Skip to main content

Compliance-software

Nye regler giver kunder og andre ret til til enhver tid at bede jer om at finde, levere og/eller fjerne deres personlige data fra jeres systemer. I skal kunne finde dataene hurtigt og sende/viderestille dem eller slette dem helt. At gøre dette manuelt kan være problematisk med en høj risiko for menneskelige fejl, spildtid eller endda databrud.

Flere og flere virksomheder bruger software til at overholde GDPR lettere. Det rigtige compliance-software kan hjælpe jeres virksomhed med hurtigt at identificere og administrere følsomme persondata.

Hvad er compliance, og har I brug for af software til at opnå det?

Kort fortalt betyder dataoverholdelse at administrere og organisere persondata i overensstemmelse med gældende lovgivning. Dette omfatter følsomme personlige data relateret til jeres kunder eller medarbejdere – information, I ikke ønsker at risikere at miste eller lække (databrud).

GDPR-reglerne er designet til at øge sikkerheden for persondata, med beskyttelse af individuelle privatlivsrettigheder og strengere sikkerhedsstandarder for virksomheder som hovedfokus. Dette lægger byrden på virksomhederne til at demonstrere et højt niveau af sikkerhed og gennemsigtighed, når de håndterer persondata.

Manuel sortering af alle jeres virksomheds filer (inklusive medarbejdernes lokale drev, e-mails og cloud storage) for at identificere de dokumenter og filer, der er højrisiko, kræver en enorm investering af tid og udgør en større risiko for fejl, lækager og forglemmelser sammenlignet med strømlinet, automatiseret proces, der er mulig med compliance-software.

Compliance-software kan hjælpe jeres virksomhed med at opfylde de regler, der er fastsat af GDPR. Softwaren kan minimere jeres ansvar og risiko af følsomme persondata-lækage ved databrud. Det kan også give jeres kunder tillid og tryghed, ved at vide, at deres data er sikre hos jer.

Vil du have den seneste viden om at håndtere persondata?

Skriv dig op til vores nyhedsbrev her

    Hvad kan compliance-software gøre for jer?

    Compliance-software kan give jer et overblik over de personlige data, I gemmer, og hjælpe jer med at forbedre jeres datapraksis. Det kan give jer en sikker og dataetisk måde at dele personlige oplysninger på. Og det hjælper jer med at beskytte folks datarettigheder.

    Her er tre typer compliance-software, der hver især kan bidrage til at være compliant:

    Identifikation og håndtering af GDPR-risici

    Da regler gør jer ansvarlig for alle de personlige data, I gemmer, er identifikation og sporing af disse data nøglen til overholdelse. Et data discovery-værktøj giver jer mulighed for at finde og markere filer og dokumenter, der udgør GDPR-risici, ved at søge efter følsom information, herunder højrisikonøgleord hvor som helst i jeres systemer, som I vælger at scanne.

    Data discovery giver jer mulighed for at finde personfølsomme data på tværs af medarbejdere, cloud storage, systemer og apps. De kritiske data fremhæves automatisk og klassificeres efter risiko, hvilket giver jer et enkelt overblik til at gennemgå GDPR-risikoen.

    Et data discovery-værktøj kan hjælpe jer med at forhindre, at følsomme dokumenter og filer går tabt/begravet i jeres filer, hvor de hurtigt kan blive ulovlige i henhold til GDPR-lovgivningen.

    En sikker måde at dele data på via e-mail

    I har brug for en enkel og nem måde at dele filer og dokumenter på, der opfylder de nye, strengere sikkerhedsstandarder. Afsendelse eller accept af følsomme personlige data via e-mail medfører risiko for, at disse data ender i ubeskyttede mapper eller dvæler for længe i virksomhedens indbakker, sårbare over for et potentielt databrud.

    En sikker e-mail-portal kan gøre det sikkert og nemt at dele og anmode om data fra den e-mail, du allerede bruger. Send og anmod om filer i en sikker, krypteret mappe med indbygget beskyttelse mod virus og malware.

    Vi anbefaler, at du vælger et sikkert e-mail-tilføjelsesprogram, der automatisk indhenter samtykke til de anmodede data. Det bør også slette data inden for en fastsat tidsperiode og dokumentere alle handlinger for at påvise overholdelse.

    Behandling af datarettigheds-anmodninger (DSAR'er)

    Hvis en kunde anmoder om at se data relateret til dem, som I gemmer i jeres systemer, kræver reglerne, at I finder og svarer med de anmodede data rettidigt. I kan også blive bedt om at fjerne alle andres data fra jeres systemer, og I er forpligtet til at gøre det omgående og grundigt. Processen med at svare på disse og andre typer dataanmodninger er tidskrævende og problematisk, når den gøres manuelt. Det er her software kan hjælpe.

    En dataforespørgsels-portal (DSAR) kan skabe en struktureret proces for anmodninger om personlige data. Dette gør det nemmere for jeres virksomhed at navigere i forespørgsler og svare på dem hurtigt og effektivt. Konfigurer en dataforespørgsels-portal til at modtage, bekræfte, logge og svare på anmodninger. Gem alle jeres persondata-anmodninger ét sted. Softwaren kan spore alle anmodninger, når de kommer ind og minde jer om at svare. Dette strømliner anmodningsprocessen og sparer jeres virksomhed for op til 30-40 timer pr. (Sammenlignet med at finde og forberede dataene manuelt.)

    Sådan kan vi hjælpe

    De nævnte softwaretyper kan hjælpe jer med at administrere følsomme og personlige filer. Hos Safe Online har vi lavet løsninger til netop disse formål.

    Læs mere om DataMapper

    Læs mere om ShareSimple

    Læs mere om RequestManager

    Sebastian Allerelli

    Specialist i Ledelse, Risiko og GDPR