Hvad er dataminimering, når det drejer sig om GDPR?
Dataminimering er en af de mest effektive måder at beskytte persondata på. Men hvad betyder det egentlig, og hvordan implementerer I det i jeres virksomhed? Denne guide giver jer en enkel og praktisk tilgang til dataminimering – og hvorfor det bør være en fast del af jeres GDPR-strategi for at være compliant.
Fordelene ved dataminimering
I indsamler data fra kontakter, kunder og leads for at samarbejde effektivt, levere tjenester og målrette jeres marketing. Men jo flere data I opbevarer, desto sværere bliver det at finde de relevante oplysninger, desto større er risikoen for GDPR-overtrædelser, og jo mere følsomme data I har, desto alvorligere bliver konsekvenserne ved et databrud. Desuden koster unødvendig datalagring både tid og penge. At beholde filer, I ikke længere har brug for, skaber rod i jeres systemer og gør det sværere at navigere i de oplysninger, der faktisk er vigtige.
Dataminimering betyder, at I kun indsamler, behandler og opbevarer de persondata, der er nødvendige for jeres formål. GDPR kræver, at dataindsamling skal være tilstrækkelig, relevant og begrænset – I bør altså ikke indsamle data uden der er grund til det. Samlet set kan man sige, at der er tre grunde til, at det er en god idé at minimere jeres data:
- Minimer konsekvensen af et databrud – færre data betyder mindre eksponering.
- Reducer GDPR-overtrædelser – jo mindre data, jo nemmere compliance.
- Effektiv organisering af data – store datamængder gør det svært at finde relevant data.
Start GDPR-oprydningen med det fulde overblik
En GDPR Risiko-rapport giver jer et komplet overblik over GDPR-risikoen i jeres virksomhed. Rapporten udarbejdes på baggrund af et scan med DataMapper,
Guide til dataminiminering
For at praktisere minimering af data, er her fire trin, som er overskuelige og håndgribelige at gå til:
- Identificer jeres formål
Tænk over, hvornår og hvorfor I indsamler data. Hvordan bruger I det? Er der en måde at opnå jeres formål uden at bruge personlige data? Angiv jeres formål med at indsamle personlige data i jeres privatlivspolitikker og samtykkeformularer, og hold jer derefter til dem. - Beslut, hvor længe I vil beholde data
Hvor længe skal I opbevare data? Bestem, hvor længe I vil gemme forskellige typer data. Nedskriv dette i jeres politik, og bortskaf data, når I ikke længere har brug for dem til det formål, I indsamlede dem. - Gennemgå og slet data
Lav jævnligt opgørelse over de data, I har indsamlet. Gennemgå det og vurder, om I stadig har brug for det. Hvis data ikke længere er nødvendige, skal I slette dem. - Træn jeres medarbejdere
Sørg for, at jeres medarbejdere forstår, hvornår, hvorfor og hvordan man indsamler persondata. Understreg vigtigheden af kun at indsamle de data, der er nødvendige for disse legitime forretningsopgaver. Til sidst skal I kontrollere, at alle ved, hvor længe de skal opbevare personlige data, og hvornår de skal slettes.
Modtag vores nyhedsbrev!
I vores nyhedsbrev du får tips og tricks til hvordan du lettere kan håndtere GDPR fra vores grundlægger Sebastian Allerelli.
Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, får du samtidig en gratis licens for én bruger til ShareSimple, som giver dig en e-mail i Outlook. Dette særlige tilbud er kun for nye kunder, med en grænse på én licens pr. virksomhed.
Find data I ikke længere har brug for
At komme i mål med dataminering kan være svært. Kæden hopper som regel af, når en virksomhed skal gennemgå det følsomme data de har manuelt. Mange virksomheder ved ikke, hvor de skal starte, eller opdager, at processen er for tidskrævende til at blive en fast del af deres datastrategi.
For at gøre oprydningen hurtigere, nemmere og mere præcis kan I bruge et data discovery-værktøj. Værktøjer som DataMapper kan automatisk identificere personlige og følsomme data på tværs af jeres systemer, sortere dem efter kategori, alder og relevans – og give jer et klart overblik over, hvilke data der bør slettes eller opbevares.
Ved at automatisere denne proces sparer I tid, reducerer risikoen for GDPR-overtrædelser og sikrer, at jeres dataforvaltning er både effektiv og compliant. Med de rette værktøjer bliver dataminimering ikke bare en opgave – men en integreret del af en stærkere datastrategi.
Sebastian Allerelli
Grundlægger & COO hos Safe Online
Specialist i Ledelse, Risiko og GDPR
Følg mig på LinkedIn for at få små tips til GDPR her →
