Sådan kan I beskytte persondata

Hvorfor beskytte persondata?

Beskyttelse af persondata er afgørende for virksomheder af flere årsager. Først og fremmest er det er et juridisk krav. Hvis man undlader at beskytte persondata, risikerer man bøder og retslige konsekvenser. At beskytte persondata viser, at man som virksomhed respekterer kunder, medarbejdere, og kontakter. Det er således med til at opretholde kunders tillid, virksomhedens positive omdømme som databehandler, og med til at værne mod cyberkriminalitet. Bloggen her handler om, hvordan I som virksomhed kan beskytte de persondata, I råder over.

Small business owner checks customer data carefully before filling order

Sådan beskytter man sine persondata som virksomhed

I en tid hvor persondata er blevet en værdi og et aktiv for mange virksomheder, er det afgørende. at I som virksomhed beskytter disse oplysninger. Med Persondataloven og internationale dataforordninger som GDPR samt en øget offentlig bevidsthed om persondata generelt, er det ikke kun en etisk forpligtelse, men også en juridisk nødvendighed at beskytte de persondata, I råder over. Her er 6 vigtige tiltag, enhver virksomhed bør udføre for at beskytte persondata.

Forstå og dokumentér, hvilke data I behandler
Implementer stærke sikkerhedsforanstaltninger
Udvikl og implementer en databeskyttelsespolitik
Uddan og træn medarbejderne
Overhold gældende databeskyttelseslove
Reager proaktivt på sikkerhedsbrud

At beskytte persondata er ikke kun en opgave. Det er en forpligtelse for enhver virksomhed. Det er en investering i jeres omdømme og i at opretholde tilliden hos jeres kunder og interessenter. Ved at beskytte persondata opfylder I ikke kun loven, men I tager ansvar for at persondata behandles ordentligt.

Vil I have GDPR-ryddet op i jeres mails?

Med et GDPR Risiko-scan af DataMapper kan I få scannet alle Outlook-konti i jeres virksomhed. I vil få nøglestatistik om alle (nuværende og tidligere) medarbejderes mails – herunder oplysninger om hvilke mails, medarbejdere og processer, der genererer GDPR-risiko.

Læs mere

1. Forstå og dokumentér, hvilke data I behandler

Det første tiltag til at beskytte persondata er at have en klar forståelse af, hvilke data I indsamler, behandler og opbevarer. Lav en detaljeret oversigt over alle typer af persondata, I håndterer, og hvordan I bruger dem. Dette vil danne grundlaget for jeres databeskyttelsespolitik og -procedurer. Læs hvordan I kan finde jeres persondata her.

2. Implementer stærke sikkerhedstiltag

Sikkerheden omkring opbevaring og behandling af persondata bør være i topklasse. Dette inkluderer brugen af stærke adgangskontroller, kryptering af data under overførsel og opbevaring, og regelmæssig overvågning af systemer for potentielle sikkerhedsbrud. Adgang til persondata bør kun gives til de medarbejdere, der har en legitim grund til at bruge dem. Læs mere om tekniske og organisatoriske tiltag til at beskytte persondata her.

3. Udvikl og implementer en databeskyttelsespolitik

En klart defineret databeskyttelsespolitik er afgørende for at sikre, at alle medarbejdere forstår deres ansvar i forhold til persondata. Denne politik bør beskrive, hvordan data indsamles, bruges, opbevares og slettes. Den bør også omfatte retningslinjer for, hvordan man rapporterer dataforbrud eller overtrædelser. Hent en gratis privatlivspolitik her.

4. Uddan og træn medarbejderne

Medarbejderne er en virksomheds første forsvarslinje mod dataforbrud. Derfor er det vigtigt at sørge for, at de forstår vigtigheden af databeskyttelse og har den nødvendige uddannelse og træning til at håndtere persondata sikkert. Hold regelmæssige træningsøvelser og opdateringer for at holde personalet informeret om de seneste trusler og bedste praksis. Læs mere om awareness-træning her.

5. Overhold gældende databeskyttelseslove

Afhængigt af hvor I driver forretning og det omfang af persondata, I behandler, skal I overholde gældende databeskyttelseslove som gælder for jeres virksomhed. Inden for EU er dette GDPR. Dette inkluderer at indhente samtykke fra enkeltpersoner, når det er nødvendigt, og give dem mulighed for at få adgang til, ændre eller slette deres data. Læs mere om hvordan I overholder GDPR her.

6. Reager proaktivt på sikkerhedsbrud

Selv med de bedste foranstaltninger kan der stadig opstå sikkerhedsbrud. Det er vigtigt at have en plan for håndtering af disse situationer. Dette inkluderer at informere berørte enkeltpersoner og myndigheder i overensstemmelse med lovkrav samt tage skridt til at forhindre lignende brud i fremtiden. Læs mere om databrud her.

At beskytte persondata er ikke kun en opgave, det er en forpligtelse for enhver virksomhed. Det er en investering i jeres omdømme og i at opretholde tilliden hos jeres kunder og interessenter. Ved at tage disse skridt kan I ikke kun opfylde lovgivningsmæssige krav, men også sikre, at persondata behandles sikkert og ansvarligt.

Vil du have hjælp til at beskytte jeres persondata?

I vores nyhedsbrev du får tips og tricks til hvordan du lettere kan håndtere GDPR fra vores grundlægger Sebastian Allerelli.

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, får du samtidig en gratis licens for én bruger til ShareSimple, som giver dig en e-mail i Outlook. Dette særlige tilbud er kun for nye kunder, med en grænse på én licens pr. virksomhed.

Gør beskyttelse af persondata til en del af jeres brand

Hvis I formår at beskytte jeres persondata, bør derfor kommunikere åbent og tydeligt om hvordan I gør. Dette kan nemlig være et afgørende værktøj til at opbygge tillid blandt jeres kunder og interessenter. Når I har udarbejdet en klart forståelig databeskyttelsespolitik, som er let tilgængelig på din hjemmeside, bør I inkludere hvordan I beskytter data. Undgå teknisk jargon og brug enkle og klare termer, som alle kan forstå. Brug også konkrete eksempler, hvis det er relevant, for at illustrere, hvordan persondata behandles sikkert. I kan med fordel bruge andre kommunikationskanaler som sociale medier, nyhedsbreve og blogindlæg til at minde kunder om jeres forpligtelse til databeskyttelse. Vær tilgængelig for at besvare spørgsmål og bekymringer, og vær proaktiv med at informere om eventuelle ændringer i jeres databeskyttelsespraksis. Læs mere om fordelene ved at overholde GDPR her.

Kom i gang med at beskytte persondata

Folk har generelt mindre tillid til virksomheder end mennesker, men det behøver ikke at være tilfældet for jeres virksomhed. Vis folk, at deres følsomme data betyder noget for jer, og at I gør en indsats for at beskytte det. At prioritere databeskyttelse er en god måde at skabe en ægte forbindelse til jeres kunder på og vinde deres loyalitet.

Når man skal i gang med at beskytte persondata, er første trin at finde de persondata man råder over. I Safe Online har vi bygget et Data Discovery-værktøj, DataMapper, til det formål.

Udforsk DataMapper