Hvad er data-hygiejne?
Udtrykket “data-hygiejne” bruges til at beskrive processen med at holde data rene og nøjagtige. En nylig undersøgelse viste, at næsten 90 % af organisationer har oplevet databrud forårsaget af menneskelige fejl. Dårlig data-hygiejne er ofte synderen. Databrud kan være dyre og forårsage uoprettelig skade på jeres omdømme. Det gælder især virksomheder, der håndterer følsomme oplysninger. For at undgå dette, er det vigtigt at praktisere god data-hygiejne.
Heldigvis er der nogle enkle trin, I kan tage for at forbedre jeres data-hygiejne. Selvom datarensning er en tidskrævende og bekostelig proces, er det stadig nødvendigt. I dette indlæg gennemgår vi de mest almindelige processer, der kan forbedre kvaliteten af
Hvorfor er data-hygiejne vigtig?
Vedligeholdelse af god datahygiejne er vigtigt for at holde data nøjagtig, værdifuld og effektiv. Ved regelmæssigt at tjekke og rense data, kan man forhindre problemer, der opstår fra forkert eller manglende information, og gør det nemmere at finde den information, man har brug for. God datahygiejne er som en stærk immunsystem for jeres data, der hjælper jer med at holde jer sund og undgå dyre fejl og spildt tid. Kort sagt er god datahygiejne afgørende for at træffe bedre forretningsbeslutninger, forbedre kundeservice samt spare tid og penge.
Vil I have GDPR-ryddet op i jeres mails?
Med et GDPR Risiko-scan af DataMapper kan I få scannet alle Outlook-konti i jeres virksomhed. I vil få nøglestatistik om alle (nuværende og tidligere) medarbejderes mails – herunder oplysninger om hvilke mails, medarbejdere og processer, der genererer GDPR-risiko.
Betydning for jeres følsomme data
Følsomme data er enhver information, der kan bruges til at identificere en person. Dette inkluderer, men er ikke begrænset til, ting som cpr-numre, kørekortnumre og kreditkortnumre. Data-hygiejne betyder at holde jeres følsomme data rene og organiserede. Dette omfatter at sikre, at kun autoriserede personer har adgang til det, at det opbevares sikkert, og at det regelmæssigt sikkerhedskopieres.
Bedste praksis for data-hygiejne
Det er vigtigt at holde dine data rene og fri for fejl. Her er nogle bedste praksisser for data-hygiejne:
1. Slet gamle filer regelmæssigt
Slet fx alle filer der er ældre end 5 år, medmindre der er en rigtig god grund til at beholde dem.
2. Hold jeres data organiseret
Sørg for at oprette en logisk mapperstruktur, og kategoriser filer tydeligt. Prøv at undgå mange versioner af samme fil gemt forskellige steder Hver gang du gemmer en version af filen et nyt sted, øger du risikoen for brud på datasikkerhed.
3. Sikkerhedskopier jeres data
Ved at oprette sikkerhedskopier af jeres data, kan I, hvis noget går galt, gendanne det fra en tidligere version.
4. Få tilladelse
Vær forsigtig, når I deler data. Sørg for, at I har ejerens tilladelse, før I deler det, og at I kun deler det med folk, der har brug for at se det.
5. Brug ikke ukrypteret mail
Send ikke information via mail. Sendte data er placeret flere steder. I bør dele data fra et centralt sted. Brug links til filer i stedet for vedhæftede filer i mails. En vedhæftet fil sendt til 5 personer vil efterfølgende ligge i 6 kopier i forskellige mail-programmer (afsenderen og de 5 modtagere).
6. Arkiver data sikkert
Indtast jeres data i et sikkert softwareprogram eller en sikker database, så snart I modtager dem.
7. Drop den virtuelle papirkurv
Brug ikke computerens papirkurv til at gemme filer eller dokumenter.
Modtag vores nyhedsbrev!
I vores nyhedsbrev du får tips og tricks til hvordan du lettere kan håndtere GDPR fra vores grundlægger Sebastian Allerelli.
Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, får du samtidig en gratis licens for én bruger til ShareSimple, som giver dig en e-mail i Outlook. Dette særlige tilbud er kun for nye kunder, med en grænse på én licens pr. virksomhed.
En smart måde at holde jeres data sunde
Hos Safe Online har vi skabt DataMapper. DataMapper er et webbaseret værktøj, der udnytter kunstig intelligens og maskinlæringsalgoritmer til at opdage jeres virksomheds personlige data på tværs af forskellige platforme og steder. DataMapper har mulighed for at hente mere end 242 filtyper, klassificeret i op til 98 kategorier.
Sebastian Allerelli
Founder & COO hos Safe Online
Specialist i Ledelse, Risiko og GDPR