certifikater eller særlig installation, det er billigere, og det kan deles med enhver type mail hvor som helst i verden.

Denne sidste mulighed har den fordel, at I kan oprette jer med det samme og kommunikere frit med jeres kunder, partnere og andre aktører I har tillid til. Med en sikker e-mail-portal kan I sende og modtage personligt identificerbare oplysninger (PII) sikkert fra den e-mail, du allerede bruger. Kun den rette modtager kan få adgang til den, så hackere kan ikke stjæle de værdifulde oplysninger, I deler. Brug den når som helst til at sende og anmode om filer hurtigt fra jeres e-mailkonto, med indbygget beskyttelse mod virus og malware.

Den nemme måde at beskytte data i mails

I Safe Online laver vi SaaS-løsninger til at håndtere persondata sikkert. Vi har lavet en sikker mail-portal i form af en simpel tilføjelsesapplikation til Outlook, som beskytter indhold, når man sender eller modtager mails.

Læs mere om ShareSimple

Jeg håber, at du har fået indblik i, hvordan man kan beskytte data i mails.