Skip to main content

Hvad er data-hygiejne?

Udtrykket “data-hygiejne” bruges til at beskrive processen med at holde data rene og nøjagtige. Data-hygiejne er et sæt enkle fremgangsmåder, der hjælper jer med at holde jeres data rene, organiserede og sikre.

En nylig undersøgelse viste, at næsten 90 % af organisationer har oplevet databrud forårsaget af menneskelige fejl. Dårlig data-hygiejne er ofte synderen. Databrud kan være dyre og forårsage uoprettelig skade på jeres omdømme. Det gælder især virksomheder, der håndterer følsomme oplysninger. For at undgå disse katastrofer er det vigtigt at praktisere god data-hygiejne. Det betyder at holde jeres data organiserede, nøjagtige og sikre.

Heldigvis er der nogle enkle trin, I kan tage for at forbedre jeres data-hygiejne. Selvom datarensning er en tidskrævende og bekostelig proces, er det stadig nødvendigt. I dette indlæg gennemgår vi de mest almindelige processer, der kan forbedre kvaliteten af jeres data for at sikre, at jeres data er rene og sikre.

 

Hvorfor er data-hygiejne vigtig?

Data er et værdifuldt aktiv. Det bruges til at markedsføre produkter, forbedre kundeservicen og gøre livet lettere for medarbejdere, kunder osv. Data-hygiejne er vigtig for at opretholde kvaliteten af data og forebygge problemer, der kan opstå, når data er forkerte eller mangler.

Dårlige data er som en slem forkølelse – det spreder sig hurtigt og kan gøre livet surt. God data-hygiejne er på den anden side som et godt immunsystem – det hjælper med at bekæmpe de dårlige ting og forblive sund. Der er mange fordele ved at opretholde en god data-hygiejne. For det første hjælper det jer med at holde jeres data nøjagtige. Når jeres data er rene og velorganiserede, er det nemmere at finde de oplysninger, I har brug for, og sikre jer, at de er korrekte. For det andet gør god data-hygiejne jeres data mere værdifulde. Når I har data af høj kvalitet, kan I bruge dem til at træffe bedre beslutninger om jeres virksomhed. For det tredje kan god data-hygiejne hjælpe jer med at spare tid og penge. Når jer data er i god stand, kan I undgå dyre fejl og spildtid brugt på at søge efter manglende eller unøjagtige oplysninger.

Bedste praksis for data-hygiejne

Det er vigtigt at holde dine data rene og fri for fejl. Her er nogle bedste praksisser for data-hygiejne:

  1. Slet gamle filer regelmæssigt – Slet fx alle filer der er ældre end 5 år, medmindre der er en rigtig god grund til at beholde dem.
  2. Hold jeres data organiseret ved at oprette mapper og kategorisere dem tydeligt.
  3. Prøv at undgå mange versioner af samme fil gemt forskellige steder
    Hver gang du gemmer en version af filen et nyt sted, øger du risikoen for brud på datasikkerhed.
  4. Behold sikkerhedskopier af jeres data. På denne måde, hvis noget går galt, kan I gendanne det fra en tidligere version.
  5. Vær forsigtig, når I deler data. Sørg for, at I har ejerens tilladelse, før I deler det, og at I kun deler det med folk, der har brug for at se det.
  6. Send ikke information via mail. Sendte data er placeret flere steder. I bør dele data fra et centralt sted. Brug links til filer i stedet for vedhæftede filer i mails. En vedhæftet fil sendt til 5 personer vil efterfølgende ligge i 6 kopier i forskellige mail-programmer (afsenderen og de 5 modtagere).
  7. Indtast jeres data i et sikkert softwareprogram eller en sikker database, så snart I modtager dem.
  8. Brug ikke computerens papirkurv til at gemme filer eller dokumenter.

 

Dette betyder hygiejne for jeres følsomme data

Følsomme data er enhver information, der kan bruges til at identificere en person. Dette inkluderer, men er ikke begrænset til, ting som cpr-numre, kørekortnumre og kreditkortnumre. Data-hygiejne betyder at holde jeres følsomme data rene og organiserede. Dette omfatter at sikre, at kun autoriserede personer har adgang til det, at det opbevares sikkert, og at det regelmæssigt sikkerhedskopieres.

En smart måde at forbedre jeres data-hygiejne på

Hos Safe Online har vi skabt DataMapper. DataMapper er et webbaseret værktøj, der udnytter kunstig intelligens og maskinlæringsalgoritmer til at opdage jeres virksomheds personlige data på tværs af forskellige platforme og steder. DataMapper har mulighed for at hente mere end 242 filtyper, klassificeret i op til 98 kategorier.

Læs mere om DataMapper →

Vil du have den seneste viden om at håndtere persondata?

Skriv dig op til vores nyhedsbrev her

    Sebastian Allerelli

    Specialist i Ledelse, Risiko og GDPR