Guide til god data-hygiene

Hvad er data-hygiejne?

Udtrykket “data-hygiejne” bruges til at beskrive processen med at holde data rene og nøjagtige. En nylig undersøgelse viste, at næsten 90 % af organisationer har oplevet databrud forårsaget af menneskelige fejl. Dårlig data-hygiejne er ofte synderen. Databrud kan være dyre og forårsage uoprettelig skade på jeres omdømme. Det gælder især virksomheder, der håndterer følsomme oplysninger. For at undgå dette, er det vigtigt at praktisere god data-hygiejne.

Heldigvis er der nogle enkle trin, I kan tage for at forbedre jeres data-hygiejne. Selvom datarensning er en tidskrævende og bekostelig proces, er det stadig nødvendigt. I dette indlæg gennemgår vi de mest almindelige processer, der kan forbedre kvaliteten af jeres data for at sikre, at jeres data er rene og sikre.

 

Hvorfor er data-hygiejne vigtig?

Vedligeholdelse af god datahygiejne er vigtigt for at holde data nøjagtig, værdifuld og effektiv. Ved regelmæssigt at tjekke og rense data, kan man forhindre problemer, der opstår fra forkert eller manglende information, og gør det nemmere at finde den information, man har brug for. God datahygiejne er som en stærk immunsystem for jeres data, der hjælper jer med at holde jer sund og undgå dyre fejl og spildt tid. Kort sagt er god datahygiejne afgørende for at træffe bedre forretningsbeslutninger, forbedre kundeservice samt spare tid og penge.

Betydning for jeres følsomme data

Følsomme data er enhver information, der kan bruges til at identificere en person. Dette inkluderer, men er ikke begrænset til, ting som cpr-numre, kørekortnumre og kreditkortnumre. Data-hygiejne betyder at holde jeres følsomme data rene og organiserede. Dette omfatter at sikre, at kun autoriserede personer har adgang til det, at det opbevares sikkert, og at det regelmæssigt sikkerhedskopieres.

 

Bedste praksis for data-hygiejne

Det er vigtigt at holde dine data rene og fri for fejl. Her er nogle bedste praksisser for data-hygiejne:

1. Slet gamle filer regelmæssigt
Slet fx alle filer der er ældre end 5 år, medmindre der er en rigtig god grund til at beholde dem.

2. Hold jeres data organiseret
Sørg for at oprette en logisk mapperstruktur, og kategoriser filer tydeligt. Prøv at undgå mange versioner af samme fil gemt forskellige steder Hver gang du gemmer en version af filen et nyt sted, øger du risikoen for brud på datasikkerhed.

3. Sikkerhedskopier jeres data
Ved at oprette sikkerhedskopier af jeres data, kan I, hvis noget går galt, gendanne det fra en tidligere version.

4. Få tilladelse
Vær forsigtig, når I deler data. Sørg for, at I har ejerens tilladelse, før I deler det, og at I kun deler det med folk, der har brug for at se det.

5. Brug ikke ukrypteret mail
Send ikke information via mail. Sendte data er placeret flere steder. I bør dele data fra et centralt sted. Brug links til filer i stedet for vedhæftede filer i mails. En vedhæftet fil sendt til 5 personer vil efterfølgende ligge i 6 kopier i forskellige mail-programmer (afsenderen og de 5 modtagere).

6. Arkiver data sikkert
Indtast jeres data i et sikkert softwareprogram eller en sikker database, så snart I modtager dem.

7. Drop den virtuelle papirkurv
Brug ikke computerens papirkurv til at gemme filer eller dokumenter.