Compliance-software skaber værdi

Hvilken værdi kan compliance-værktøj give jer?

GDPR-kravene kan virke udfordrende for virksomheder, men at overholde GDPR kan give jer værdi. At være compliant kan hjælpe jer ved at:

1. Effektivisere datahåndtering
Implementering af GDPR kan give virksomheder adskillige fordele, herunder forbedret datahåndtering ved at kræve en tydelig forståelse af dataene, hvor de kommer fra og hvordan de bruges. Dette kan føre til forbedret datahåndteringspraksis og en bedre forståelse af dataaktiverne.

2. Øge kundetillid og loyalitet
GDPR kan øge kundetilliden og loyaliteten ved at demonstrere et seriøst engagement i databeskyttelse.

3. Reducere risikoen for datalækage
Ved at kræve passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at beskytte persondata mod uautoriseret adgang eller utilsigtet tab, kan GDPR også reducere risikoen for databrud, der kan være dyre og skade virksomhedens omdømme.

4. Strømline processer
Implementering af GDPR kræver også gennemgang af databehandlingsaktiviteter og implementering af nye processer, hvor det er nødvendigt, hvilket kan identificere ineffektivitet og strømline forretningsprocesser, der fører til forbedret ydeevne og reducerede omkostninger.

5. Øge jeres globale rækkevidde
GDPR kan udvide en virksomheds globale rækkevidde og demonstrere deres engagement i databeskyttelse til et bredere publikum, da den gælder for enhver virksomhed, der behandler personoplysninger om EU-borgere, uanset hvor virksomheden er baseret.

 

I hvilke situationer kan compliance-software hjælpe jer?

Compliance-software kan give jer et overblik over de personlige data, I gemmer, og hjælpe jer med at forbedre jeres datapraksis. Det kan give jer en sikker og dataetisk måde at dele personlige oplysninger på. Og det hjælper jer med at beskytte folks datarettigheder.

Her er tre typer compliance-software, der hver især kan bidrage til at være compliant:

1. Identifikation og håndtering af GDPR-risici
Da regler gør jer ansvarlig for alle de personlige data, I gemmer, er identifikation og sporing af disse data nøglen til overholdelse. Et data discovery-værktøj giver jer mulighed for at finde og markere filer og dokumenter, der udgør GDPR-risici, ved at søge efter følsom information, herunder højrisikonøgleord hvor som helst i jeres systemer, som I vælger at scanne.

Data discovery giver jer mulighed for at finde personfølsomme data på tværs af medarbejdere, cloud storage, systemer og apps. De kritiske data fremhæves automatisk og klassificeres efter risiko, hvilket giver jer et enkelt overblik til at gennemgå GDPR-risikoen.

Et data discovery-værktøj kan hjælpe jer med at forhindre, at følsomme dokumenter og filer går tabt/begravet i jeres filer, hvor de hurtigt kan blive ulovlige i henhold til GDPR-lovgivningen.

2. En sikker måde at dele data via e-mail
I har brug for en enkel og nem måde at dele filer og dokumenter på, der opfylder de nye, strengere sikkerhedsstandarder. Afsendelse eller accept af følsomme personlige data via e-mail medfører risiko for, at disse data ender i ubeskyttede mapper eller dvæler for længe i virksomhedens indbakker, sårbare over for et potentielt databrud.

En sikker e-mail-portal kan gøre det sikkert og nemt at dele og anmode om data fra den e-mail, du allerede bruger. Send og anmod om filer i en sikker, krypteret mappe med indbygget beskyttelse mod virus og malware.

Vi anbefaler, at du vælger et sikkert e-mail-tilføjelsesprogram, der automatisk indhenter samtykke til de anmodede data. Det bør også slette data inden for en fastsat tidsperiode og dokumentere alle handlinger for at påvise overholdelse.

3. Behandling af data-anmodninger (DSAR)
Hvis en kunde anmoder om at se data relateret til dem, som I gemmer i jeres systemer, kræver reglerne, at I finder og svarer med de anmodede data rettidigt. I kan også blive bedt om at fjerne alle andres data fra jeres systemer, og I er forpligtet til at gøre det omgående og grundigt. Processen med at svare på disse og andre typer dataanmodninger er tidskrævende og problematisk, når den gøres manuelt. Det er her software kan hjælpe.

En dataforespørgsels-portal (DSAR) kan skabe en struktureret proces for anmodninger om personlige data. Dette gør det nemmere for jeres virksomhed at navigere i forespørgsler og svare på dem hurtigt og effektivt. Konfigurer en dataforespørgsels-portal til at modtage, bekræfte, logge og svare på anmodninger. Gem alle jeres persondata-anmodninger ét sted. Softwaren kan spore alle anmodninger, når de kommer ind og minde jer om at svare. Dette strømliner anmodningsprocessen og sparer jeres virksomhed for op til 30-40 timer pr. (Sammenlignet med at finde og forberede dataene manuelt.)

 

De nævnte softwaretyper kan hjælpe jer med at administrere følsomme og personlige filer. Hos Safe Online har vi lavet løsninger til netop disse formål.