Sådan kan datavisualisering hjælpe jer

De fleste mennesker har nemmere ved at forstå information fra billeder. Dette skyldes, at vores øjne og hjerner behandler visuel information med en utrolig hastighed, bogstaveligt talt på et øjeblik. I en undersøgelse fra MIT, som gik ud på, at forsøgspersoner skulle se billeder med gradvist hurtigere hastigheder – op til 75 billeder i sekundet. I sidste ende var forsøgspersonerne i stand til at identificere hvert billede, selv efter blot 13 millisekunders gennemsyn.

Ydermere, antyder Paivios dual-coding-teori, at kombinationen af billeder og tekst er ideel til indlæring og hukommelse. Først giver billedet os mulighed for at absorbere flere ideer på én gang, så tilføjer teksten flere detaljer. Brug af diagrammer eller grafer er en af de enkleste måder at kombinere tekst med billeder på en praktisk måde, der er nem at forstå og huske.

Derudover viser en undersøgelse fra Cornell University, at selv simple billeder med data gør et større indtryk på os. De fandt ud af, at hvis en videnskabelig påstand kun blev præsenteret i ord eller tal, vil 68% af mennesker tro det. På den anden side, da de tilføjede en simpel graf til påstanden, troede 97 % på det.

Dette er vigtigt i erhvervslivet, fordi vi ofte analyserer vores data for at motivere, ændre og forbedre. At se en graf, der viser en stor forskel mellem to tal, er mere overbevisende og derfor mere motiverende end en liste med tal alene.

Datavisualisering kan hjælpe jer med at kortlægge og forstå jeres organisations datastruktur. Brug grafik og diagrammer til at se relationer mellem forskellige data, og hvordan de er organiseret i jeres systemer. Her er et par eksempler på datavisualiserings-værktøjer, der kan hjælpe med at kortlægge jeres virksomheds datastruktur:

• Entitets-relationsdiagrammer: Brug former og linjer til at repræsentere forskellige enheder i jeres database og relationerne mellem dem.
• Dataflow-diagrammer: Vis strømmen af data mellem forskellige processer og systemer i jeres organisation.
• Træ-diagrammer: Illustrer den hierarkiske struktur af data, såsom de forskellige niveauer af en mappestruktur.
• Netværks-diagrammer: Vis forbindelserne mellem forskellige dataelementer og systemer i en organisation.
• Varme-kort: Brug farvekodning til at vise frekvensen og fordelingen af dataelementer i en organisations database.

Disse kort, billeder og diagrammer giver jer mulighed for at visualisere jeres organisations datastruktur. I får mulighed for at opdage datakvalitets-problemer og forstå, hvordan data bruges på tværs af forskellige afdelinger.

At have styr på sine data er nøglen til effektiv databeskyttelse. I skal vide, hvor I opbevarer fortrolige data, hvem der har adgang til dem, og hvor længe I opbevarer dem. Det er her datavisualisering kan hjælpe. Datavisualisering er særlig velegnet til følgende kategorier af data:

Personlige og følsomme data
Et af de vigtigste krav i GDPR er at føre en fortegnelse over, hvordan I indsamler, behandler, beskytter og deler folks personlige data. At skabe visuelle repræsentationer af denne information gør den meget mere meningsfuld. Dette vil hjælpe jer med at se, hvordan data virkelig strømmer gennem jeres virksomhed, identificere potentielle privatlivsrisici og bringe dem i orden.

Opbevaringsbegrænsning er et af kerneprincipperne for databeskyttelse under GDPR. Opbevar i stedet kun personlige data, så længe I har brug for dem til de formål, som I indsamlede dem til. Diagrammer og grafer, der viser, hvor længe I har opbevaret forskellige kategorier af personlige data, kan hjælpe.

GDPR kræver også, at virksomheder rapporterer databrud til myndigheder og berørte personer inden for 72 timer. Datavisualisering kan bruges til hurtigt at identificere omfanget af et databrud og de typer af personlige data, der kan være blevet kompromitteret. Dette gør det nemmere for jer at reagere hurtigt og effektivt på problemet.

Intellektuel ejendomsret og forretningshemmeligheder
Datavisualisering kan hjælpe jer med at forstå og spore patenter, varemærker, ophavsrettigheder, forretningshemmeligheder og enhver anden form for intellektuel ejendom. Det kan også lade jer se, hvordan folk får adgang til og bruger IP i jeres organisation.

Først skal I se på, hvem der har adgang til jeres IP-dokumenter. Så spørg jer selv, har alle brug for adgang til alle disse data for at udføre deres arbejde ordentligt? Til sidst bør I opsætte adgangskontrol.

NDA’er, kontrakter og aftaler
I skal naturligvis have kopi af alle de kontrakter og aftaler, I indgår med kunder, leverandører, leverandører, partnere og medarbejdere. Disse dokumenter kan omfatte vilkår og betingelser, serviceniveauaftaler, tavshedspligtaftaler og licensaftaler. Alt dette er fortrolige oplysninger. Beskyttelse af det beskytter alle involverede parter, inklusive jer.

Men er I bekendt med alle de aftaler og kontrakter, I har lavet gennem årene? Datavisualisering kan gøre det nemmere at følge med i jeres dokumenter og deres vilkår. Det kan også hjælpe jer med at beskytte dem ved at indstille adgangskontrol. Endelig gør datavisualisering det nemt at identificere kontrakter og aftaler, der ikke længere er gyldige. I nogle tilfælde bør I måske fjerne udløbne dokumenter for at beskytte de private oplysninger, de indeholder.

Med vores IT-værktøj DataMapper kan I overvåge virksomhedens data fra ét dashboard. Uanset om det er personlige oplysninger eller andre fortrolige dokumenter som NDA’er, kontrakter og mere, finder DataMapper det hele. DataMapper giver jer et billede af jeres datastruktur. Se, hvem der har adgang til data, hvor de er, hvor længe I har haft dem og meget mere. For ekstra analyse og visuelle værktøjer kan I integrere DataMapper med et Power BI-værktøj.