Skip to main content

Ryd op i jeres ustrukturerede data

Ved at migrere til skyen fra on-premise storage kan I reducere administrationsomkostningerne og få fleksibilitet til at udvide eller reducere jeres lagerkapacitet med et enkelt tryk på en knap. Flytningen gør det også lettere for teams at samarbejde og dele oplysninger, uanset om de arbejder på samme kontor eller eksternt.

Ligesom ved flytning er der dog nogle tunge opgaver forbundet med flytningsprocessen, og visse genstande skal håndteres med særlig omhu.

I skal sørge for, at petabyte af ustruktureret indhold (dvs. filer, e-mails, programmer osv.) migreres sikkert til det rigtige sted, og at kun de rigtige personer har adgang til dataene, når de når frem.

Hvilke skridt kan I tage først for at gøre overgangen lettere? Hvis I skal migrere til skyen, skal I sørge for at tage jer af følgende opgaver inden flytningsdagen.

DataMapper

Opdag

Først skal I finde ud af, hvad I har af data. Jeres medarbejdere gemmer måske virksomhedsoplysninger på en række forskellige steder online og på deres egne computere.

Et værktøj til data discovery er den enkleste måde at gøre dette på. Inviter alle medarbejdere til at bruge dette værktøj, så al virksomhedsinformation samles og kortlægges.

Et godt data discovery-værktøj giver jer et komplet overblik over alle medarbejdernes filer i et enkelt interface. Med dette overblik kan I opdage følsomme data, herunder filer, som I måske ikke vidste eksisterede.

Minimer

Derefter skal I identificere data, der kan udelukkes fra migreringsområdet, arkiveres eller slettes. Analytikere har fundet ud af, at mindst 30 procent af de samlede ustrukturerede data, som organisationer lagrer, er overflødige, forældede eller trivielle (ROT).

Alle de unødvendige data koster penge at opbevare og beskytte, sænker jeres behandlingshastighed og kan udsætte jer for en større risiko for datalækager og overtrædelser af reglerne om beskyttelse af personlige oplysninger. Hvis I overgår til cloud storage, er det nu, I skal identificere og fjerne alle de filer, I ikke har brug for.

Dette omfatter:

  • Duplikatfiler, gemt på flere steder
  • Filer, der ikke er blevet brugt i lang tid, og som der sandsynligvis ikke vil blive brug for igen
  • Filer, der ikke er relevante og ikke har nogen forretningsmæssig eller juridisk værdi.

Vil du have den seneste viden om at håndtere persondata?

Skriv dig op til vores nyhedsbrev her

    Klassificer

    Nu hvor I har fjernet overflødige data, kan I vende jeres opmærksomhed mod oplysninger, som fortsat vil være et aktiv for jeres virksomhed.

    Før I flytter disse værdifulde data til deres nye hjem, skal I sørge for, at de er sorteret og korrekt mærket. Men det er en enorm opgave at organisere dokumenter manuelt, som er spredt ud over postkasser, servere, lokale drev, cloud-lagring og USB’er, og det er forbundet med en betydelig risiko for menneskelige fejl.

    Gør brug af et data discovery-værktøj til at organisere jeres dokumenter baseret på indhold og kontekst og fortæller jer om hvert enkelt fils risikoniveau. Se på, hvad I har, og beslut jer så:

    • Hvor mange følsomme data vil blive flyttet?
    • Hvilke kontroller bør der blive indført for at forhindre data-lækager?
    • Hvilke data kræver særlig koordinering for at blive migreret?
    • Hvilke af jeres data skal migreres først?

    Standardiser

    Ved at standardisere formater og gøre indholdet søgbart forbedrer I værdien af de data, I gemmer, og gør det lettere at få adgang til dem. Overvej at reducere mængden af ustrukturerede data, som I gemmer, ved at konvertere så meget af dem som muligt til et standardiseret, maskinlæsbart format.

    Når I har forbundet medarbejdernes datalokationer med et data discovery-værktøj, vises alle filer fra ét instrumentbræt, hvor de kan downloades som PDF-filer.

    Kontrol af adgang

    Følsomme data kræver særlig omhu. Inden I flytter dataene, skal I tildele en dataejer for hvert sæt kritiske data. Dataejeren kan træffe beslutninger om, hvem der har ret til at få adgang til og redigere data, og hvordan de bruges.

    Sådan kan vi hjælpe jer

    Overflytning til skyen har sine udfordringer, men det kan være en hjælp at tage ovenstående skridt først. Kunne I tænke jer at lære mere om, hvordan I bruger DataMapper til at opdage og kortlægge jeres filer?

    Læs mere →

    Sebastian Allerelli

    Specialist i Ledelse, Risiko og GDPR